В современной системе кадрового делопроизводства России электронная трудовая книжка (ЭТК) стала стандартом․ Однако вопросы, связанные с переходом на этот формат, выбором формы ведения и, особенно, процедурой увольнения, до сих пор вызывают множество вопросов․ Данная статья подробно разбирает нюансы подачи заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде в контексте увольнения сотрудника․
Почему это важно сегодня?
С 1 января 2020 года в России стартовал переход на электронные трудовые книжки․ Ключевым моментом стало право выбора: оставить бумажный вариант или перейти исключительно на цифровой․
Важно помнить: Если сотрудник не подал заявление о выборе бумажной трудовой книжки до конца 2020 года, его трудовая деятельность с 2021 года ведется только в электронном виде․ Для таких работников бумажный документ больше не заполняется, а при увольнении они получают только выписку из электронной базы (форма СТД-Р)․
Ситуация при увольнении: Что нужно знать?
При увольнении сотрудника действия работодателя напрямую зависят от того, какой формат ведения трудовой книжки был выбран работником․
Если сотрудник перешел на электронную трудовую (ЭТК)
В этом случае бумажная трудовая книжка работнику не выдается и записи в нее не вносятся․
- Работодатель обязан сформировать и выдать работнику справку (выписку) по форме СТД-Р․
- В этом документе содержатся все сведения о трудовой деятельности у данного работодателя․
- Заявление при увольнении: Повторно писать заявление о переходе на ЭТК при увольнении не нужно, если выбор уже был сделан ранее․ Однако, если сотрудник по каким-то причинам не определился с выбором до конца 2020 года и у него осталась бумажная книжка, он все еще имеет право подать заявление о переходе на ЭТК в любой момент, в т․ч․ перед увольнением․
Если сотрудник сохранил бумажную трудовую
В этом случае работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку в строгом соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ․
- Выдать трудовую книжку на руки в день увольнения․
- С этого момента ответственность за хранение и ведение бумажной книжки с работодателя снимается․
- Параллельно работодатель обязан передать сведения об увольнении в Пенсионный фонд (СФР) в электронном виде․
Нужно ли писать заявление при увольнении?
Часто возникает путаница: нужно ли писать новое заявление о ведении трудовой в электронном виде непосредственно в день увольнения?
- Если выбор уже сделан ранее: Нет, новое заявление не требуеться․ Работодатель руководствуется ранее поданным заявлением (либо отсутствием заявления о выборе бумажной формы до конца 2020 года)․
- Если выбор делается впервые: Работник имеет право подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в любое время․ Если он подает такое заявление перед увольнением, работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую (если она велась) о переходе на ЭТК, выдает трудовую на руки, а далее формирует электронную выписку СТД-Р․
> Ключевой момент: Если заявление о переходе на ЭТК подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, работодатель все равно обязан выдать бумажную трудовую книжку (с записью о переходе) не позднее дня увольнения․
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Хотя при увольнении это заявление подается редко (обычно оно пишется при приеме или в процессе работы), знать его структуру необходимо․ Оно пишется в свободной форме на имя работодателя․
Примерная структура документа:
Шапка: Кому (ФИО руководителя, название организации) и от кого (ФИО сотрудника, должность)․
«Заявление»․
Текст: Просьба о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде и прекращении ведения бумажной трудовой книжки (если она велась)․
Дата и подпись․
Пример текста заявления:
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову И․И․
от менеджера Петрова П․П․
Заявление
Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде и не вносить записи о трудовой деятельности в бумажную трудовую книжку с момента подачи данного заявления․
Алгоритм действий работодателя при увольнении «электронного» сотрудника
Если вы увольняете сотрудника, чья трудовая ведется в электронном виде (или который только что подал заявление о переходе):
Издайте приказ об увольнении в установленный срок․
Заполните форму СТД-Р․ В ней указываются:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС сотрудника․
- Даты приема и увольнения․
- Должность и структурное подразделение․
- Основание увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ)․
Выдайте форму СТД-Р работнику в день увольнения под подпись (или направьте почтой/электронно, если есть согласие и такая возможность, но бумажный вариант с подписью и печатью предпочтителен)․
Передайте сведения в СФР․ Отчетность по форме ЕФС-1 (подраздел 1․1) должна быть отправлена не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении․
Частые ошибки и важные нюансы
- Отсутствие записи в бумажной при переходе: Если работник имел бумажную трудовую и подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан был внести в бумажную книжку запись: «Сведения о трудовой деятельности в бумажной трудовой книжке ведутся по 31 декабря 2020 года включительно․ С 01 января 2021 года сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде»․ При увольнении такая книжка выдается работнику на руки больше не заполняется․
- Сроки выдачи: Нарушение сроков выдачи трудовой книжки или формы СТД-Р грозит работодателю штрафами․ Если сотрудник отсутствует в день увольнения, ему направляется уведомление о необходимости явиться за документом․
- Ответственность: После выдачи бумажной трудовой книжки (в случае сохранения бумажного формата или перехода на ЭТК) работодатель освобождается от ответственности за ее хранение․
Процедура увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой или подавшего заявление о переходе на ЭТК, требует внимательности к деталям․ Главное — правильно определить статус трудовой книжки работника, своевременно сформировать форму СТД-Р и передать данные в Социальный фонд России․ Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем с проверяющими органами и соблюдение прав работника на получение достоверных сведений о своем стаже․
Помните, что с 2021 года для новых сотрудников трудовые книжки заводятся исключительно в электронном виде, что делает знание этих процедур обязательным для каждого кадровика и бухгалтера․