В 2020 году в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года переходный период завершится, и все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде. В этой статье мы разберём, как правильно оформить заявление о ведении ЭТК, какие документы нужны, какие сроки соблюдаются и какие права имеет работник.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) и содержит все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленный стаж, а также сведения о повышениях, переводах и увольнениях.

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери документа;
• Мгновенный доступ к данным для работодателя и работника;
• Упрощённая процедура получения справок и подтверждения стажа;
• Сокращение бумажных расходов.

Когда нужно подавать заявление?

Согласно нормативным актам, работник должен подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года. После этого переход на ЭТК становится обязательным, но работник может в любой момент изменить свой выбор, подав новое заявление;

Если сотрудник уже работал на прежнем месте и подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, а теперь переходит к новому работодателю, то:

1. Он должен внести запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
2. Подать работодателю новое письменное заявление о переходе на ЭТК.

Как правильно составить заявление?

Ниже приведён пример шаблона заявления. Важно, чтобы в документе были указаны:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Номер и дата выдачи бумажной трудовой книжки (если есть);
• Номер и дата регистрации в системе ЭТК (если уже зарегистрирован);
• Сведения о работодателе (название, ИНН, КПП, адрес);
• Указание, что работник желает вести трудовую книжку в электронном виде;

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[ИНН, КПП]

Заявление

Я, [ФИО], дата рождения [дд.мм.гггг], прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 122-ФЗ «Об электронных документах и электронных коммуникациях» и приказом Минтруда РФ № 123 от .

Номер бумажной трудовой книжки: ___________ (если есть).
Дата выдачи: ___________ (если есть).

Считаю, что переход на ЭТК позволит мне своевременно получать сведения о моём трудовом стаже и упрощает взаимодействие с работодателем.

В заявлении можно также указать, что работник хочет, чтобы бумажная копия оставалась в распоряжении, но в системе ЭТК хранится основной документ.

Где можно получить форму заявления?

В архиве государственных органов доступны два бланка заявления:

• Заявление на ведение трудовой книжки в бумажном виде;
• Заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде.

Формы можно скачать с официального портала Explawyer или с сайта Минтруда РФ. Там же можно получить консультацию юриста онлайн.

Пошаговая инструкция по подаче заявления

1. Подготовка документов: соберите копию бумажной трудовой книжки (если есть), паспорт, ИНН.
2. Заполнение заявления: используйте шаблон выше или скачайте официальный бланк.
3. Подпись и дата: подпишите заявление и укажите дату.
4. Подача работодателю: передайте заявление лично, по почте с уведомлением о вручении или через электронную систему (если работодатель использует портал «ЭТК»).
5. Получение подтверждения: работодатель должен оформить запись о принятии заявления и передать её в систему ЭТК.
6. Получение справок: при необходимости запрашивайте справку о трудовом стаже через форму СТД‑Р.

Что делать, если работник хочет оставить бумажную копию?

Если работник желает, чтобы в системе ЭТК хранится основной документ, но бумажную копию он получит в руки, в заявлении нужно указать:

«Прошу вести трудовую книжку в электронном виде, но оставлять бумажную копию в моём распоряжении.»

Работодатель обязан оформить это в системе и выдать бумажную копию по запросу.

Права и обязанности работника

• Работник имеет право выбирать форму ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года;
• После переходного периода он обязан вести ЭТК, но может в любой момент изменить свой выбор, подав новое заявление;
• Работник имеет право требовать от работодателя предоставления сведений о трудовой деятельности (форма СТД‑Р);
• Работник может исправлять неточные сведения в ЭТК, подав соответствующее заявление.

Как подтвердить наличие ЭТК?

Для подтверждения наличия ЭТК работник может запросить справку о трудовом стаже через портал «ЭТК» или обратится к работодателю с просьбой выдать справку по форме СТД‑Р.

Где можно получить дополнительную помощь?

Если у вас возникли вопросы, вы можете обратиться к юристу через сервис Explawyer или к специалистам в отделе кадров вашего работодателя. Также в регионах, например, в Алтайском крае, работодатели обязаны в письменном виде сообщать сотрудникам о переходе на ЭТК до 30 июня.

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации трудовых отношений. Работник, подавший заявление о ведении ЭТК, получает:

• Гарантию сохранности сведений о стаже;
• Удобство получения справок и подтверждений;
• Сокращение бумажных формальностей.

Не забывайте, что срок подачи заявления до 31 декабря 2020 года истёк, но вы можете в любой момент изменить свой выбор, подав новое заявление. Важно сохранять копии всех документов и подтверждений.

Если вам нужна более подробная информация о формах, нормативных актах или консультация специалиста, воспользуйтесь официальными порталами и сервисами, упомянутыми выше.