Ведение трудовой книжки – обязательный элемент трудового законодательства РФ.
Согласно статье 70 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о каждом сотруднике.
Ниже приведён подробный разбор того, как правильно оформить заявление о первом ведении трудовой книжки, какие сведения в него включать и куда его направлять.
Что такое заявление о ведении трудовой книжки?
Заявление о ведении трудовой книжки – это письменный запрос сотрудника к работодателю о начале официального учета его трудовой деятельности в трудовой книжке.
Оно обычно подаётся при первом приёме на работу, если у сотрудника ещё нет трудовой книжки.
Юридическая база
- Статья 70 Трудового кодекса РФ – обязанность работодателя вести трудовую книжку.
- Постановление Правительства РФ № 1010 «Об утверждении правил ведения трудовой книжки» – регламентирует порядок внесения сведений.
- Порядок работы с трудовой книжкой закреплён в приказах и инструкциях конкретного работодателя.
Кому подаётся заявление?
Заявление обычно направляется в отдел кадров или руководитель отдела/директор компании в зависимости от организационной структуры.
Что должно содержать заявление?
В заявлении необходимо указать:
- ФИО заявителя.
- Дата и место рождения.
- СНИЛС (если есть).
- Должность, на которую принимается на работу.
- Дата начала работы.
- Указание, что это первое ведение трудовой книжки.
- Подтверждение того, что заявитель согласен с условиями трудового договора.
- Подпись и дата.
Формат заявления
Заявление может быть оформлено в виде обычного письма или в виде шаблона «Заявление» (если такой есть в компании). Ниже приведён пример шаблона.
Шаблон заявления
| Заявление | |
|---|---|
| От: | ФИО, должность, отдел, дата |
| Кому: | Руководитель отдела кадров / Директор компании |
| Тема: Заявление о ведении трудовой книжки впервые | |
| Прошу начать ведение трудовой книжки в связи с началом работы в компании «Название компании» с дата начала работы на должность должность. Указанные сведения о моём персональном деле (ФИО, дата рождения, СНИЛС) подтверждаются прилагаемыми копиями документов. Согласен(на) с условиями трудового договора, заключённого мной с работодателем. | |
| Приложения: копия паспорта, копия трудового договора (если уже подписан) | |
| Подпись: ____________________ | |
Как правильно оформить заявление?
Ниже приведён пошаговый чек‑лист:
- Подготовьте копии документов: паспорт, СНИЛС, трудовой договор (если уже подписан).
- Выберите формат: обычное письмо на белой бумаге 80 г/м² или официальный шаблон «Заявление».
- Заполните поля: ФИО, должность, отдел, дата начала работы, дата и место рождения, СНИЛС.
- Укажите цель: «Прошу начать ведение трудовой книжки впервые».
- Подпишите заявление: от руки, с указанием даты.
- Составьте список приложений: копии документов.
- Сдайте заявление: в отдел кадров либо в непосредственного руководителя.
Что происходит после подачи заявления?
- Работодатель проверяет предоставленные документы.
- В течение 10 календарных дней (согласно приказу о ведении трудовой книжки) в трудовую книжку вносится первая запись.
- Работодатель выдает сотруднику копию внесённой записи (если требуется).
- Сотрудник получает подтверждение о начале официального трудового стажа.
Как выглядит ответное письмо работодателя?
Ответное письмо обычно оформляется в виде «Ответа» или «Письма о внесении в трудовую книжку».
Пример ответа
| От: Руководитель отдела кадров, Директор компании |
| Кому: ФИО сотрудника |
| Тема: Ответ на заявление о ведении трудовой книжки впервые |
| Уважаемый(ая) ФИО сотрудника, В соответствии с вашим заявлением от дата о начале работы в компании «Название компании» с дата начала работы на должность должность, подтверждаем, что в трудовую книжку внесены следующие сведения:
С уважением, Подпись руководителя отдела кадров |
Практические советы
- Проверяйте, что в заявлении указана точная дата начала работы – это важно для расчёта стажа.
- Не забывайте прикладывать копию паспорта и СНИЛС – они нужны для идентификации.
- Если вы подаёте заявление в электронном виде, убедитесь, что формат PDF сохраняет все подписи.
- Сохраняйте копию заявления и ответа – они могут понадобиться при проверках.
- Если в компании есть электронная система кадрового учёта, иногда заявление можно подать через неё.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли подать заявление в электронном виде?
Да, если компания использует электронный документооборот. В таком случае заявление оформляется в PDF и подписывается цифровой подписью. - Что делать, если работодатель не вносит данные в трудовую книжку?
Сначала уточните у отдела кадров. Если проблема не решается, обратитесь в инспекцию труда. - Нужна ли копия трудового договора в заявлении?
Если договор уже подписан, его копию можно приложить. Если ещё не подписан, её можно приложить позже. - Сколько времени занимает внесение данных?
Обычно в пределах 10 календарных дней с момента подачи заявления.
Заявление о ведении трудовой книжки впервые – это первый официальный шаг в отношениях с работодателем.
Правильное оформление и своевременная подача заявления позволяют избежать задержек в учёте трудового стажа и обеспечивают законность всех последующих кадровых действий.
Соблюдая приведённый выше шаблон и рекомендации, вы сможете быстро и без ошибок получить первую запись в трудовой книжке.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей организации.