С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что каждый работник обязан иметь электронный документ, подтверждающий его трудовую деятельность и стаж. Важнейшим шагом в этом процессе является подача заявления о регистрации в ЭТК. Ниже вы найдёте подробное руководство, как правильно оформить заявление, какие данные необходимо указать и какие последствия могут возникнуть при пропуске этого шага.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в Социальном фонде и содержит:

• личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• информацию о месте работы (наименование работодателя, адрес, код ОКПД);
• должность, оклад, стаж работы;
• даты начала и окончания трудового договора;
• документы, подтверждающие квалификацию и профессиональную переподготовку.

ЭТК обеспечивает быстрый доступ к данным сотрудника как для работодателя, так и для государственных органов, упрощает выдачу справок и повышает прозрачность трудовых отношений.

Почему заявление обязательно?

Согласно Федеральному закону «Об электронных трудовых книжках» и Трудовому кодексу РФ, каждый работник, который начал трудовую деятельность после 1 января 2026 г., обязан быть зарегистрирован в ЭТК. Отказ от подачи заявления может привести к:

• отсутствию официального подтверждения стажа, что негативно скажется на пенсионных начислениях;
• затруднениях при получении официальных справок и сертификатов;
• потерей возможности участвовать в государственных программах, связанных с трудовым стажем;
• штрафах для работодателя за нарушение обязательного учета сотрудников.

Кому необходимо подавать заявление?

• Новые сотрудники, которые не имели бумажной трудовой книжки;
• Сотрудники, которые сменили работодателя и не перенесли данные в ЭТК;
• Те, кто работал в период до 1 января 2026 г. и не был зарегистрирован в системе;
• Сотрудники, которые перешли на удалённый режим работы и не получили электронный документ.

Как правильно написать заявление?

Заявление должно быть составлено в письменной форме (можно использовать электронный формат) и содержать следующие пункты:

1. Заголовок: «Заявление о регистрации в электронной трудовой книжке».
2. Персональные данные:
   • ФИО полностью;
   • СНИЛС;
   • Дата рождения;
   • Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи).
3. Данные о работе:
   • Наименование работодателя (сокращённое и полное);
   • Адрес работодателя;
   • Должность;
   • Дата начала работы;
   • Оклад (если известен).
4. Подтверждение согласия: «Я подтверждаю, что все данные в настоящем заявлении верны и полны».
5. Дата и подпись: ФИО, дата, подпись (можно электронную подпись).

Пример шаблона заявления:

Заявление о регистрации в электронной трудовой книжке

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 1234 № 567890, выдан Минюстом РФ г., СНИЛС 123-456-789 01, прошу зарегистрировать меня в системе электронных трудовых книжек.

Мой первый трудовой договор заключён с ООО «Пример» (Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1), дата начала работы – г., должность – Инженер, оклад – 80 000 руб..

Подтверждаю, что все данные в настоящем заявлении верны и полны.

Где и как подавать заявление?

Существует несколько способов подачи заявления:

• Через Мой персональный кабинет на официальном сайте Минтруда РФ (https://www.rosmintrud.gov.ru/).
• Через систему работодателя (HR‑платформа, электронный документооборот).
• Почтовым отправлением (должен быть заверён нотариально).
• Электронной почтой (с приложением скана подписи).
• Через портал «Работник» (https://rabotnik.rosmintrud.gov.ru/).

После подачи заявления работодатель обязан зарегистрировать сотрудника в системе в течение 30 календарных дней. Если регистрация не будет выполнена, работодатель может быть привлечён к ответственности.

Что делать, если данные в заявлении неверны?

Если вы обнаружили ошибку после подачи заявления, необходимо:

1. Сразу написать новое заявление с исправленными данными;
2. Указать в заявлении, что предыдущая версия содержит ошибку;
3. Отправить новое заявление в тот же способ, которым было отправлено первое.

В случае серьёзных ошибок (например, неверный СНИЛС), рекомендуется обратиться в отдел кадров работодателя для уточнения и исправления данных.

Как проверить наличие регистрации в ЭТК?

Для проверки можно:

• Войти в Мой персональный кабинет на сайте Минтруда и перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»;
• Обратиться в отдел кадров работодателя с запросом о статусе регистрации;
• Проверить данные в системе «Работник».

Если в системе отсутствует ваш профиль, это значит, что заявление не было принято или обработано.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли подать заявление без работодателя? Да, но без согласия работодателя регистрация невозможна. Работодатель должен подтвердить данные.
• Что делать, если работодатель не регистрирует меня? Обратитесь в региональный центр занятости или в службу поддержки Минтруда.
• Можно ли обновлять данные в ЭТК? Да, любые изменения (смена должности, оклада, адреса работодателя) можно внести через HR‑систему работодателя.
• Нужно ли хранить бумажную копию заявления? Рекомендуется хранить скан заявления в личном кабинете для подтверждения факта подачи.

Подача заявления на регистрацию в электронную трудовую книжку – обязательный юридический шаг, который обеспечивает:

• Правильный учет трудового стажа;
• Доступ к официальным справкам и сертификатам;
• Соблюдение требований законодательства;
• Защиту прав сотрудника при переходе между работодателями.

Не забывайте, что срок подачи заявления истекает по 30 дням с даты начала работы. В случае пропуска – рискуете потерять официальный стаж и столкнуться с бюрократическими трудностями. Поэтому действуйте своевременно, оформляйте заявление правильно и храните копию для своих записей.

Удачной регистрации и успешной карьеры!