С 1 января 2020 года в России введён новый формат трудовой документации – электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Она хранится в единой базе данных Пенсионного фонда РФ и доступна как работодателю, так и самому сотруднику․ В этой статье мы подробно разберём, как открыть и просмотреть ЭТК сотрудника, какие сервисы и инструменты использовать, а также какие данные можно получить из неё․
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: ФИО, дата рождения, СНИЛС, место работы, даты приема и увольнения, должность, квалификация, стаж и другие данные, которые ранее находились в бумажной трудовой книжке․
Преимущества ЭТК:
- Удобство доступа: можно открыть в любой точке мира, где есть интернет․
- Автоматическое обновление: сведения о приёме и увольнении обновляются работодателем через отчётность․
- Безопасность: данные защищены шифрованием и доступны только уполномоченным лицам․
- Экономия времени и ресурсов: нет необходимости печатать и хранить бумажные копии․
Кому доступна ЭТК сотрудника?
Доступ к электронным трудовым книжкам имеют:
- Работодатель – может просматривать сведения о своих сотрудниках, а также вносить данные о приёме и увольнении․
- Сотрудник – может получить копию своей ЭТК через портал «Портал госуслуг» или приложение «ПФР»․
- Пенсионный фонд РФ – использует данные для начисления пенсий и пособий․
Как открыть электронную трудовую книжку сотрудника?
Существует несколько способов:
3․1 Через портал «Портал госуслуг»
- Перейдите на сайт www․gosuslugi․ru․
- Войдите в личный кабинет, используя ЭП (электронную подпись) или ПИН-код․
- В меню «Услуги» выберите раздел «Трудовые книжки» → «Просмотр ЭТК»․
- Введите ФИО и дату рождения сотрудника (или СНИЛС)․
- Нажмите «Найти» – откроется список найденных записей․ Выберите нужную․
- Скачайте PDF‑копию или распечатайте․
3․2 Через мобильное приложение «ПФР»
- Скачайте приложение «ПФР» из App Store или Google Play․
- Авторизуйтесь с помощью ПИН-кода или ЭП․
- В главном меню выберите «Трудовая книжка» → «ЭТК»․
- Введите данные сотрудника и подтвердите запрос․
- Сведения откроются в виде интерактивного списка; можно сохранить в PDF․
3․3 Через сервис «Портал Пенсионного фонда РФ»
- Перейдите на www․pfr․gov․ru․
- Войдите в личный кабинет․
- В разделе «Сведения о трудовой деятельности» выберите «Электронная трудовая книжка»․
- Введите ФИО/СНИЛС сотрудника․
- Получите доступ к полному списку записей․
Что можно увидеть в ЭТК?
В электронном документе содержатся:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС․
- Место работы (наименование организации, адрес);
- Даты приёма и увольнения․
- Должность, квалификация, стаж․
- Сведения о повышениях, переводах и изменениях в должности․
- Сведения о начислении и уплате налогов и взносов․
- Периодичность обновления – данные обновляются работодателем через отчётность ЕФС‑1․
Как проверить достоверность ЭТК?
Поскольку данные в ЭТК формируются автоматически из отчётности работодателя, они считаются официальными․ Однако при необходимости можно:
- Сравнить сведения с бумажной трудовой книжкой (если она есть)․
- Проверить подпись работодателя в электронном документе (если доступно)․
- Обратиться в отдел кадров работодателя за подтверждением․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли открыть ЭТК сотрудника без его согласия? Нет, доступ имеют только уполномоченные лица – работодатель и сам сотрудник․
- Что делать, если ЭТК не отображается? Убедитесь, что сотрудник уже оформил ЭТК, а данные в системе обновлены․ Если проблема сохраняется, обратитесь в службу поддержки ПФР․
- Можно ли получить копию ЭТК в бумажном виде? Да, можно распечатать PDF‑копию и оформить её в бумажном виде по желанию․
- Как быстро обновляются данные в ЭТК? После подачи работодателем отчёта ЕФС‑1 данные обновляются в течение 1–3 рабочих дней․
Электронная трудовая книжка – это современный, удобный и надёжный способ хранения сведений о трудовой деятельности․ Благодаря ей работодатели и сотрудники могут быстро получить доступ к актуальной информации без необходимости обращаться к бумажным документам․ Следуя описанным шагам, вы сможете открыть и просмотреть ЭТК сотрудника в любой момент․
Если у вас возникли вопросы по работе с ЭТК, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки вашего работодателя или в ПФР․ Удачной работы с цифровыми документами!