Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По общему правилу, оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя. Однако в некоторых случаях сотруднику необходимо получить оригинал или заверенную копию на руки. В таких ситуациях требуется правильно составить и подать заявление. В этой статье мы подробно разберем, как оформить образец с просьбой выслать трудовую книжку, какие существуют законные сроки и как избежать возможных проблем.
Когда может потребоваться оригинал трудовой книжки?
Существуют две основные ситуации, при которых работник может запросить оригинал документа на руки:
- Увольнение. При прекращении трудового договора работодатель обязан вернуть трудовую книжку в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
- Оформление страховой пенсии. Для подтверждения стажа в Пенсионном фонде РФ работник имеет право запросить оригинал на основании ст. 62 ТК РФ.
Во всех остальных случаях (например, для получения кредита, визы или субсидий) работодатель выдает заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Выдавать оригинал для этих целей работодатель не обязан.
Сроки выдачи документа
Согласно Трудовому кодексу РФ, сроки предоставления документа строго регламентированы:
- При увольнении — трудовая книжка выдается в день прекращения трудового договора.
- Копия или выписка, должны быть выданы в течение 3 рабочих дней с даты поступления письменной просьбы работника.
- Оригинал для пенсии — выдается также в течение 3 рабочих дней. При этом работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 рабочих дней после ее возврата из органа, осуществляющего пенсионное обеспечение.
Как правильно составить заявление?
Заявление на выдачу трудовой книжки всегда составляется в письменной форме. Устные просьбы не имеют юридической силы и не обязывают работодателя выдавать документ. Заявление можно написать от руки или распечатать на компьютере.
Обязательные реквизиты заявления:
- Шапка: наименование организации, ФИО и должность руководителя, ФИО и должность заявителя.
- Название документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки» (или копии/выписки).
- Суть просьбы: четко указывается, что именно нужно получить (оригинал, копию, выписку) и для какой цели.
- Правовое основание: ссылка на статью ТК РФ (например, ст. 62 ТК РФ).
- Дата составления и личная подпись работника.
Образцы заявлений для разных ситуаций (2025-2026 гг.)
Образец 1: Заявление о выдаче оригинала для оформления пенсии
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от инженера Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с оформлением страховой пенсии и на основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне оригинал трудовой книжки на руки.
Обязуюсь вернуть оригинал трудовой книжки работодателю не позднее трех рабочих дней после ее возврата из Пенсионного фонда РФ.
__________ / Петров П.П. /
Образец 2: Заявление о выдаче копии трудовой книжки
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера Сидоровой А.В.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предоставления в банк в течение 3 дней с момента получения данного заявления на основании ст. 62 ТК РФ.
__________ / Сидорова А.В. /
Образец 3: Заявление о выдаче при увольнении
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от кладовщика Кузнецова В.А.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с увольнением по собственному желанию прошу выдать мне трудовую книжку в день увольнения г.
__________ / Кузнецов В.А. /
Порядок выдачи и учет
Чтобы избежать ответственности в случае утери документа работником, работодатель должен строго соблюдать процедуру:
- Регистрация заявления. Заявление должно быть зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции с указанием даты и номера.
- Внесение записи в Книгу учета. В разделе VII Книги учета движения трудовых книжек:
- В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
- В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки;
- В графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- В графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.
- Расписка работника. При получении оригинала на руки (например, для пенсии) работник обязан поставить свою подпись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Ответственность работодателя
Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении — серьезное нарушение. Если работодатель не выдал документ в день увольнения, он обязан возместить работнику не полученный за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ). Также за нарушение трудового законодательства предусмотрены административные штрафы.
Грамотно составленное заявление — это гарантия того, что ваши права как работника будут соблюдены, а работодатель не сможет затянуть сроки выдачи документа. Используйте актуальные образцы 2025-2026 годов, обязательно указывайте причину запроса и ссылку на закон; Помните, что за сохранность оригинала трудовой книжки, пока она находится у вас на руках (например, в Пенсионном фонде), несете ответственность вы, и вернуть ее работодателю нужно в строго установленный трехдневный срок.