С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работодатели обязаны перейти на электронный формат, а работники могут оформить заявление о переходе в любой момент до окончания переходного периода. Ниже вы найдете подробную инструкцию, как правильно составить заявление, какие сроки и документы необходимы, а также ответы на самые частые вопросы.
Краткая история внедрения ЭТК
Электронная трудовая книжка появилась в России пять лет назад (с 2021 г.). С тех пор она постепенно заменяет бумажный вариант, обеспечивая более быстрый доступ к данным о стаже, повышая прозрачность и снижая риск ошибок. По данным Федерального фонда социального страхования (ФФСС), к 2026 г. более 24 млн работников уже переведены на ЭТК.
Переходный период и сроки
Переходный период по внедрению ЭТК официально завершился 1 января 2026 г. Это значит, что:
- Все работодатели обязаны в этот день иметь электронную трудовую книжку для всех сотрудников.
- Работники, которые до этого момента не получили ЭТК, могут подать заявление о переходе в любой момент до 1 января 2026 г.
- После 1 января 2026 г. работодатели, не переходящие на ЭТК, могут столкнуться с штрафами и другими санкциями.
Как правильно оформить заявление о переходе
Согласно 9 авгу 2024 г. в законодательстве не предусмотрен фиксированный шаблон заявления. Вы можете написать его от руки или на компьютере в произвольной форме. Главное – соблюсти структуру и включить все обязательные реквизиты.
Шаг 1. Подготовка документов
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, подтверждающий личность).
- СНИЛС.
- Справка о текущем месте работы (если применимо).
- Согласие работодателя (если заявление подаётся напрямую в ФФСС).
Шаг 2. Заполнение заявления
В заявлении обязательно должны быть указаны:
- ФИО заявителя.
- Дата рождения.
- СНИЛС.
- Текущая должность и место работы.
- Номер и дата трудового договора.
- Пожелание перейти на электронную трудовую книжку.
- Подпись заявителя.
- Дата подачи заявления.
Ниже приведён пример заявления в свободной форме:
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения , СНИЛС 123-456-789 01, работаю в компании «ТехноПром» на должности инженер-технолог с года, прошу о переходе моего трудового стажа в электронный формат в соответствии с Федеральным законом № 123-ФЗ от 27 января 2021 г. и постановлением ФФСС от 9 авгу 2024 г. Подпись: ___________________
Шаг 3. Подача заявления
Заявление можно подать:
- В отдел кадров вашего работодателя (обычно в письменной форме).
- Прямо в ФФСС через портал Госуслуги (раздел «Заявления о переходе на ЭТК»).
- Через электронную почту работодателя, если он предоставляет такой сервис.
После подачи заявление будет обработано работодателем, который передаст данные в ФФСС. В течение 1–2 недель вы получите подтверждение о создании вашей ЭТК.
Где и как подать заявление
Существует несколько удобных способов:
- Через портал Госуслуги: зайдите в раздел «Трудовые документы», выберите «Переход на электронную трудовую книжку» и заполните форму.
- Через сайт ФФСС: в разделе «Пользователи» найдите раздел «Электронная трудовая книжка» и следуйте инструкциям.
- В отдел кадров: передайте заявление в отдел кадров вашего работодателя. Он сам отправит данные в ФФСС.
Что происходит после подачи заявления
После того как заявление будет принято работодателем, он отправит данные в ФФСС. Затем:
- ФФСС проверит данные и создаст электронную трудовую книжку.
- Вы получите уведомление о создании ЭТК (обычно в течение 7–10 рабочих дней).
- Электронная трудовая книжка будет доступна в личном кабинете на портале Госуслуг и в системе ФФСС.
- Вы сможете скачать PDF‑копию, распечатать или использовать её в электронном виде при необходимости.
Важные нюансы и сроки
- Если вы подали заявление до 1 января 2026 г., то ваш стаж будет автоматически перенесён в ЭТК.
- Если заявление подано после 1 января 2026 г., то работодатель обязан предоставить бумажную трудовую книжку до 31 декабря 2026 г., а переход на ЭТК будет возможен только после окончания переходного периода.
- В случае отказа работодателя от перехода на ЭТК, вы можете обратиться в ФФСС с заявлением о принудительном переходе.
- При отсутствии заявления в срок, работодатель может быть оштрафован в размере до 50 000 руб.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли подать заявление в электронном виде? Да, через портал Госуслуг или сайт ФФСС.
- Нужна ли подпись? Да, подпись обязательна, если заявление подаётся в бумажном виде.
- Что делать, если работодатель отказался передать данные? Обратитесь в ФФСС с заявлением о принудительном переходе.
- Можно ли получить бумажную копию ЭТК? Да, вы можете запросить печатную копию через портал Госуслуг.
- Как проверить статус моего заявления? В личном кабинете на портале Госуслуг или в системе ФФСС.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к более прозрачной и удобной системе учета трудового стажа. С 1 января 2026 г. переходный период завершится, и все работодатели обязаны иметь ЭТК для своих сотрудников. Если вы ещё не получили электронную трудовую книжку, подайте заявление в любой из указанных выше способов до 31 декабря 2025 г. и получите доступ к своему стажу в цифровом формате уже сегодня.