С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Согласно законодательству, с 1 января 2026 года в России полностью завершается переходный период по внедрению ЭТК. Однако за работниками сохраняется право выбора: вести трудовую книжку исключительно в электронном виде или оставить бумажный вариант. В этой статье мы подробно разберем, как оформить заявление на ведение бумажной трудовой книжки и как корректно отразить этот выбор в отчете СЗВ-ТД.
Особенности бумажной и электронной трудовой книжки
Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. При переходе на новые правила работы у работников появился выбор:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): данные о стаже хранятся в информационной системе Пенсионного фонда (ныне СФР). Бумажный бланк выдается работнику на руки, и работодатель больше не несет за него ответственность.
- Бумажная трудовая книжка: работодатель продолжает вести традиционный бумажный бланк. При этом одновременное применение электронного и бумажного вариантов обязательно, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. То есть, помимо внесения записей в бумажный бланк, работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Как выбрать способ ведения трудовой книжки
Если сотрудник устраивается на работу впервые после завершения переходного периода (после 1 января 2026 года), на него автоматически заводится электронная трудовая книжка. Если же у сотрудника уже есть стаж, он имеет право сохранить бумажный формат.
Для изменения способа ведения трудовой книжки (например, перехода с электронной на бумажную или наоборот) сотрудник должен написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в данной организации. На основании этого заявления бухгалтер или кадровик заполняет соответствующий документ в учетной программе (например, в 1С:ЗУП).
Что делать, если сотрудник выбрал бумажную ТК на предыдущем месте работы?
Если же сотрудник выбрал на предыдущем месте работы ведение бумажной трудовой книжки, то при трудоустройстве в новую организацию в 1С:ЗУП (или иной программе) этот факт отражается таким же способом — через регистрацию заявления работника. Данное заявление будет отправлено в ПФР в составе сведений СЗВ-ТД о приеме на работу.
Отражение заявления на бумажную ТК в отчете СЗВ-ТД
Работодатели обязаны сдавать отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР (с 2023 года сведения подаются в составе ЕФС-1 в СФР). При этом важно правильно указать информацию о выборе работника.
Правила заполнения соответствующего раздела СЗВ-ТД
Правила заполнения сведений при выборе бумажной трудовой книжки приведены в п. 2;3 Порядка, утвержденного Постановлением Правления Пенсионного фонда от № 730п. Страхователь должен заполнить строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки», указав в поле «Дата подачи» дату, когда сотрудник подал свое заявление (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
В системах кадрового электронного документооборота (например, СБИС) это делается следующим образом: нажмите «Заявление», выберите «Ведение бумажной ТК» и «Подано», после чего укажите дату заявления.
Пример заполнения блока о выборе варианта ведения ТК
В отчете СЗВ-ТД блок заполняется только в том случае, если было подано заявление. В нашем примере сотрудник выбрал бумажный вариант ведения трудовой книжки. Заполненный блок выглядит таким образом:
- Графа: Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки
- Графа: Дата подачи — например,
Если сотрудник написал заявление 31 декабря 2020 года на ведение трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель обязан передать эти данные не позднее установленных сроков; За опоздание со сдачей СЗВ-ТД предусмотрены конкретные штрафы.
Важные нюансы и сроки сдачи СЗВ-ТД
Существует несколько критически важных правил, о которых необходимо помнить кадровикам и бухгалтерам:
- Первичное представление сведений: При первом представлении СЗВ-ТД на работника необходимо, помимо событий, с которыми связана подача отчета (прием, перевод, увольнение), указать сведения о его кадровом состоянии на 1 января 2020 г.
- Сроки сдачи: С года в случаях перевода на другую постоянную работу и подачи заявления о ведении трудовой книжки (или предоставлении сведений о трудовой деятельности) СЗВ-ТД представляется не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие. При приеме и увольнении сроки сдачи короче.
- Способы сдачи отчета: Форма СЗВ-ТД сдается в ПФР одним из следующих способов: на бумажном носителе, если количество работников менее 25 человек, или в электронном виде (если сотрудников 25 и более).
- Ответственность за ошибки: Если в СЗВ-ТД подали неверные сведения, работодатель обязан подать корректирующую или отменяющую форму.
- Молчание работника: Если работник не подал заявление по 31 декабря 2020 г. включительно, ведение трудовой книжки в бумажном виде было продолжено по умолчанию.
Как перейти с электронной трудовой книжки обратно на бумажную?
Если работник ранее выбрал электронную трудовую, но передумал и решил вернуть бумажный формат, ему необходимо обратиться в любое отделение ПФР с бумажной книжкой и написать заявление. После этого можно не волноваться за сохранность стажа — работодатель будет обязан вести оба формата одновременно.
Ведение трудовой книжки в бумажном виде требует от работодателя двойной работы: внесения записей в физический бланк и отправки электронного отчета СЗВ-ТД. В 2026 году, с завершением переходного периода, важно особенно внимательно следить за наличием заявлений от сотрудников и корректным указанием дат их подачи в отчетности. Помните, что своевременная и правильная подача сведений в СФР избавит организацию от штрафов, а работнику гарантирует корректный учет его драгоценного трудового стажа.