С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник имеет право выбора: получать сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе (традиционная трудовая книжка) или в электронном виде. Это право реализуется через подачу письменного заявления работодателю. При трудоустройстве нового сотрудника кадровику важно понимать, каким образом велась его трудовая книжка на предыдущем месте работы, чтобы корректно оформить приём на работу и избежать будущих споров.

Почему это важно?

Способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) определяет:

• Какие документы должен предоставить сотрудник при приёме на работу (бумажная книжка или нет).
• Какой порядок действий должен соблюсти новый работодатель (оформить запись в бумажную книжку или запросить сведения в электронном виде).
• Ответственность за хранение и выдачу документов.

Основной способ проверки: Запрос сведений по формам СТД-Р и СТД-ПФР

Согласно действующему законодательству, если у работника отсутствует бумажная трудовая книжка, новый работодатель вправе запросить у него сведения о его трудовой деятельности. Эти сведения предоставляются по установленным формам:

Алгоритм действий:

1. При приеме на работу попросите сотрудника предоставить бумажную трудовую книжку (если она у него есть).
2. Если бумажной книжки нет, запросите у сотрудника выписку из СТД-Р (и/или СТД-ПФР) с предыдущего места работы.
3. Внимательно изучите полученные формы. Найдите раздел или отметку, касающуюся заявления о ведении трудовой книжки.
4. Если в СТД-Р ЕСТЬ отметка о том, что работник подал заявление на ведение ЭТК (электронной книжки), это значит, что на предыдущем работодателе его трудовая книжка ведется (или будет вестись) в электронном виде. Бумажная книжка, как правило, не выдается при увольнении (или выдается с отметкой о переходе на ЭТК).
5. Если в СТД-Р ОТСУТСТВУЕТ такая отметка, это означает, что работник не подавал заявление на электронный формат. Следовательно, на предыдущем месте работы он должен иметь бумажную трудовую книжку, которую он обязан был получить при увольнении. В этом случае вы имеете право требовать от сотрудника представить именно эту бумажную книжку.

Альтернативный способ: Анализ самой бумажной трудовой книжки

Если сотрудник представил бумажную трудовую книжку, проверьте её внимательно:

• Найдите последнюю запись об увольнении с предыдущего места работы.
• Под этой записью (или на отдельном листе) может стоять отметка о том, что работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Такая отметка заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
• Если такой отметки нет, а книжка при этом имеет все штампы и записи, это подтверждает, что ведение было в бумажном формате.

Типовые ситуации и как их разрешить

Ситуация 1: Сотрудник представил бумажную книжку, но говорит, что на предыдущем месте подал заявление на ЭТК

Это противоречивая ситуация. Возможные причины:

1. Сотрудник подал заявление, но предыдущий работодатель его не обработал/не внес отметку.
2. Сотрудник передумал и отозвал заявление (это возможно, но требует письменного уведомления работодателя).
3. Сотрудник ошибается или пытается скрыть факт наличия бумажной книжки.

Что делать: Запросить у предыдущего работодателя (через самого сотрудника) выписку из СТД-Р. Только эта форма даст достоверную информацию. Пока информация не прояснится, оформлять приём на работу с указанием «трудовая книжка не представлена» рискованно. Лучше потребовать предоставить документ, подтверждающий факт увольнения и способ ведения книжки (выписку СТД-Р или саму бумажную книжку).

Ситуация 2: В СТД-Р есть отметка об ЭТК, но сотрудник настаивает на ведении бумажной книжки у вас

Работник вправе в любой момент изменить свой выбор, подав новое заявление новому работодателю. Однако:

• Если на предыдущем месте уже начато ведение ЭТК, сведения будут передаваться в электронном виде.
• Новый работодатель обязан вести трудовую книжку в том же формате, который был выбран ранее, если иное не предусмотрено заявлением работника.
• Для перехода на бумажный формат с сотрудника нужно получить новое письменное заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Вы вносите соответствующую запись в бумажный документ (если он есть) или фиксируете факт выбора в своих кадровых документах.

Практические рекомендации для кадрового специалиста

1. Всегда запрашивайте выписку из СТД-Р, если бумажная трудовая книжка не предоставлена. Это ваш главный инструмент проверки.
2. Не полагайтесь только на слова сотрудника. Требуйте документального подтверждения.
3. При получении бумажной книжки проверяйте, нет ли в ней отметок о переходе на ЭТК. Если есть — это важно для ваших дальнейших действий.
4. Храните копии всех заявлений сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки. Это защитит вас от претензий.
5. При сомнениях уточняйте информацию у предыдущего работодателя через официальный запрос (с согласия сотрудника) или консультируйтесь с юристом.

Определить, подавал ли сотрудник заявление на ведение электронной трудовой книжки у предыдущего работодателя, можно только на основании официальных документов — в первую очередь, выписки из формы СТД-Р. Отметка в этой форме является решающей. При отсутствии такой отметки работник обязан иметь бумажную трудовую книжку. Грамотная проверка на этапе приёма на работу избавит компанию от проблем с оформлением кадровых документов и возможных штрафов со стороны трудовой инспекции.