Потеряли бумажную трудовую книжку? Не знаете, как правильно оформить заявление и какие документы нужны? В статье собраны все необходимые сведения: от правовых основ до готовых образцов, которые можно сразу использовать.

Почему требуется заявление?

По российскому трудовому законодательству (ст. 65 ТК РФ) работник, утративший свою трудовую книжку, обязан в течение трёх дней подать работодателю письменное заявление о её потере. На основании этого заявления:

• оформляется дубликат (или новая трудовая книжка);
• вносятся сведения о предыдущем трудовом стаже;
• проводится проверка правомерности выдачи нового документа.

Без такого заявления работодатель не имеет права выдавать дубликат.

Что делать, если заявление не подаётся?

Если сотрудник не подаёт заявление, работодатель не может оформить дубликат, а значит, сотрудник остаётся без официального подтверждения своего трудового стажа. Это может осложнить:

1. получение пенсионных выплат;
2. подтверждение стажа при переходе в новую организацию;
3. разрешение спорных вопросов, связанных с увольнением.

Как правильно составить заявление?

Заявление может быть составлено в любой форме, однако в нём должны присутствовать обязательные элементы:

• ФИО работника;
• Дата рождения и паспортные данные;
• Место работы (название организации, подразделение);
• Дата и место потери (если известны);
• Причина обращения (утрата, порча, кража и т.п.);
• Подпись работника и, при необходимости, дата.

Ниже представлен образец заявления, который можно скопировать и заполнить.

Образец заявления

Заявление

о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, ________________________ (ФИО), паспорт: ___________ (серия, номер), выдано ___________ (кем и когда), 
работаю в ________________________ (название организации, отдел) с ___________ (дата начала работы). 

Причина обращения: утрата (или порча) моей бумажной трудовой книжки.

В связи с вышеизложенным прошу выдать мне дубликат трудовой книжки с отметкой о вхождении в трудовую книжку
соответствующих записей о трудовом стаже.

Подпись: ______________________ 

Образец можно оформить в виде .doc или .pdf‑файла, скачав его с официальных ресурсов (например, «Система Кадры»).

Порядок оформления дубликата

После получения заявления работодатель обязан выполнить следующие действия:

1. Проверка документов – подтверждение личности, стажа и места работы.
2. Оформление дубликата в установленной форме (трудовая книжка с новым титульным листом).
3. Внесение записей о предыдущем трудовом стаже, если они не были зафиксированы.
4. Подпись руководителя и печать организации.

Срок выдачи дубликата не должен превышать 30 календарных дней с момента подачи заявления.

При необходимости – электронная трудовая книжка

С 2024 года в РФ вводится переход на электронные формы труда. Если у сотрудника уже есть запись в электронной системе, то:

• документ может быть оформлен в виде электронного дубликата;
• для этого достаточно подтвердить личность через Госуслуги или МФЦ;
• вновь оформленная бумажная копия не требуется.

Что делать, если утерялась не у сотрудника, а у работодателя?

Если работодатель потерял трудовую книжку, он обязан:

• составить акт о потере;
• подать заявление в проверную службу или в прокуратуру;
• оформить дубликат по той же форме, что и при утере сотрудником.

В этом случае процедура оформления заявления схожая, но в нём указывается, что документ был утерян работодателем.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли подать заявление через Госуслуги? – Да, через портал можно отправить электронное заявление, приложив скан копии паспорта.
• Нужен ли нотариальный акт? – Не требуется, если в заявлении указаны все необходимые сведения.
• Сколько стоит оформить дубликат? – Официальной пошлины нет, но в некоторых регионах может взиматься административный сбор (до 500 р.).
• Можно ли сразу оформить новую книжку вместо дубликата? – Да, если утеряна полностью, можно запросить выдачу новой (с номером, отличным от предыдущего).

Скачивание готовых образцов

Для удобства вы можете скачать готовые шаблоны в формате .doc и .pdf:

• Заявление об утере трудовой книжки (DOC)
• Образец дубликата трудовой книжки (PDF)
• Заявление о выдаче дубликата (DOC)

Эти файлы подготовлены специалистами КонсультантПлюс и регулярно обновляются в соответствии с текущим законодательством.

Потерять трудовую книжку – неприятность, но её можно быстро решить, если знать правильный порядок действий и иметь под рукой готовый образец заявления. Главное – своевременно подать заявление, подтвердить личность и дождаться оформления дубликата. При соблюдении всех требований процесс восстановления займет минимум времени и не потребует дополнительных расходов.

Если возникнут сложности, рекомендуем обратиться в кадровую службу вашей организации или в отдел по работе с персоналом – они помогут заполнить документы и проконсультируют по всем нюансам.