В последние годы в России активно внедряется система электронной трудовой книжки (ЭТК). При этом многие работники, которые ранее получали бумажный документ, могут потребовать его выдачу в случае, если их организация ещё не полностью перешла на электронный формат или если работнику необходимо иметь бумажный вариант по личным причинам.

В данной статье мы подробно разберём, как правильно оформить заявление о выдаче трудовой книжки в связи с переходом на электронную, какие нормативные акты регулируют данный процесс, а также представим готовый образец заявления.

Содержание статьи

1. Нормативно-правовая база
2. Когда и зачем нужен запрос
3. Структура заявления
4. Образец заявления
5. Порядок подачи и сроки рассмотрения
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативно-правовая база

Основные документы, регулирующие вопросы выдачи и ведения трудовой книжки в электронном виде:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66, 67, 68, 69.
• Постановление Правительства РФ от № 2219 «Об организации электронного документооборота в сфере труда».
• Приказ Минтруда России от № 452н «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек».
• Приказы региональных органов по труду, уточняющие порядок взаимодействия с работодателем.

Согласно пункту 2 статьи 66 ТК РФ, трудовая книжка может быть оформлена в электронном виде, однако работник имеет право на получение бумажного экземпляра, если это необходимо.

Когда и зачем нужен запрос

Запрос на выдачу бумажной трудовой книжки может потребоваться в следующих ситуациях:

• Работодатель ещё не полностью перешёл на электронный документооборот.
• Работнику необходимо предоставить бумажный документ в государственные органы (например, при получении визы, оформления пенсии, участия в конкурсах).
• Работник желает иметь резервную копию в бумажном виде.
• Трудовая книжка содержит отметки, которые ещё не перенесены в электронный реестр.

Структура заявления

Заявление должно быть оформлено в соответствии с общепринятыми требованиями к деловым документам. Основные элементы:

Образец заявления

ООО «ТехноСервис»
ИНН 7701234567, 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10

«22» мая 2026 г. г. Москва

Директору ООО «ТехноСервис» 
Иванову Ивану Петровичу

От _______________________________
(ФИО работника) _______________________
(паспорт: серия 45 02 № 123456, выдан ОВД г. Москвы)

Заявление

Прошу выдать мне бумажный экземпляр трудовой книжки в связи с тем, что в организации
проводится переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), а в моих личных целях требуется
бумажный документ (необходимо предоставить его в Пенсионный фонд РФ при оформлении
запроса о досрочном выходе на пенсию).

Мой личный номер в системе ЭТК – 2026-0012345. Прошу оформить и выдать трудовую книжку в
течение 10 (десяти) рабочих дней с даты получения данного заявления.

Приложения:
Копия паспорта.
Справка из отдела кадров о переходе на электронную трудовую книжку.

Подпись _______________________
(ФИО работника)
Дата __________________________

Порядок подачи и сроки рассмотрения

Для того чтобы заявление было рассмотрено корректно, следует выполнить несколько шагов:

1. Подготовка документов. Сканировать или взять оригиналы паспорта, справки и иных приложений.
2. Подача заявления. Передать заявление в отдел кадров лично, по внутренней почте организации или отправить по электронной почте (при этом подписать сканированную копию).
3. Регистрация заявления. Сотрудник отдела кадров фиксирует заявку в журнале заявлений и выдает заявителю расписку с указанием даты получения.
4. Рассмотрение. По ТК РФ работодатель обязан рассмотреть запрос в течение 5 рабочих дней. При переходе на ЭТК срок может быть продлён до 10 дней, если требуется подготовка бумажного документа.
5. Выдача трудовой книжки. После подготовки документ вручается работнику под расписку.
6. Уведомление о завершении. Работник получает подтверждение о том, что трудовая книжка выдана, а в системе ЭТК делается отметка о выдаче бумажного экземпляра.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Обязан ли работодатель выдавать бумажную трудовую книжку, если я уже имею электронную?

Да. По статье 66 ТК РФ работник имеет право на получение бумажного экземпляра, если это необходимо для предъявления в органы, где электронный формат пока не принимается.

Вопрос 2. Сколько времени может занять подготовка бумажной трудовой книжки?

Согласно нормативным актам, срок – до 10 рабочих дней. В отдельных случаях (например, при необходимости уточнения данных) срок может быть продлён, но работодатель обязан уведомить работника о причинах задержки.

Вопрос 3. Нужно ли платить за изготовление бумажной трудовой книжки?

Трудовая книжка является официальным документом, её изготовление и выдача не подлежат оплате со стороны работника. Любые сборы за «платную копию» являются незаконными.

Вопрос 4. Что делать, если работодатель отказывается выдать трудовую книжку?

В таком случае работник может обратиться в инспекцию по труду с жалобой. Также возможно подать иск в суд о защите трудовых прав.

Вопрос 5. Можно ли одновременно иметь электронную и бумажную трудовую книжку?

Да. При переходе на ЭТК обе формы могут сосуществовать. В системе ЭТК делается отметка о наличии бумажного экземпляра, и обе версии считаются официальными.

Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадрового учета, однако в ряде ситуаций работнику всё ещё требуется бумажный документ. Оформление заявления о выдаче трудовой книжки – простой и регламентированный процесс, который регулируется Трудовым кодексом и федеральными нормативными актами.

Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете быстро получить нужный документ, не нарушая правовых требований и без лишних задержек.