Сегодня 07:18:32 () актуально обсудить, как оформить заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде, какие сроки соблюдать и какие документы подготовить․ Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве (ТК РФ, Федеральный закон № 439‑ФЗ от ) и актуальных разъяснениях КонсультантПлюс․
Правовые основания
- Статья 66 ТК РФ – ведение трудовых книжек (бумажных и электронных)․
- Статья 66․1 ТК РФ – порядок ведения и хранения трудовых книжек․
- Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовых отношений» (вводит электронные трудовые книжки)․
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 722н)․
Согласно этим нормам, работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную, электронную или обе одновременно)․ Работодатель обязан обеспечить выбранную форму и одновременно вести электронные сведения в составе единой формы ЕФС‑1 для всех сотрудников, независимо от выбранной формы․
Когда и как подать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Сроки подачи
- Заявление подаётся в любой момент в течение календарного года, но желательно до 25 числа текущего месяца, чтобы успеть оформить запись в текущем периоде․
- Если заявление подано после 25 числа, запись о переходе на бумажный вид будет оформлена в следующем месяце․
Форма заявления
Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя)․
- Дата подачи заявления․
- ФИО сотрудника, его должность и табельный номер․
- Чёткая просьба: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе»․
- Подпись сотрудника и расшифровка подписи․
Пример текста заявления:
Иванову Ивану Ивановичу, бухгалтеру, табельный № 12345
22 мая 2026 г․Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе․
Подпись _______________ /Иванов И․И․/
Что делает работодатель после получения заявления
- В течение 3 рабочих дней со дня получения заявления выдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку с записью о переходе на бумажный вид (если книжка отсутствует – оформляет новую)․
- Вносит в бумажную трудовую книжку запись о приёме на работу (или о продолжении работы) согласно образцу, утверждённому Приказом Минтруда России № 722н․
- Не позднее 25 числа следующего месяца сдаёт в ПФР подраздел 1․1 ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности) в электронном виде․
- Одновременно продолжает вести электронную трудовую книжку (ЕФС‑1) для данного сотрудника, так как электронный учёт обязателен для всех работников․
Как оформить запись в бумажной трудовой книжке при продолжении ведения
Запись о приёме на работу (если трудовая книжка только начинает вестись)
- В колонке «Дата» – дата приёма на работу․
- В колонке «Наименование организации» – полное наименование работодателя․
- В колонке «Должность, профессия, специальность» – должность сотрудника․
- В колонке «Основание приказа» – номер и дата приказа о приёме на работу․
- В колонке «Запись делает» – подпись ответственного за ведение трудовых книжек (обычно кадровик или бухгалтер) и печать организации (если используется)․
Запись о продолжении ведения на бумажном носителе (после перехода с ЭТК)
- В колонке «Дата» – дата подачи заявления о продолжении ведения бумажной книжки․
- В колонке «Наименование организации» – наименование работодателя․
- В колонке «Должность, профессия, специальность» – должность сотрудника․
- В колонке «Основание приказа» – номер и дата приказа о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе (издаётся на основании заявления сотрудника)․
- В колонке «Запись делает» – подпись ответственного лица и печать․
Важно! Если в бумажной трудовой книжке уже есть запись о переходе на электронную трудовую книжку (запись вида «Перешёл на электронную трудовую книжку с …»), то перед продолжением ведения на бумажном носителе необходимо сделать запись об отмене этого перехода (например, «Отказ от ведения электронной трудовой книжки, продолжение ведения на бумажном носителе с …»)․
Одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки
Согласно пункту 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, если сотрудник выбрал бумажный вариант, работодатель всё равно обязан:
- Вести электронные сведения о трудовой деятельности в составе формы ЕФС‑1 и передавать их в ПФР․
- Хранить бумажную трудовую книжку в организации (в отделе кадров или у ответственного лица)․
- Обеспечить конфиденциальность и сохранность обеих форм․
- Подготовить заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе (см․ образец выше)․
- Подать заявление в отдел кадров (или непосредственно руководителю) и получить копию с отметкой о получении․
- Дождаться выдачи бумажной трудовой книжки (не позднее 3 рабочих дней)․
- Проверить correctness всех записей (дата, наименование организации, должность, основание приказа)․
- Убедиться, что работодатель продолжает подавать сведения в ПФР в электронном виде (можно запросить справку из отдела кадров)․
- При необходимости запросить справку о состоянии электронной трудовой книжки (ЕФС‑1) для личного контроля․
Таким образом, даже при ведении бумажной книжки employer не освобождается от обязательной электронной отчётности․
Ответы на часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки в пользу только бумажной?
Нет․ Федеральный закон № 439‑ФЗ обязывает всех работодателей вести электронные сведения о трудовой деятельности для каждого работника, независимо от выбранной формы книжки․
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
Сотрудник должен написать заявление об утере и запросить выдачу дубликата․ Работодатель оформляет дубликат согласно пункту 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, ставит в нём запись о выдаче дубликата и продолжает ведение․
Нужно ли ставить печать организации на каждой записи?
Печать ставится только на ьном листе трудовой книжки и при выдаче дубликата․ На обычных записях (приём, перевод, увольнение) печать не обязательна, если внутренними нормами организации не предусмотрено иначе․
Какие сроки хранения бумажной трудовой книжки после увольнения?
Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя 50 лет после увольнения сотрудника (ст․ 66 ТК РФ)․ После истечения этого срока книжка передаётся сотруднику или его законным представителям․
Практический чек‑лист для сотрудника
Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться к разделу «Трудовое право» в системе КонсультантПлюс или непосредственно к юристу компании․