Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако многие организации и сотрудники всё ещё используют традиционные бумажные варианты. Ниже – пошаговое руководство, которое поможет работодателю, сотруднику или соискателю определить, в каком виде ведётся трудовая книжка, и как получить достоверные сведения о трудовом стаже.

Что такое бумажная и электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка – физический документ, в котором работодатель делает записи о приёме, переводе, увольнении и других событиях трудовой деятельности. Хранится у сотрудника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – совокупность сведений о трудовой деятельности, хранящаяся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (СФР). Доступ к ней осуществляется через государственные сервисы (Госуслуги, сайт СФР) либо через работодателя.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, сотрудник имеет право получать сведения о своей трудовой деятельности:

у последнего работодателя (на бумажном носителе или в электронном виде);
в форме выписки из ЭТК (форма СТД‑СФР или СТД‑Р).

Как определить, какой тип трудовой книжки ведётся у сотрудника

Через запрос у работодателя

Самый надёжный способ – попросить у текущего или последнего работодателя справку о форме ведения трудовой книжки. В справке должно быть указано:

«Трудовая книжка ведётся в бумажном виде»;
«Трудовая книжка ведётся в электронном виде»;
либо оба варианта (если работник перешёл на ЭТК, но у него осталась бумажная книжка с предыдущими местами работы).

Через личный кабинет на портале Госуслуги

Если сотрудник уже подключён к ЭТК, в личном кабинете появится раздел «Трудовая деятельность» с возможностью скачать выписку.

Через сайт Пенсионного фонда (СФР)

На официальном сайте https://www.pfr.gov.ru есть сервис «Получить выписку из электронной трудовой книжки». При отсутствии данных в системе система сообщит, что сведения отсутствуют – это может означать, что трудовая книжка ведётся бумажно.

Через МФЦ

В многофункциональном центре можно подать запрос на получение выписки из ЭТК. Сотрудник МФЦ проверит наличие записи в базе СФР и сообщит результат.

Как проверить бумажную трудовую книжку

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, проверка проводиться следующим образом:

Внешний осмотр – убедиться, что документ не повреждён, все страницы прошиты, есть подписи и печати работодателей.
Сверка записей – сравнить записи о приёме, переводе, увольнении с трудовой договором, приказами и справками о доходах (2‑НДФЛ).
Проверка подлинности печатей – при необходимости запросить у работодателя подтверждение подлинности печатей (можно через запрос в бухгалтерию или отдел кадров);
Фотокопия или скан – для архивации рекомендуется сделать качественную копию всех заполненных страниц.

Если в книжке обнаружены несоответствия (например, отсутствует запись об увольнении, а в трудовом договоре указано иное), сотрудник имеет право потребовать внесения исправлений у последнего работодателя (ст. 66 ТК РФ).

Как проверить электронную трудовую книжку

Получение информации из ЭТК возможно несколькими способами. Ниже – подробная инструкция для каждого из них.

Через портал Госуслуги

Авторизоваться на https://www.gosuslugi.ru (требуется подтверждённая учётная запись).
В меню выбрать «Сервисы» → «Трудовая деятельность» → «Получить выписку из электронной трудовой книжки».
Указать период, за который нужна выписка (можно за весь стаж или за конкретный интервал).
Выбрать формат получения: электронный документ (PDF) или бумажный вариант (будет отправлен почтой или можно забрать в МФЦ).
Подтвердить запрос и дождаться готовности (обычно несколько минут – несколько часов).

Полученная выписка содержит реквизиты СФР, ФИО сотрудника, СНИЛС, периоды работы, названия организаций, должности, даты приёма и увольнения, а также основания (приказы, соглашения).

Через сайт Пенсионного фонда (СФР)

Перейти на https://www.pfr.gov.ru и войти в личный кабинет (через ЕСИА или Госуслуги).
Найти раздел «Электронная трудовая книжка» → «Запросить выписку».
Указать нужный период и способ получения (электронно/на бумаге).
Получить выписку в личном кабинете или на указанный e‑mail.

Через работодателя

Сотрудник может обратиться в отдел кадров своего текущего или последнего места работы с запросом:

«Предоставить выписку из электронной трудовой книжки за период …»;
«Подтвердить, что трудовая книжка ведётся в электронном виде».

Работодатель обязан выдать запрашиваемый документ в течение трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Выписка выдаётся на бланке организации, заверена подписью уполномоченного лица и печатью;

Через МФЦ

Прийти в любой МФЦ с паспортом и СНИЛС.
Заполнить заявление на получение выписки из ЭТК (форма СТД‑СФР).
Указать, нужна ли выписка в электронном или бумажном виде.
Получить готовую выписку в течение 1‑3 рабочих дней (в зависимости от загрузки центра).

Через запрос в Социальный фонд (СФР) напрямую

Если у сотрудника нет доступа к Госуслугам или он предпочитает официальный запрос, можно направить письмо в территориальное отделение СФР:

Указать ФИО, дату рождения, СНИЛС.
Попросить выписку из электронной трудовой книжки за нужный период;
Приложить копию паспорта и СНИЛС (при необходимости).
Указать способ получения (электронно на e‑mail или почтой).

Срок ответа – не более 30 дней с даты получения запроса.

Как получить выписку формы СТД‑СФР и СТД‑Р

Существует два основных вида выписок:

СТД‑СФР – выписка, issued directly from the Social Fund (ПФР/СФР). Содержит полную информацию о всех периодах трудовой деятельности, отражённых в базе СФР.
СТД‑Р – выписка, issued by the employer (работодателем). Отражает только те периоды, которые работник отработал у данного работодателя.

Для получения каждой из них достаточно следовать инструкциям из пунктов 4.1‑4.5, указав нужный тип выписки в заявлении.

Что делать, если данные в бумажной и электронной трудовой книжке не совпадают

Сначала уточнить источник расхождения: проверить приказы, трудовые договоры, справки 2‑НДФЛ.
Если ошибка допущена работодателем – потребовать внесения исправлений в бумажную книжку и/или направления корректирующих сведений в СФР (форма СТД‑СФР).
Если ошибка в базе СФР – подать заявление в территориальное отделение СФР с приложением подтверждающих документов (копии приказов, трудовых договоров). Срок рассмотрения – до 30 дней.
При невозможности урегулировать спор в досудебном порядке – обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Важно помнить, что при наличии обеих форм (бумажной и электронной) приоритет имеет информация, внесённая в электронную трудовую книжку, поскольку она является официальным источником данных для начисления пенсии и социальных выплат.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?: Да. При переходе на ЭТК у сотрудника остаётся бумажная книжка с записями о предыдущих местах работы. Новые записи вносятся только в электронный формат.
Нужен ли согласие сотрудника для ведения электронной трудовой книжки?: Согласие не требуется – переход на ЭТК осуществляется автоматически с 2021 года для всех новых трудовых отношений. Однако сотрудник может отказаться от получения выписки в электронном виде и запросить бумажный вариант.
Как проверить, что выписка из ЭТК подлинная?: Подлинность подтверждается электронной подписью СФР (или работодателя) и наличием реквизитов: номер выписки, дата выдачи, QR‑код для проверки на портале Госуслуг.
Можно ли получить выписку из ЭТК без доступа к интернету?: Да. Выписку можно получить в МФЦ или непосредственно у работодателя в бумажном виде.
Сколько времени хранится информация в электронной трудовой книжке?: Данные хранятся бессрочно, так как они используются для расчёта пенсии и других социальных выплат на протяжении всей жизни гражданина.

Проверка трудовой книжки – важная процедура как для работодателя (при приёме на работу, при внутреннем аудите), так и для сотрудника (при подтверждении стажа, при оформлении пенсии, при трудоустройстве).

Для бумажной трудовой книжки достаточно визуального осмотра, сверки записей и получения подтверждающих документов от работодателя.
Для электронной трудовой книжки удобно пользоваться государственными сервисами (Госуслуги, сайт СФР), либо обращаться к работодателю или в МФЦ за выпиской формы СТД‑СФР/СТД‑Р.
При возникновении расхождений необходимо действовать в рамках трудового законодательства: требовать исправления у работодателя или подавать запрос в Социальный фонд.

Соблюдение описанных шагов гарантирует получение достоверных сведений о трудовом стаже и защищает права как работника, так и работодателя.