С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года завершился переходный период‚ и теперь работодатели обязаны вести только электронный формат. В этой статье разберём‚ как правильно оформить заявление на переход‚ какие документы нужны‚ какие сроки и нюансы стоит учесть.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ хранящийся в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТиЗ). Он содержит все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы‚ должности‚ начисленные выплаты‚ сведения о стаже и т.д.
- Удобство: доступ 24/7‚ отсутствие риска потери бумажного документа.
- Сокращение бумажной работы: нет необходимости печатать‚ хранить и пересылать копии.
- Соблюдение требований законодательства: обязательный формат с 1 января 2026 года.
Кому необходимо подавать заявление?
Заявление на переход в ЭТК подаёт работник‚ который:
- Принимается на работу в организации‚ где уже ведётся электронная трудовая книжка.
- Желает перейти на электронный формат после уже существующего бумажного варианта.
- Уже работал в компании до 1 января 2026 года и хочет обновить свой статус.
Если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки‚ одновременно могут использоваться оба варианта.
Как выглядит заявление?
Официальный вид заявления может варьироваться в зависимости от работодателя‚ но в большинстве случаев он включает следующие поля:
- ФИО работника
- Дата рождения
- Место работы (название организации‚ адрес‚ ИНН)
- Должность и подразделение
- Дата начала работы
- Сведения о текущей бумажной трудовой книжке (номер‚ дата выдачи)
- Согласие на переход в электронный формат
- Подпись работника и дата
Ниже приведён пример шаблона заявления:
Заявление Я‚ ФИО‚ дата рождения ДД.ММ.ГГГГ‚ работаю в компании ООО "Название"‚ ИНН 1234567890‚ по адресу г. Москва‚ ул. Пушкина‚ д. 10‚ в должности Менеджер по продажам. Прошу перейти в электронный формат трудовой книжки. В настоящее время у меня есть бумажная трудовая книжка № 123456‚ выданная . Согласен(на) с условиями хранения и использования электронного документа в соответствии с законодательством РФ. Подпись: ____________________ Дата: ___/___/____
Порядок подачи заявления
- Подготовка заявления. Составьте заявление в соответствии с шаблоном или требованиями работодателя.
- Согласование с отделом кадров. Передайте заявление в отдел кадров. Он проверит данные и оформит переход.
- Подача в ФСТиЗ. Работодатель подаёт заявление в ФСТиЗ через электронный портал «Мой Фонд» (или через систему «Электронная трудовая книжка»). В заявлении указываются данные о работнике и подтверждается согласие.
- Получение подтверждения. После обработки ФСТиЗ высылает подтверждение о переходе. Работник получает доступ к своему ЭТК.
- Сохранение копии. Сохраните копию подтверждения в личном архиве.
Сроки и дедлайны
С 1 января 2026 года переходный период завершён‚ и работодатели обязаны вести только электронный формат. Однако:
- Если работник не отказался от бумажной книжки‚ оба варианта могут использоваться до 31 декабря 2026 года.
- Если работник подаёт заявление после 1 января 2026 года‚ он автоматически считается согласным на переход.
Что делать‚ если работник уже имеет бумажную трудовую книжку?
В таком случае необходимо:
- Собрать копию всех страниц бумажной трудовой книжки.
- Проверить‚ что все данные совпадают с информацией‚ которая будет перенесена в ЭТК.
- Подать заявление на переход и предоставить копию бумажной книжки в отдел кадров.
- После перехода работодатель удалит бумажную копию (согласно требованиям закона).
Как проверить статус перехода?
Для проверки статуса перехода работник может:
- Зайти в личный кабинет ФСТиЗ и открыть раздел «Электронная трудовая книжка».
- Убедиться‚ что в разделе «Сведения о работе» отображаются все записи.
- Сравнить данные с бумажной трудовой книжкой (если она ещё доступна).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от перехода? Да‚ работник может отказаться‚ но в таком случае ему будет выдана бумажная трудовая книжка‚ а электронный формат не будет активирован.
- Что если в ЭТК окажется ошибка? Работник может обратиться в отдел кадров для корректировки. После внесения правок ФСТиЗ обновит данные.
- Как получить доступ к ЭТК? После перехода работник получает логин и пароль от личного кабинета ФСТиЗ.
- Нужно ли хранить бумажную копию? Законодательство не требует хранить бумажную копию после перехода‚ но рекомендуется сохранить её в личном архиве на случай проверки.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадровой службы и упрощению работы с документами. Оформление заявления простое‚ но важно соблюдать все требования и сроки. После перехода вы получите доступ к своему стажу в любой момент‚ без риска потери документов.
Если у вас возникли вопросы‚ обратитесь в отдел кадров вашей организации или в ФСТиЗ через портал «Мой Фонд».