В 2021 году в России began переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее, бумажный вариант до сих пор используется в ряде случаев. Ниже подробно рассматриваем, когда это возможно, какие требования предъявляются и как правильно оформить заявление работника о переходе на бумажную трудовую книжку.
Когда сохраняется бумажный вариант?
Согласно текущему Трудовому кодексу РФ, одновременное применение электронного и бумажного вариантов допускается, если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы. Это значит, что:
- Если сотрудник не выразил желания перейти полностью на электронную форму, его трудовая деятельность фиксируется в бумажной книжке.
- Переход на электронную форму возможен только после подачи заявления о желании использовать электронную книжку.
Кто может пользоваться бумажной формой?
Бумажная трудовая книжка остаётся обязательной для:
- Работников, которые не подавали заявления о переходе на электронный вариант.
- Сотрудников, находящихся в организациях, где ещё не внедрена электронная система учёта.
- Лиц, которые по желанию хотят иметь «бумажный» документ в архиве.
Как оформить заявление работника?
Заявление о переходе на электронную форму (или, наоборот, о сохранении бумажной) – это официальный документ, который должен содержать определённые сведения. Ниже – образец заявления работника, оформленного в свободной форме.
Общий шаблон заявления
ЗАЯВЛЕНИЕ о переходе на электронную форму трудовой книжки (или о сохранении бумажной формы) Я, _______________________ (ФИО), паспорт: ___________ серия ____ № __________, работаю в _______________________ (наименование организации) с ___________ (дата начала работы) на должности _______________________ (должность). В соответствии с п. 65 ТК РФ и приказом Минтруда России от ___________ № __________, я отказываюсь/не отказываюсь от использования электронной формы трудовой книжки и прошу сохранить/перевести мою трудовую деятельность в бумажной форме. Подпись: ______________________
В зависимости от того, хочет ли сотрудник перейти на электронную форму, в заявлении меняется слово «отказываюсь» на «не отказываюсь» и наоборот.
Ключевые элементы заявления
- ФИО полностью (фамилия, имя, отчество).
- Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи).
- Наименование организации и подразделения.
- Дата начала работы (трудового договора).
- Должность.
- Чёткое указание, о каком виде формы идёт речь (электронная/бумажная).
- Дата и подпись.
Что делать после подачи заявления?
После того, как работник подал заявление, работодатель обязан:
- Зарегистрировать введение электронной формы (если это было выбрано).
- Обновить записи в бумажной трудовой книжке, если она остаётся в эксплуатации.
- Сохранить копию заявления в личном деле сотрудника.
Пример заполнения для сотрудника, желающего остаться на бумажке
Если сотрудник не желает переходить на электронную форму, его заявление будет выглядеть так:
ЗАЯВЛЕНИЕ о сохранении бумажной формы трудовой книжки Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: серия 45 02 № 123456, работаю в ООО «Пример» с на должности менеджера по продажам. В соответствии с Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда России от № 1234, я не отказываюсь от использования бумажной формы трудовой книжки и прошу сохранить мою трудовую деятельность в бумажном виде. Подпись: ______________________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно иметь и электронную, и бумажную книжку? – Да, если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной формы.
- Какие сроки действия бумажной трудовой книжки? – Пока не заменена на электронную, либо пока сотрудник не подаст заявление о переходе.
- Кто отвечает за оформление электронной формы? – Специалисты по кадрам, использующие официальные программы, утверждённые Министерством труда.
Бумажная трудовая книжка остаётся важным документом для многих работников, особенно в организациях, где ещё не внедрена электронная система учёта. Заявление работника – это простой, но юридически значимый документ, который позволяет:
- Сохранить право на бумажную форму.
- Перейти на электронную форму по собственному желанию.
- Избежать недоразумений при оформлении трудовой деятельности.
Правильное оформление заявления и своевременное уведомление работодателя гарантируют, что ваш трудовый стаж будет учтён корректно, независимо от формы оформления.
Источник: информация актуальна на 22 мая 2026 года, опубликована в открытых источниках.