Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой эквивалент бумажной трудовой книжки, которую теперь ведут работодатели в системе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) -. В случае ошибок, недопущенных кадровых событий или изменений в статусе сотрудника необходимо отменить запись в ЭТК. Ниже приведено пошаговое руководство, как это сделать, а также юридические нюансы, которые стоит учитывать.
Юридические основания для отмены записи
- При ошибке в данных (например, неверная дата приема, перевод или увольнение).
- При признании записи недействительной судом, контролирующим органом или работодателем.
- При необходимости корректировки сведений о трудовой деятельности в соответствии с приказом Минтруда РФ от № 713.
В графе «10 – Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» ставится символ «Х», который сигнализирует о том, что запись считается отмененной.
Что понадобится перед отменой записи
- Доступ к 1С:ЗУП 8 с правами администратора или специалиста по кадрам.
- Номер сотрудника и дата, к которой относится запись.
- Форма ЕФС‑1 (Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности).
- Подтверждение о корректировке (если требуется).
Пошаговый процесс отмены записи в 1С:ЗУП 8
Открываем раздел «Отчетность» → «Справки» → «Электронные трудовые книжки»
В разделе «Отчетность» выберите пункт «Справки», затем «Электронные трудовые книжки». В открывшемся окне выберите нужного сотрудника.
Формируем «Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип документа «Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (раздел «Отчетность» → «Справки» → «Электронные трудовые книжки»). В открывшемся окне укажите:
- Номер сотрудника.
- Дата заявления.
- Сведения о заявлении, которое вы хотите отменить.
Заполняем форму ЕФС‑1
В форме ЕФС‑1 необходимо:
- Выбрать пункт «Отзыв».
- Указать номер и дату оригинального заявления, которое отменяется.
- В графе «Признак отмены» поставить символ «Х».
- При необходимости добавить корректированные сведения в следующей строке.
Сохраняем и подписываем документ
После заполнения формы нажмите «Сохранить» и подпишите документ (если у вас настроена электронная подпись). Система автоматически отразит отмену записи в ЭТК.
Проверяем результат
Вернитесь в раздел «Электронные трудовые книжки» и откройте карточку сотрудника. В списке кадровых событий найдите отмененную запись – в графе «10» должна быть отметка «Х». Если запись не отобразилась, проверьте, что вы выбрали правильный документ и что система не отложила обновление.
Практические советы и рекомендации
- Сохраняйте копии всех документов. Даже если система автоматически обновляет данные, храните PDF‑копии заявлений и отзывов;
- Проверяйте корректность даты. Ошибки в датах часто приводят к необходимости повторной отмены.
- Обучайте персонал. Регулярные тренинги по работе с 1С:ЗУП помогут избежать ошибок.
- Контролируйте доступ. Ограничьте права на редактирование ЭТК только для квалифицированных кадровых специалистов.
Частые ошибки при отмене записи
- Неправильный выбор заявления в форме ЕФС‑1.
- Отсутствие символа «Х» в графе «10».
- Необновление данных в системе из-за кэширования.
- Отсутствие подписи или неверная подпись.
Отмена записи в электронной трудовой книжке в 1С:ЗУП 8 – это простая, но важная процедура, требующая соблюдения юридических требований и точного заполнения форм. Следуя приведённым шагам, вы сможете быстро и корректно отразить изменения в кадровых данных, сохранив юридическую чистоту и актуальность сведений о трудовой деятельности сотрудников.
Ссылки и источники
- Приказ Минтруда РФ от № 713 – «Об утверждении порядка ведения электронной трудовой книжки».
- Судебная практика по отмене недействительных записей в ЭТК (2023‑2024).
- Документация 1С:ЗУП 8 – раздел «Отчетность» → «Справки» → «Электронные трудовые книжки».