Вопрос о том, как оформить заявление о желании вести бумажную трудовую книжку, часто возникает у работников, которые хотят сохранить традиционный документ вместо электронного варианта. В статье подробно рассматриваются правовые основы, случаи, когда заявление обязательно, порядок его составления и пример готового документа.
Что такое трудовая книжка и какие варианты её ведения существуют?
Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности, стаж, периоды работы, повышения квалификации и другие важные данные. С 1 января 2021 года в России введён электронный вариант трудовой книжки (ЭТК), который заменил бумажный документ в большинстве случаев.
Тем не менее, законодательство оставляет возможность вести бумажную трудовую книжку при условии, что работник подал соответствующее заявление и не отказался от неё в письменной форме.
Правовые нормы, регулирующие ведение трудовой книжки
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 62, пункт 1: работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажной форме, если работник не выразил согласие на её электронный вариант.
- Федеральный закон № 273-ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (2020) – устанавливает порядок перехода на электронный формат и порядок подачи заявлений о сохранении бумажного варианта.
- Приказ Минтруда России от № 1н «Об организации ведения электронных трудовых книжек» – уточняет, что заявление должно быть подано в письменной форме и подписано работником.
Когда требуется заявление о ведении бумажной трудовой книжки?
Заявление необходимо в следующих ситуациях:
- При приёме на работу, если работодатель предлагает вести ЭТК, а работник предпочитает бумажный вариант.
- При переводе внутри организации, когда меняется система учёта кадров.
- Если работник ранее использовал бумажную книжку и хочет сохранить её при переходе на новый штатный график или в случае выхода на пенсию.
- В случае, когда работник планирует использовать трудовую книжку в качестве подтверждения стажа за границей (некоторые страны принимают только бумажный документ).
Как правильно оформить заявление?
Форма заявления свободная, но документ должен содержать обязательные реквизиты. Ниже – пошаговая инструкция.
Шаг 1. Шапка заявления
- Наименование организации (полное официальное название).
- Адрес организации.
- ФИО руководителя (должность).
Шаг 2. Основная часть
- Указать свои ФИО, должность, табельный номер (если есть).
- Сформулировать просьбу: «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажной форме».
- Указать причину (по желанию): сохранение традиционного документа, необходимость подтверждения стажа в бумажном виде и т.п.
- Ссылка на нормативный акт (например, статья 62 ТК РФ).
Шаг 3. Приложения (при необходимости)
- Копия паспорта (страница с личными данными).
- Копия предыдущей трудовой книжки (если она уже существует).
Шаг 4. Подпись и дата
В конце заявления ставится дата составления и подпись работника. При подаче заявления в электронном виде подпись может быть выполнена сканированным образцом.
Образец заявления о ведении бумажной трудовой книжки
ООО «Пример» Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1 ИП Иванов И.И., генеральный директор Заявление Я, Петрова Анна Сергеевна, дата рождения , должность – бухгалтер, табельный номер 0456, прошу вести мою трудовую книжку в бумажной форме. Основание: статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации (возможность сохранения бумажного варианта трудовой книжки). Приложения: Копия паспорта. Копия текущей трудовой книжки (если имеется). Подпись: ______________________
Куда подавать заявление и какие сроки?
- Заявление подаётся в кадровый отдел (или в отдел по работе с персоналом) организации.
- Согласно приказу Минтруда, работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней и вынести решение.
- После одобрения работнику выдаётся бумажная трудовая книжка, в которую вносятся все сведения о трудовой деятельности.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли одновременно вести электронную и бумажную трудовую книжку?
- Да, если работник не отказался от бумажного варианта и подал соответствующее заявление. В этом случае обе книги могут использоваться параллельно, однако все изменения вносятся в обе книги одновременно.
- Что происходит, если работник не подал заявление?
- В таком случае работодатель обязан вести электронную трудовую книжку в соответствии с ФЗ «Об электронных трудовых книжках».
- Можно ли отозвать заявление о ведении бумажной книжки?
- Да, работник может в любой момент подать новое заявление об переходе на электронный вариант. При этом бумажную книжку необходимо сдать работодателю.
- Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка ведения трудовой книжки?
- За несоблюдение требований ТК РФ к ведению трудовой книжки предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для работодателя от 5 000 до 10 000 рублей (пункт 5.27 статьи 5.27 КоАП РФ).
Заявление о ведении бумажной трудовой книжки – простой, но важный документ, который позволяет работнику сохранить традиционный способ фиксации своего трудового стажа. Правильное оформление заявления, своевременная подача в кадровый отдел и знание своих прав помогут избежать недоразумений и гарантировать, что все сведения о работе будут зафиксированы в желаемой форме.
Помните: законодательство предоставляет выбор, а правильное оформление заявления – ваш первый шаг к его реализации.