Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника․ В России она является обязательной для всех работников, а её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ (статьи 39 и 66)․ С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажная версия остаётся актуальной до конца 2025 года․ Ниже – подробный разбор того, как отдел кадров оформляет трудовые книжки при приёме, какие правила нужно соблюдать, и чем отличается электронный формат от бумажного․

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальный документ о трудовой деятельности работника, содержащий сведения о местах работы, должностях, датах начала и окончания трудовых отношений, причинах увольнения, наградах и т․д․ Она хранится в кадровом отделе работодателя и может быть передана работнику при увольнении․

Законодательная база

• Статья 39 Трудового кодекса РФ: трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․
• Статья 66 Трудового кодекса РФ: регламентирует форму, порядок ведения и хранения трудовой книжки․
• Приём и выдача: работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 10 рабочих дней после заключения трудового договора․

Пошаговый процесс

1. Подготовка документов – приёмный лист, копия паспорта, справка о предыдущих трудовых отношениях (если есть), справка о наличии/отсутствии судимости․
2. Проверка данных – отдел кадров сверяет сведения с заявлением и подтверждает их достоверность․
3. Заполнение страницы трудовой книжки – специалист кадрового обеспечения вносит данные о месте работы, должности, датах начала и окончания трудовых отношений, причину увольнения (если применимо)․
4. Подпись и печать – работодатель подписывает страницу, ставит печать организации․
5. Передача сотруднику – выдается оригинал трудовой книжки работнику, а копия сохраняется в кадровом отделе․

Что должно быть указано в первой странице трудовой книжки?

• ФИО работника, дата рождения, место жительства․
• Дата начала трудовых отношений․
• Должность и место работы․
• Дата и причина увольнения (если применимо)․
• Подпись работодателя и печать․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – новый формат

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – цифровой вариант стандартной бумажной трудовой книжки, хранимый в Единой базе данных Социального фонда России․ С 2020 года она становится обязательной для всех государственных и муниципальных учреждений, а с 2025 года – для всех работодателей․

Отличия от бумажной версии

• В ЭТК данные обновляются в реальном времени, что исключает ошибки при ручном внесении․
• Бумажная трудовая книжка не исчезает – её можно продолжать использовать до конца 2025 года․
• В ЭТК хранится полная история трудовой деятельности, включая предыдущие места работы и стаж․
• Для работника нет необходимости хранить отдельный документ – все сведения доступны в системе․

Как оформить ЭТК при приёме?

1. Ввод данных в систему «Электронная трудовая книжка» через портал работодателя․
2. Проверка и подтверждение данных специалистом кадрового обеспечения․
3. Подтверждение сотрудником через личный кабинет в системе․
4. Получение электронного подтверждения о приёме и начале трудовых отношений․

Ответственность отдела кадров

• Ведение точной и своевременной документации․
• Соблюдение требований Трудового кодекса и законодательства о персональных данных․
• Обеспечение доступа к трудовой книжке сотруднику и контролирующим органам․
• Проверка правильности заполнения страниц и сохранение копий․

Частые ошибки и как их избежать

1. Неправильная дата начала работы – проверяйте дату в договоре․
2. Отсутствие печати – обязательно ставьте печать организации;
3. Неполные сведения о предыдущих местах работы – запрашивайте справки․
4. Неправильный формат даты в ЭТК – используйте формат YYYY‑MM‑DD․

Как хранить и защищать трудовую книжку?

• Бумажная копия хранится в защищённом архиве отдела кадров․
• ЭТК защищена паролем и шифрованием в системе Социального фонда․
• Регулярно проверяйте наличие резервных копий․
• Обучайте сотрудников правилам обращения с документом․

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

В случае потери бумажной трудовой книжки работодатель обязан оформить дубликат в течение 10 рабочих дней․ Для ЭТК – данные автоматически обновляются, но работник может запросить печатную копию через портал․

Трудовая книжка – ключевой документ в системе трудовых отношений; Приём в отдел кадров должен быть организован строго в соответствии с законодательством, а переход на электронный формат требует внимательности и соблюдения новых правил․ Правильное оформление, хранение и обновление данных обеспечит прозрачность трудовых отношений и защиту прав как работодателя, так и сотрудника․