Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовой стаж сотрудника‚ сведения о его должностях‚ переводах‚ повышениях‚ награждениях и причинах увольнения. Правильное оформление записей в трудовой книжке имеет юридическую силу и влияет на расчёт пенсии‚ выплаты при увольнении и другие социальные гарантии.

Нормативно‑правовая база

С 2021 года порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда России № 320н от  г. (далее – Приказ 320н). В нём определены:

• Структура бланка трудовой книжки;
• Требования к оформлению записей (порядок‚ шрифт‚ подписи‚ печати);
• Порядок внесения исправлений и аннулирования записей;
• Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК) и их совместимость с бумажными формами.

Структура записи в трудовой книжке

Каждая запись делается в отдельной строке и состоит из пяти граф (по новому образцу):

Для бумажного варианта запись делается чернильной ручкой (черный или синий цвет)‚ печать работодателя ставится в правой части строки‚ подпись – внизу.

Пошаговая инструкция по внесению записи о приёме на работу

1. Определите номер записи. В графе 1 указывается порядковый номер (начинается с 1 и увеличивается последовательно).
2. Укажите дату приёма. В графе 2 – дата в формате «ДД.MM.ГГГГ» (например‚ ).
3. Заполните сведения об организации. В графе 3 пишут полное название организации‚ её ИНН‚ ОГРН и адрес. Пример:
   
   ООО «Ромашка»‚ ИНН 7701234567‚ ОГРН 1127746001234‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10.
4. Укажите должность и квалификацию. В графе 4 – «Специалист по кадрам»‚ разряд «1‑й»‚ квалификация «высшее профессиональное образование». При переводе указывается новая должность и дата перевода.
5. Укажите основание записи. В графе 5 – ссылка на приказ о приёме (номер и дата). Пример:
   
   Приказ № 45‑О от г.
6. Подпись и печать. Руководитель (или уполномоченный) ставит подпись‚ а в правой части строки – печать организации.

Образец записи о приёме на работу (бумажный вариант)

Ниже – типичный пример записи‚ оформляемой в 2026 году согласно Приказу 320н.

ООО «Ромашка»‚ ИНН 7701234567‚ ОГРН 1127746001234‚
 г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10.
 Специалист по кадрам‚ 1‑й разряд‚ высшее профессиональное образование.
 Приказ № 45‑О от г. (подпись) (печать)

Примеры записей для разных ситуаций

Увольнение по собственному желанию

ООО «Ромашка»‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10.
 Специалист по кадрам.
 Увольнение по собственному желанию. Приказ № 78‑О от г.

Перевод на постоянную другую должность

ООО «Ромашка»‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10.
 Руководитель отдела кадров‚ 2‑й разряд.
 Приказ № 102‑О от г. о переводе.

Повышение квалификации (квалификационный аттестат)

ООО «Ромашка»‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10.
 Специалист по кадрам‚ 1‑й разряд.
 Квалификационный аттестат № 12345 от г.

Как вносить исправления и аннулировать записи

• Если ошибка допущена в графе 2‑4‚ запись аннулируется: в правой части строки ставится «Аннулировано» подписью руководителя и печатью.
• Новая корректная запись вносится в следующую строку с указанием причины исправления (например‚ «Ошибка в дате приёма»‚ ссылка на исправляющий приказ).
• Для исправлений в графе 5 (основание) допускается лишь дополнение‚ если исправление не меняет сути записи.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. Принцип оформления записей в ЭТК полностью совпадает с бумажным вариантом‚ но:

• Записи вносятся автоматически через информационную систему «Госуслуги» или корпоративный портал.
• Подпись руководителя заменяется электронной подписью (ЭП).
• Печать организации отображается в виде цифрового штампа.
• Работник может просматривать и скачивать свою ЭТК в любой момент.

При переходе с бумажного формата на ЭТК все записи‚ сделанные до 2026 года‚ переносятся в электронный реестр автоматически.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать старый бланк трудовой книжки?

Да. Если сотрудник принёс книжку старого образца‚ работодатель обязан вносить в неё записи в стандартном порядке‚ пока не будет оформлен дубликат нового образца.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Работодатель оформляет дубликат. При этом могут быть использованы чистые старые бланки‚ приобретённые до 2024 года‚ либо новый бланк‚ выпущенный после 2024 года.

Какие записи фиксируются в трудовой книжке?

Только постоянные (не временные) переводы‚ назначения‚ повышения‚ увольнения‚ награды‚ квалификационные аттестаты‚ стажировки‚ а также сведения о периодах работы в государственных и муниципальных организациях.

Можно ли писать от руки в графе «Основание»?

Да‚ но запись должна полностью соответствовать официальному документу (приказ‚ договор‚ решение) и быть разборчивой.

Скачать готовый шаблон трудовой книжки

Для удобства вы можете скачать актуальный бланк трудовой книжки и вкладыш в формате DOCX (обновлённый в соответствии с Приказом 320н от ).

Корректное оформление записей в трудовой книжке – обязательное требование законодательства РФ. Следуйте установленному порядку‚ используйте образцы записей‚ проверяйте каждую запись на наличие подписи и печати. При соблюдении всех правил ваш документ будет надёжным доказательством трудового стажа и прав работника.

Дата актуализации статьи: . Все сведения соответствуют действующим нормативным актам на момент публикации.