Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ По закону работодатель обязан хранить трудовые книжки сотрудников у себя в течение всего периода их работы․ Однако в некоторых ситуациях сотруднику может потребоваться временно забрать этот документ на руки․ В таких случаях необходимо правильно оформить заявление на временную выдачу трудовой книжки․
В каких случаях требуется выдача на руки?
Существует несколько распространенных ситуаций, когда работник может попросить временно выдать ему трудовую книжку:
- Оформление пенсии: для предоставления в Пенсионный фонд (если регион еще не перешел полностью на электронное взаимодействие)․
- Получение кредита или ипотеки: банки часто требуют оригинал трудовой книжки для подтверждения занятости заемщика․
- Оформление визы: некоторые консульства требуют оригинал документа для подтверждения стабильного финансового положения․
- Устройство на работу по совместительству: иногда внешний работодатель просит предоставить оригинал․
Важные нюансы и законодательные изменения 2026 года
При написании заявления важно учитывать актуальные требования законодательства․ Как правило, документ составляется на обычном листе бумаги формата А4․ Форма заявления свободная, строгий шаблон законом не предусмотрен․ Заявление можно написать от руки или набрать на ПК․
Однако, следует помнить важный нюанс: с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что трудовой стаж теперь в основном ведется в электронном виде․ Тем не менее, бумажные трудовые книжки сохраняют свою легитимность, и многие организации (банки, консульства, пенсионные органы) всё ещё могут требовать именно оригинал «бумажника»․
Ответственность работника
Выдавая трудовую книжку на руки, работодатель снимает с себя ответственность за её сохранность на время отсутствия документа в сейфе․ В случае утери или порчи трудовой книжки работником, восстановление стажа станет сложной задачей․ Именно поэтому в заявлении обязательно следует указать конкретную цель выдачи и срок, на который документ изымается․ На заявлении должна быть поставлена подпись автора, далее заявление направляется руководителю для резолюции․
Как правильно составить заявление: пошаговая инструкция
Хотя строгой формы нет, чтобы заявление имело юридическую силу и было принято кадровиками, оно должно содержать следующие обязательные элементы:
- Шапка (правый верхний угол): Должность руководителя, название организации, ФИО руководителя, а также должность и ФИО заявителя․
- Название документа: Посередине строки пишется слово «Заявление»․
- Основная часть: Просьба о временной выдаче трудовой книжки с обязательным указанием причины (например: «для предоставления в банк для получения кредита»)․ Также необходимо указать срок, на который вы забираете документ (например: «на срок до 5 рабочих дней»)․
Образец заявления на временную выдачу трудовой книжки
Ниже представлен готовый шаблон, который вы можете адаптировать под свою ситуацию:
Директору ООО «Название Компании»
Иванову И․И․
от менеджера по продажам
Петрова П․П․
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу Вас временно выдать мне на руки трудовую книжку (серия ХХ № УУУУУУ) для предоставления в ПАО «Сбербанк» для оформления ипотечного кредита․ Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров ООО «Название Компании» в течение 3 (трех) рабочих дней, а именно не позднее 28 мая 2026 года․
23 мая 2026 г․ ________________ / Петров П․П․ /
(подпись)
Что делать после возврата документа?
Когда вы вернете трудовую книжку обратно в отдел кадров, специалист по кадрам должен сделать соответствующую отметку․ Обычно факт возврата фиксируется в книге учета движения трудовых книжек, а на самом заявлении о выдаче ставится отметка «Трудовая книжка возвращена [дата], подпись [ФИО кадровика]»․ Это защищает обе стороны от возможных недоразумений․
Процесс временной выдачи трудовой книжки не представляет сложности, если соблюдать простые правила делопроизводства․ Используйте наш образец заявления, чтобы быстро и без ошибок оформить запрос․ Учитывая, что с 2026 года электронная трудовая книжка становится основным форматом учета стажа, потребность в выдаче бумажного оригинала будет постепенно снижаться, но до полного отказа от бумажных бланков еще далеко, и грамотное составление заявлений остается актуальным․