Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в российском трудовом законодательстве за последние годы․ Однако закон оставляет за работниками право выбора: перейти на цифровой формат или сохранить привычный бумажный документ․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, чтобы оставить трудовую книжку в бумажном виде, какие нюансы существуют в 2026 году и как действовать в различных ситуациях․
История и право выбора: можно ли оставить бумажную трудовую?
Несмотря на массовое внедрение электронных трудовых книжек, у работников сохраняется неотъемлемое право вести свой стаж в традиционном бумажном формате․ Согласно законодательству, для сохранения бумажной трудовой книжки работнику необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление․
Многие ошибочно полагают, что после 1 января 2021 года перейти на электронную трудовую книжку или оставить бумажную разрешили лишь определенной категории работников․ Это не так: право выбора сохраняется за всеми сотрудниками․ Если вы до сих пор не определились с форматом, вы можете сделать это в любое время․
Как написать заявление на сохранение бумажной трудовой книжки
Если вы приняли решение сохранить бумажный формат, вам необходимо уведомить об этом работодателя․ Заявление составляется в произвольной письменной форме, однако в нем должны быть четко выражены ваши намерения․
Кому и когда подавать заявление?
- По основному месту работы: Заявление подается вашему текущему работодателю․
- При трудоустройстве: Если вы устраиваетесь на новую работу и ранее не подавали заявление, вы можете сделать это при приеме на работу․
- Без ограничений по срокам: Лица, которые не имели возможности подать заявление ранее, могут сделать это в любое время, как только будут уверены в своем решении․
Что должно быть указано в заявлении?
В тексте заявления обязательно должна быть фраза о том, что вы просите работодателя продолжать вести вашу трудовую книжку на бумажном носителе․ Образец формулировки может быть следующим:
«Прошу продолжать вести мою трудовую книжку на бумажном носителе и не предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в качестве единственного документа»․
Что происходит после подачи заявления?
Если вы подаете заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, ситуация для вас практически не меняется:
- Работодатель продолжает вести вашу бумажную трудовую книжку по всем правилам Трудового кодекса РФ․
- Работодатель обязан продолжать подавать сведения о вашей трудовой деятельности в Социальный фонд (СФР) в электронном виде наравне с другими сотрудниками․ То есть ваш стаж будет учитываться и в бумажном, и в электронном виде (дублирование данных)․
- Бумажная трудовая книжка остается на хранении у работодателя․
Альтернативный вариант: заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Для полноты картины важно понимать, как работает обратный процесс․ Если вы, наоборот, решаете отказаться от бумажного носителя и перейти на ЭТК, алгоритм действий работодателя будет иным:
Шаг 1․ Получение заявления
Вы подаете письменное заявление о предоставлении вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․
Шаг 2․ Внесение закрывающей записи
После получения заявления работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку на руки не позднее трех дней с момента получения документа․ Но перед выдачей в бумажную книжку вносится специальная закрывающая запись:
- Графа 1: ставится номер вносимой записи;
- Графа 2: указывается дата выдачи трудовой книжки;
- Графа 3: делается отметка: «Подано письменное заявление [ФИО работника] о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)»․
Шаг 3․ Выдача книжки и снятие ответственности
После внесения записи бумажная трудовая книжка выдаеться на руки работнику․ С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (п․ 5 ст․ 2 439-ФЗ)․ В дальнейшем все сведения подаются только в электронном виде в СФР․
Особенности для новых сотрудников (тем, кто устраивается впервые)
Важно отметить существенную разницу для тех, кто только начинает свою трудовую деятельность․ Сотрудникам, которые устраиваются на работу впервые (в 2025, 2026 и последующих годах), бумажная трудовая книжка не оформляется․ Для них ведение стажа осуществляется исключительно в электронном формате․ Права выбора между бумагой и электронным форматом у новичков нет․
Практические советы работникам
- Не спешите с решением: Если вы сомневаетесь, позвольте себе написать заявление позже, когда будете абсолютно уверены․ Закон не ограничивает вас в сроках․
- Проверяйте записи: Если вы выбрали бумажную трудовую, помните, что работодатель все равно сдает электронные отчеты․ Периодически запрашивайте у работодателя выписку по форме СТД-Р, чтобы убедиться, что электронные данные совпадают с записями в вашей бумажной книжке․
- Получение выписок: Если вы перешли на ЭТК и отдали бумажную книжку себе, для подтверждения стажа вам понадобится выписка․ Чтобы ее получить, нужно подать заявление и дождаться рассмотрения (обычно это занимает 2-3 дня)․ Планируйте получение документов заранее․
- Хранение бумажной книжки: Если вы перешли на ЭТК и забрали бумажный документ на руки, храните его очень бережно․ Восстановить утерянную бумажную книжку крайне сложно, в то время как электронные данные надежно защищены в системах СФР․
Решение оставить трудовую книжку в бумажном носителе, это ваше законное право․ Главный инструмент для реализации этого права — своевременная подача письменного заявления работодателю․ Бумажный формат дает физическую уверенность в наличии записей, однако требует аккуратности в хранении документа․ Электронный формат более надежен с точки зрения сохранности данных, но требует взаимодействия с цифровыми сервисами․ В любом случае, выбор остается за вами, и законодательство позволяет сделать этот шаг в удобное для вас время․