Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. В некоторых случаях работник может потребовать, чтобы его трудовая книжка хранилась в организации, а не возвращалась в руки сотрудника. Ниже приведён подробный разбор того, как правильно оформить заявление на хранение трудовой книжки, какие документы при этом нужны и как пройти процедуру.
Что такое хранение трудовой книжки?
Хранение трудовой книжки – это договорённость между работником и работодателем, при которой работодатель хранит документ в течение определённого периода. Это может быть необходимо, например, если работник планирует перейти на другую работу и не хочет рисковать потерей или повреждением трудовой книжки.
Когда хранение требуется?
- При переходе на другую работу, чтобы избежать конфликтов с работодателем.
- При отсутствии возможности лично получить копию трудовой книжки.
- При необходимости предоставить документ в органы власти (например, при получении визы).
Как оформить заявление?
Согласно законодательству, для хранения трудовой книжки не предусмотрен обязательный шаблон. Заявление можно написать от руки или на компьютере в произвольной форме. Однако наличие готового образца существенно упрощает процесс.
Структура заявления
- Верхняя часть: название организации, дата, адрес.
- Тело заявления: обращение к руководству, указание причины хранения, срок хранения.
- Подпись заявителя и дата.
Ниже приведён примерный шаблон заявления.
Образец заявления
Образец заявления на хранение трудовой книжки [Наименование организации] [Адрес организации] [Телефон] Кому: [ФИО руководителя] [Должность] [Наименование организации] Заявление Я, ____________________________ (ФИО), работник отдела ______________________, прошу о хранении моей трудовой книжки в организации на срок до ____________ г. (указать конкретную дату или период). Причина хранения – ____________________________ (указать причину, например, переход на другую работу, отсутствие возможности лично получить документ и т.д.). Прошу подтвердить получение данного заявления и оформить соответствующий приказ/решение о хранении трудовой книжки. С уважением, (подпись) _______________________ ФИО
Какие документы необходимо приложить?
- Справка о наличии трудовой книжки (если есть).
- Копия паспорта (для подтверждения личности).
- При необходимости – копия договора о приёме на работу в текущей организации.
Как подать заявление?
- Составьте заявление в соответствии с образцом.
- Подпишите заявление.
- Составьте пакет документов (заявление + приложения).
- Передайте пакет руководству (директору, начальнику отдела кадров).
- Получите подтверждение о принятии заявления (письмо, приказ).
Что происходит после подачи заявления?
После подачи заявления руководитель рассматривает его в течение 5 рабочих дней. Если заявка одобрена, руководитель издаёт приказ о хранении трудовой книжки. В случае отказа – руководитель обязан объяснить причины отказа. После получения приказа работник может вернуть трудовую книжку в любой момент, указанный в приказе.
Возможные проблемы и как их избежать
- Отказ руководства – убедитесь, что причина хранения понятна и обоснована.
- Неполный пакет документов – проверьте, что все приложения прилагаются.
- Нарушение сроков – соблюдайте сроки хранения, указанные в приказе.
Хранение трудовой книжки – это удобный способ обезопасить важный документ при переходе на другую работу или в случае отсутствия возможности лично получить его. Главное – правильно оформить заявление, приложить все необходимые документы и получить письменное подтверждение от руководства. Следуя приведённому образцу и пошаговой инструкции, вы сможете быстро и без ошибок оформить хранение трудовой книжки.
Если вам нужен готовый бланк заявления, вы можете скачать его с официальных сайтов государственных органов или воспользоваться сервисами, предлагающими бесплатные шаблоны документов;