Дата актуализации информации: 23 мая 2026 г. (по данным из сети).

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При её утере, порче или при первом трудоустройстве работник обязан подать заявление о выдаче новой трудовой книжки. Ниже представлен полный гид, который поможет избежать ошибок и ускорить процесс оформления.

Когда требуется выдача новой трудовой книжки?

• Первое трудоустройство – у гражданина ещё нет трудовой книжки.
• Утрата документа – потеря, кража, уничтожение.
• Повреждение – нечитаемые записи, порча обложки или страниц.
• Изменение личных данных (фамилия, имя, отчество) – при необходимости внесения исправлений в существующую книжку иногда проще оформить новую.

Согласно ст. 66 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ от № 225, выдача дубликата (новой) трудовой книжки осуществляется работодателем по последнему месту работы не позднее 15 дней со дня подачи заявления работником.

Правовое обоснование

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – обязанность работодателя вести и хранить трудовые книжки.
2. Постановление Правительства РФ № 225 от «О ведении трудовых книжек» – порядок выдачи дубликатов.
3. Федеральный закон «О персональных данных» – при обработке сведений из трудовой книжки необходимо соблюдать конфиденциальность.

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже – пошаговая инструкция.

Шаг 1. Шапка документа

• Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
• ФИО руководителя (кому адресовано заявление).
• Дата составления.

Шаг 2. Тело заявления

• Наименование документа: «Заявление о выдаче новой трудовой книжки» (можно выделить жирным).
• ФИО заявителя, его должность, структурное подразделение.
• Причина выдачи новой книжки (утрата, повреждение, первое трудоустройство и т.д.).
• Просьба оформить новую трудовую книжку (или дубликат) и указать срок, в котором желаете получить документ (не позднее 15 дней с даты подачи).
• Перечень прилагаемых документов (при необходимости): копия паспорта, справка об утере (из полиции), предыдущая трудовая книжка (если сохранилась фрагментарно) и т.п.

Шаг 3. Заключительная часть

• Подпись заявителя.
• Расшифровка подписи (ФИО).
• Дата подписи.

Образец заявления

ООО «Версаль»
Директору общества с ограниченной ответственностью
Версаль Фёдорову И.Г.
от сотрудника отдела продаж
Иванова Петра Сергеевича

Заявление о выдаче новой трудовой книжки

Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущего документа (трудовая книжка утеряна г., подтверждающий акт полиции № 12345 от г. прилагается).

Прошу выдать дубликат трудовой книжки в срок, не превышающий 15 календарных дней с даты подачи настоящего заявления.

Прилагаю:
Копия паспорта (стр. 2‑3);
Акт полиции об утере трудовой книжки;
Заявление о выдаче справки о среднем заработке (при необходимости).

Подпись _____________ /Иванов П.С./

Примечание: если причиной является первое трудоустройство, в теле заявления указывается «Прошу оформить мне первую трудовую книжку в связи с поступлением на работу».

Порядок подачи и рассмотрения заявления

1. Подготовка документов – собрать все необходимые справки и копии.
2. Подача заявления – передать лично в отдел кадров или направить заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Регистрация – кадровая служба ставит incoming номер и дату получения.
4. Проверка оснований – специалист отдела кадров проверяет наличие оснований для выдачи дубликата (акт о утрате, справка и т.д.).
5. Оформление новой трудовой книжки – заполняется ьный лист, вносятся сведения о работнике, делается запись о подаче заявления (в соответствии с п. 5 Постановления № 225).
6. Выдача документа – новая трудовая книжка передается работнику под расписку.
7. Информирование ПФР – при необходимости работодатель направляет сведения о выдаче дубликата в Пенсионный фонд РФ.

Срок исполнения – не более 15 рабочих дней с даты регистрации заявления. При нарушении срока работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Что делать после получения новой трудовой книжки

• Проверить правильность внесённых данных (ФИО, дата рождения, образование, профессия).
• Убедиться, что сделана запись о выдаче дубликата (обычно в разделе «Сведения о выдаче трудовой книжки»).
• Хранить документ в безопасном месте; при необходимости сделать заверенную копию.
• При последующем трудоустройстве предъявлять новую книжку работодателю.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление электронно?

Да, если у работодателя есть электронный документооборот и подпись подтверждена УКЭП или усиленной квалифицированной подписью.

Что делать, если работодатель отказывает в выдаче новой книжки?

Сначала направить письменную претензию с указанием срока ответа (10 дней). При отсутствии реакции – обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд.

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет, достаточно личной подписи сотрудника и, при необходимости, печати организации.

Какие документы могут потребоваться помимо заявления?

Копия паспорта, акт о утрате/повреждении (справка из полиции, пожарной части и т.д.), предыдущая трудовая книжка (если сохранилась фрагментарно), справка о среднем заработке (при расчете пособий).

Оформление заявления о выдаче новой трудовой книжки – процедура, регламентированная законодательством и не требующая сложных юридических знаний. Главное – чётко указать причину выдачи, приложить подтверждающие документы и соблюсти установленные сроки. Следуя представленной инструкции и используя приведённый образец, вы сможете быстро получить дубликат трудовой книжки и продолжить свою трудовую деятельность без лишних задержек.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь в отдел кадров вашей организации или к юристу по трудовому праву. Удачи в оформлении документов!