В современной системе управления персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом (8 ред. 3) предусмотрена возможность вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном виде. Для того чтобы сотрудник мог получить электронную трудовую книжку, необходимо оформить заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция, как правильно оформить это заявление, какие нюансы стоит учесть и как отразить выбор способа ведения трудовой книжки в системе.
Что такое заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности?
Это официальный документ, в котором сотрудник заявляет о желании получать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде. В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности в течение 30 дней с момента подачи заявления.
Когда и как оформлять заявление?
- При приёме на работу: если сотрудник впервые вступает в трудовые отношения, в форме «Приём на работу» можно сразу указать, что он желает вести трудовую книжку в электронном виде. Для этого в карточке сотрудника ставится флажок «Начало трудовой деятельности» и выбирается пункт «Электронная трудовая книжка».
- При повторном приёме на работу: если сотрудник ранее работал в компании и теперь возвращается, в карточке сотрудника необходимо обновить информацию о выборе способа ведения трудовой книжки. Это делается в разделе «Кадры» → «Отчётность и справки» → «Электронные трудовые книжки».
- При изменении предпочтений сотрудника: если сотрудник решает перейти с бумажной на электронную (или наоборот), в карточке сотрудника меняется статус, а в системе генерируеться новое заявление.
Как оформить заявление в 1С:ЗУП
Следуйте этим шагам:
- Откройте модуль Кадры или Отчётность и справки в главном меню программы.
- Выберите пункт Электронные трудовые книжки.
- Нажмите кнопку Создать (или Новый).
- В открывшемся окне выберите сотрудника из списка.
- Укажите дату подачи заявления.
- В поле «Выбор способа ведения» отметьте Электронная трудовая книжка (если хотите вести только в электронном виде) или оставьте оба варианта, если допускается одновременное ведение.
- Сохраните документ, нажав Сохранить или Провести.
После сохранения заявление автоматически отразится в отчёте ЕФС‑1, а также в справке «Сведения о трудовой деятельности».
Почему иногда 1С:ЗУП не позволяет провести заявление?
Возможные причины:
- Флажок «Начало трудовой деятельности» не установлен в карточке сотрудника. Убедитесь, что он отмечен.
- В карточке сотрудника уже существует активное заявление о бумажной трудовой книжке без отказа от неё. В таком случае нужно сначала отменить или закрыть прежнее заявление.
- Проблемы с правами доступа пользователя. Проверьте, что у вас есть права на создание и проведение заявлений.
Как отменить заявление о бумажной трудовой книжке?
Если сотрудник ранее подавал заявление о бумажной трудовой книжке и теперь хочет перейти на электронную, выполните следующие действия:
- Перейдите в карточку сотрудника.
- Найдите документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с типом «Бумажная трудовая книжка».
- Откройте документ и нажмите кнопку Отменить (или Закрыть).
- Подтвердите действие.
После отмены сотрудник может оформить новое заявление на электронную трудовую книжку.
Как проверить статус заявления?
В карточке сотрудника в разделе «Сведения о трудовой книжке» отображается статус:
- «Электронная» – если заявление принято и ведётся только в электронном виде.
- «Бумажная» – если ведётся только в бумажном виде.
- «Электронная + бумажная» – если сотрудник согласился на оба варианта.
Также можно открыть отчёт ЕФС‑1 и проверить наличие сведений о выбранном способе ведения трудовой книжки.
Практические рекомендации
- Всегда проверяйте, что флажок «Начало трудовой деятельности» установлен, иначе система не позволит провести заявление.
- Если сотрудник хочет вести обе версии, убедитесь, что в карточке нет отказа от бумажной книжки.
- Регулярно обновляйте информацию о сотрудниках, чтобы избежать конфликтов при проведении заявлений.
- Обучайте кадровый отдел работе с заявлением, чтобы минимизировать ошибки.
Оформление заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде в 1С:ЗУП – это простая, но важная процедура, которая обеспечивает соблюдение требований Трудового кодекса РФ и упрощает работу с персоналом. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и без ошибок оформить заявление, отразить его в системе и обеспечить сотруднику доступ к электронным сведениям о трудовой деятельности.
Если возникнут вопросы, обратитесь к справке 1С или к вашему системному администратору.