Согласно действующему законодательству (Трудовой кодекс РФ, ст. 66, ч. 4) и Приказу Минтруда России № 320н, в трудовую книжку работника вносятся только сведения о постоянных переводах на другую работу (должность, структурное подразделение или организацию). Временные переводы, не ставшие постоянными, в трудовой книжке не отражаются.

Какие переводы подлежат записи

• Перевод на другую постоянную должность внутри той же организации.
• Перевод в иное структурное подразделение (отдел, служба, филиал и т.п.) при условии, что перевод носит постоянный характер.
• Перевод в другую организацию (смена работодателя) – запись делается при увольнении по переводу и последующем приёме на новое место работы.
• Превращение временного перевода в постоянный – после официального признания перевода постоянным в трудовую книжку вносится запись, как о обычном постоянном переводе.

Что не записывается

• Временные переводы, которые не получили статуса постоянного (например, замещение absent‑employee на срок до 6 месяцев).
• Краткосрочные командировки, стажировки, практики, если они не оформлены как перевод на другую должность.
• Изменения фамилии, имени, отчества – они оформляются отдельной записью, но не относятся к переводам.

Порядок внесения записи о переводе

Запись делается в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. Стандартный формат записи включает следующие графы:

1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата перевода (число, месяц, год). При превращении временного перевода в постоянный указывается дата первоначального временного перевода.
3. Графа 3 – наименование организации (если перевод в другую компанию) либо наименование структурного подразделения, а также должность, на которую осуществляется перевод.
4. Графа 4 – основание для внесения записи (номер и дата приказа о переводе, либо приказ о признании временного перевода постоянным).

Пример записи о переводе на другую постоянную должность внутри одной организации:

Переведен на должность ведущего специалиста отдела маркетинга

Приказ № 112 от о переводе

Пример записи о переводе в другую организацию (увольнение по переводу):
Уволен в связи с переводом в ООО «Альфа‑Тех»

Приказ № 45 от об увольнении по переводу

Последующая запись о приёме на новое место работы делается в новой трудовой книжке (или в электронном формате) в соответствии с обычными правилами приёма.
Особенности оформления при превращении временного перевода в постоянный
Если временный перевод позже признаётся постоянным, необходимо:

Указать в графе 2 дату первоначального временного перевода (не дату оформления постоянного статуса).
В графе 4 привести реквизиты как приказа о временном переводе, так и приказа о его признании постоянным (номер, дата).
Формулировка в графе 3 остаёться той же, что и при первоначальном переводе (должность, подразделение).

Практический совет кадровика
При работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК) порядок внесения данных остаётся тем же: в поле «Перевод» указываются те же реквизиты, что и в бумажной версии. Важно:

Своевременно обновлять информацию о приказах о переводе.
Хранить копии приказов в личном деле сотрудника для возможной проверки.
При переходе на ЭТК проверить, что все ранее внесённые записи о постоянных переводах корректно перенесены в электронный формат.

В трудовую книжку вносятся сведения исключительно о постоянных переводах на другую работу, будь то изменение должности, структурного подразделения или смена работодателя. Временные отражения не фиксируются, если они не получают статус постоянного. Правильное оформление записи включает указание номера записи, даты перевода, наименования новой должности/подразделения/организации и ссылки на соответствующий приказ. Соблюдение этих правил обеспечивает достоверность трудовой истории работника и упрощает взаимодействие с государственными органами и будущими работодателями.