Статья подготовлена с учётом актуального Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённого Приказом Минтруда России от № 320н (действует в редакции на 2025 г.). В ней приведены типовые формулировки записей‚ которые необходимо вносить в графы 1‑4 раздела «Сведения о работе» при различных видах перевода работника.
Основные правила оформления записей о переводе
- Запись делается только после издания приказа о переводе (или приказа о приёме в порядке перевода).
- В графе 1 указывается порядковый номер записи в трудовой книжке.
- В графе 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с переводом (день‚ месяц‚ год).
- В графе 3 – полное наименование структурного подразделения (или нового работодателя) и занимаемая должность.
- В графе 4 – основание записи (номер и дата приказа‚ ссылка на нормативный акт).
- Все записи оформляются печатью организации и подписью уполномоченного лица (кадровика‚ руководителя отдела кадров).
Образцы записей
Перевод на другую работу в другое структурное подразделение той же организации
Пример записи:
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Отдел маркетинга‚ ведущий специалист
- Графа 4: Приказ № 45 от «О переводе Иванова И.И. в отдел маркетинга»
Перевод на другую должность в том же структурном подразделении
Пример записи:
- Графа 1: 13
- Графа 2:
- Графа 3: Отдел продаж‚ старший менеджер по работе с ключевыми клиентами
- Графа 4: Приказ № 78 от «О переводе Петрова С.А. на должность старшего менеджера»
Приём на работу в порядке перевода от другого работодателя
Пример записи:
- Графа 1: 14
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «ТехноСервис»‚ инженер‑программист
- Графа 4: Приказ о приёме в порядке перевода № 22 от (прежний работодатель – ЗАО «АльфаСофт»)
При оформлении приёма в порядке перевода обязательно указывается наименование прежнего работодателя в графе 4‚ как показано в примере.
Превращение временного перевода в постоянный
Согласно пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ при признании временного перевода постоянным вносится запись следующего вида:
- Графа 1: 15
- Графа 2: (дата фактического начала временного перевода)
- Графа 3: Отдел логистики‚ специалист по транспортному обеспечению
- Графа 4: Приказ № 5 от «О признании временного перевода Сидорова В.В. постоянным»
Запись о переходе на электронную трудовую книжку (закрывающая запись в бумажной книжке)
При переходе на электронную форму трудовой книжки в бумажном экземпляре делается закрывающая запись:
- Графа 1: 16
- Графа 2:
- Графа 3: Переход на электронную трудовую книжку
- Графа 4: Приказ № 101 от «О переходе сотрудников на электронные трудовые книжки»
После этой записи бумажная трудовая книжка считается завершённой‚ а все дальнейшие сведения отражаются только в электронном виде.
Правильное оформление записей о переводе в трудовой книжке обеспечивает прозрачность трудовой истории работника и избавляет организацию от возможных претензий со стороны контролирующих органов. Используйте представленные выше образцы как шаблоны‚ подставляя актуальные данные (номера приказов‚ даты‚ наименования подразделений и должностей). Помните‚ что любые отклонения от установленного порядка могут быть признаны нарушением трудового законодательства.
Сохраните эту статью в закладки – она будет полезным справочником при работе с трудовыми книжками в 2025 году и далее.