С 1 января 2020 года переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным для всех работодателей. В 2021 году специалисты по кадрам обязаны вести только ЭТК, но в некоторых случаях допускается использование бумажной версии. Ниже вы найдёте пошаговый гид, как правильно открыть и вести электронную трудовую книжку, а также какие нюансы стоит учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в системе Пенсионного фонда России (ПФР) и содержит все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты приема, увольнения, изменения должности, начисления и т.д. Она полностью заменяет бумажную трудовую книжку и позволяет ускорить кадровые процессы.
Ключевые преимущества ЭТК
- Ускорение оформления кадровых документов
- Снижение бумажных расходов
- Доступ к данным в реальном времени
- Обеспечение безопасности и целостности информации
Кому необходимо перейти на ЭТК?
Обязательным переходом на электронные трудовые книжки стали:
- Все работодатели, включая индивидуальных предпринимателей, которые ведут трудовые книжки сотрудников.
- Организации, которые работают с ПФР через электронные сервисы.
- Кадровые службы, которые обязаны заполнять только ЭТК с 2021 года.
Исключения возможны только в тех случаях, когда работодатель не имеет доступа к интернету или использует устаревшее оборудование, но это редкость.
Как открыть электронную трудовую книжку
- Регистрация в системе ПФР.
Перейдите на сайт ПФР и зарегистрируйте свой аккаунт. Для этого понадобится ИНН работодателя, ОГРН и электронная подпись.
- Получение доступа к сервису «Электронные трудовые книжки».
После регистрации в личном кабинете выберите раздел «Трудовые книжки» и нажмите «Создать новую ЭТК».
- Заполнение обязательных полей.
Введите данные о компании, сведения о сотруднике (ФИО, дата рождения, паспортные данные), а также дату начала работы.
- Подтверждение данных.
Проверьте корректность введённой информации и подтвердите её с помощью электронной подписи.
- Сохранение и публикация;
После подтверждения данные автоматически отправляются в ПФР и становятся доступными для проверки работодателем и сотрудником.
Важно!
Все данные, внесённые в ЭТК, считаются официальными. Любые изменения должны вноситься через систему ПФР, а не вручную.
Как вести записи в ЭТК
С появлением ЭТК действует новый порядок записей, который облегчает работу кадровиков. Ниже перечислены основные типы записей и как их оформлять.
4.1 Приём на работу
- Войдите в личный кабинет ПФР.
- Выберите «Добавить запись» → «Приём на работу».
- Заполните дату начала работы, должность, оклад и другие обязательные поля.
- Подтвердите запись электронной подписью.
4.2 Увольнение
- Выберите «Добавить запись» → «Увольнение».
- Введите дату увольнения, причину и сведения о выходном расчёте.
- Подтвердите запись.
4.3 Перемещение по должностям
- Выберите «Добавить запись» → «Перемещение по должностям».
- Укажите старую и новую должность, дату изменения.
- Подтвердите запись.
4.4 Прочие изменения
Включают в себя изменения оклада, режима работы, временные отчисления и т.д. Все они оформляются через соответствующие пункты меню.
Как избежать ошибок при работе с ЭТК
- Проверяйте данные перед подтверждением; Ошибки в ФИО, датах или номерах паспортов могут привести к отказу в дальнейшем использовании документа.
- Регулярно обновляйте электронную подпись. Срок действия подписи ограничен, и её утрата может остановить работу с системой.
- Сохраняйте резервные копии. Хотя данные находятся в ПФР, полезно иметь локальный архив для быстрого доступа;
- Следите за обновлениями законодательства. ПФР периодически меняет требования к оформлению записей.
Что делать, если возникли проблемы?
- Свяжитесь с поддержкой ПФР.
Телефон горячей линии: +7 (495) -77-77-77. Время работы: 9:00–18:00.
- Проверьте статус вашей записи.
В личном кабинете доступна история всех изменений.
- Обратитесь к специалисту по кадрам.
Если вы не уверены в правильности оформления, лучше проконсультироваться у эксперта.
Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к цифровизации кадровой службы, который повышает эффективность и прозрачность работы. Чтобы успешно внедрить ЭТК, необходимо:
- Регулярно обновлять данные.
- Следить за законодательными изменениями.
- Обучать персонал работе с системой.
- Проверять корректность всех записей.
Соблюдая эти рекомендации, вы сможете избежать ошибок и обеспечить надёжное хранение трудовой истории ваших сотрудников.
Полезные ссылки
- Официальный сайт ПФР
- Министерство труда и социальной защиты РФ
- Федеральная служба государственной статистики
Надеемся, что данная статья поможет вам быстро и без ошибок открыть и вести электронные трудовые книжки.