Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В процессе трудоустройства‚ перевода на другую работу или при увольнении часто возникает вопрос: как правильно отдать трудовую книжку работодателю (или получить её обратно). В этой статье подробно рассмотрим порядок действий‚ необходимые документы‚ особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК) и типичные ошибки‚ которых следует избегать.

Когда требуется отдать трудовую книжку на работу?

• При приёме на работу – сотрудник предоставляет книжку работодателю для внесения записи о приёме.
• При переводе на другую постоянную работу внутри организации – книжка остаётся у текущего работодателя‚ а новая запись делается в ней же.
• При увольнении – работник получает книжку на руки (или по почте с его письменного согласия).
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) – бумажная книжка сдаётся в архив работодателя‚ а данные переносятся в ЭТК.

Подготовка к передаче трудовой книжки

Проверка состояния документа

Перед тем как отдать трудовую книжку‚ убедитесь‚ что:

1. Все страницы целы‚ нет разрывов или пятен‚ затрудняющих чтение.
2. Последняя запись сделана корректно (дата‚ должность‚ организация‚ подпись и печать).
3. В книжке нет неразрешённых исправлений – любые изменения должны быть заверены согласно требованиям ТК РФ.

Сопроводительные документы

В зависимости от ситуации могут понадобиться:

• Заявление о приёме на работу (или о переводе/увольнении).
• Согласие на отправку трудовой книжки по почте (если передача происходит дистанционно).
• Копия паспорта‚ СНИЛС‚ ИНН – для сверки данных при внесении записи.

Как оформить передачу трудовой книжки работодателю

Шаг 1. Подача заявления

Сотрудник пишет заявление на имя руководителя (или уполномоченного лица) с просьбой принять трудовую книжку для внесения записи. В заявлении указываются:

• ФИО сотрудника;
• Должность и подразделение;
• Цель подачи (приём‚ перевод‚ увольнение‚ переход на ЭТК);
• Дата и подпись.

Шаг 2. Внесение записи в трудовую книжку

После получения заявления работодатель (или его представитель) делает необходимую запись:

• При приёме – запись о приёме на работу (дата‚ должность‚ отдел‚ номер приказа).
• При переводе – запись о переводе на другую постоянную работу.
• При увольнении – запись об увольнении (основание‚ дата‚ номер приказа).
• При переходе на ЭТК – запись о выборе электронной формы трудовой книжки.

Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Шаг 3. Подтверждение получения

Сотрудник расписывается в книге учёта движения трудовых книжек (или в личной карточке работника) о получении документа обратно (если книжка выдаётся на руки). При передаче книжки работодателю расписка ставится в том же журнале о сдаче документа.

Согласие на отправку трудовой книжки по почте

Если работник находится удалённо и не может лично передать книжку‚ допустима отправка почтой только при наличии письменного согласия работника. Согласие должно содержать:

• ФИО и паспортные данные;
• Указание‚ что согласие дано на отправку трудовой книжки по почте;
• Адрес доставки;
• Дата и подпись.

После получения согласия работодатель обязан выслать книжку не позднее трёх рабочих дней.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности передачи

С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка‚ хранящаяся в Пенсионном фонде РФ. Переход на ЭТК не отменяет необходимости иметь бумажный экземпляр‚ но меняет порядок работы с документом.

Как перейти на ЭТК

1. Сотрудник подаёт заявление о выборе электронной формы трудовой книжки.
2. Работодатель вносит в бумажную книжку запись о выборе ЭТК (например: «Выбрана электронная трудовая книжка‚ дата подачи заявления – »).
3. Запись подписывается сотрудником и руководителем‚ ставится печать.
4. Бумажная книжка сдаётся в архив работодателя (или хранится у сотрудника по его желанию).
5. Все последующие сведения о трудовой деятельности вносятся непосредственно в ЭТК через личный кабинет на госуслугах или через работодателя.

Получение сведений из ЭТК

При необходимости предоставить сведения о трудовой деятельности (например‚ для нового работодателя) сотрудник может:

• Запросить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги»;
• Получить бумажную выписку от текущего работодателя (по заявлению‚ выдаётся в течение трёх рабочих дней).

Частые ошибки при передаче трудовой книжки

• Отсутствие письменного согласия на почтовую отправку. Это нарушает ст. 65 ТК РФ и может привести к спорам.
• Незаверенные исправления в книжке. Любые исправления должны быть сделаны согласно инструкции: чёрной ручкой‚ с указанием «Исправлено верить»‚ подписью и датой.
• Отсутствие записи о выборе ЭТК. Без такой записи переход на электронную форму считается неоформленным.
• Несвоевременная выдача книжки при увольнении. Работодатель обязан вернуть документ не позднее трёх рабочих дней с дня подачи заявления работником.
• Отказ принимать книжку без причины. Работодатель не может отказаться принять трудовую книжку для внесения записи‚ если работник предоставил все необходимые документы.

Практический чек‑лист

1. Проверить состояние трудовой книжки.
2. Подготовить заявление (приём/перевод/увольнение/переход на ЭТК).
3. Получить согласие на почтовую отправку‚ если требуется.
4. Передать книжку ответственному лицу (кадровик‚ бухгалтер‚ руководитель);
5. Убедиться‚ что сделана нужная запись и она заверена подписью и печатью.
6. Получить расписку о получении/сдаче книжки.
7. При переходе на ЭТК – сохранить копию записи о выборе электронной формы.
8. Хранить документы (заявления‚ согласия‚ выписки) в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Правильная передача трудовой книжки – важный элемент кадрового документооборота‚ который защищает права как работника‚ так и работодателя. Следуя установленным процедурам‚ получая письменные согласия при необходимости и оформляя все записи надлежащим образом‚ вы избегаете правовых рисков и обеспечиваете прозрачность трудовой истории сотрудника. Не забывайте‚ что в условиях перехода на электронную трудовую книжку ключевым остаётся корректное оформление перехода и хранение бумажного экземпляра в соответствии с требованиями законодательства.