В кадровом делопроизводстве нередко возникают ситуации, когда уже внесенная запись о приеме сотрудника на работу требует отмены или корректировки․ Причины могут быть разными: от банальной опечатки в должности до внезапного решения самого работника не выходить на работу в свой первый день․ Важно понимать, что просто зачеркнуть или стереть запись в трудовой книжке категорически запрещено — такие действия нарушают трудовое законодательство и могут привести к серьезным штрафам для работодателя․
Основные причины для отмены записи
Прежде чем приступать к процедуре отмены, необходимо четко определить причину возникновения ошибки․ От этого зависит порядок действий:
- Техническая ошибка (опечатка): неверно указана должность, структурное подразделение, дата или реквизиты приказа․
- Сотрудник не приступил к работе: работник подписал трудовой договор, был издан приказ и внесена запись, но в первый же день сотрудник отказался выходить на работу или договор был аннулирован по инициативе работодателя (например, по результатам медосмотра)․
- Признание трудового договора недействительным: выявлены обстоятельства, препятствующие заключению договора (например, предоставление поддельных документов)․
Нормативная база
Ведение, хранение и внесение изменений в трудовые книжки регламентируется:
- Трудовым кодексом РФ (ТК РФ)․
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ)․
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ)․
Согласно этим нормативным актам, зачеркивание неверных записей в разделе «Сведения о работе» не допускается․ Изменения производятся путем признания записи недействительной и внесения правильной (или отменяющей) записи․
Порядок действий при отмене записи о приеме
Если допущена техническая ошибка (опечатка)
Если запись о приеме уже внесена, но в ней обнаружена ошибка (например, неверно указана должность), порядок исправления выглядит следующим образом:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер записи․
- В графе 2 указывается дата внесения исправления․
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна», а затем сразу вносится верный текст о приеме на работу (с правильной должностью)․
- В графе 4 повторяется номер и дата приказа (распоряжения), на основании которого сотрудник был принят на работу․
Если сотрудник фактически не приступил к работе
Это более сложная ситуация․ Согласно ч․ 4 ст․ 61 ТК РФ, если работник не приступил к работе в день начала работы, установленный в трудовом договоре, работодатель имеет право аннулировать трудовой договор․ В таком случае запись о приеме на работу становится неактуальной․
Алгоритм отмены записи:
- Издание приказа об аннулировании трудового договора․ Это юридическое основание для отмены записи․ В приказе указывается причина (не приступил к работе)․
- Внесение записи в трудовую книжку․ Поскольку зачеркивать ничего нельзя, кадровик должен признать запись о приеме недействительной․
Пример заполнения:
- Графа 1: следующий порядковый номер (например, 5)․
- Графа 2: дата внесения отменяющей записи․
- Графа 3: «Запись за номером 4 недействительна в связи с аннулированием трудового договора»․
- Графа 4: дата и номер приказа об аннулировании трудового договора․
Частые ошибки и как их избежать
Работники отдела кадров нередко допускают нарушения при попытке отменить запись․ Вот чего делать нельзя:
- Использовать корректирующие жидкости или ластики․ Это грубейшее нарушение․ Трудовая книжка должна быть чистой, любые исправления, только через признание записи недействительной․
- Просто зачеркивать запись․ Зачеркивание допускается только в разделе «Сведения о работнике» (на ьном листе) при смене ФИО и т․п․ В разделе «Сведения о работе» зачеркивать текст запрещено․
- Не указывать основание для отмены․ Любая запись (в т․ч․ отменяющая) должна иметь документальное подтверждение — ссылку на приказ или реквизиты документа․
- Вносить исправления задним числом․ Все исправления должны датироваться фактической датой их внесения, а не датой ошибочной записи․
Особенности при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России функционирует система электронных трудовых книжек․ Если сотрудник перешел на ЭТК, то бумажная книжка продолжается, но новые записи в нее не вносятся (если работник не отказался от ЭТК)․ В электронной системе отчетности (ЕФС-1) отменить или исправить запись проще: работодатель просто подает корректирующие или отменяющие сведения в Социальный фонд России (СФР)․ Однако принцип остается тем же — нельзя просто удалить данные, необходимо отправить отменяющий или корректирующий пакет документов с указанием причины․
Отмена записи о приеме на работу в трудовой книжке, это строго регламентированная процедура, не допускающая самодеятельности․ Главное правило кадровика: не зачеркивать, а признавать недействительной․ При возникновении ситуаций, требующих отмены записи (будь то опечатка или аннулирование трудового договора), необходимо обязательно издать соответствующий приказ и внести корректную формулировку в трудовую книжку со ссылкой на этот документ․ Это обеспечит юридическую чистоту документа и убережет работодателя от претензий со стороны контролирующих органов и самого работника․