В процессе работы сотрудник может потребовать выдать ему трудовую книжку или отправить её по почте. Такое действие регулируется Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации. Ниже представлен подробный образец заявления, а также пошаговая инструкция, как правильно оформить и отправить документ.
Почему может потребоваться отправка трудовой книжки по почте?
- Сотрудник ушёл в отпуск, уволился или переводится в другой отдел.
- Необходимо передать документ в другую организацию (например, при трудоустройстве в новой компании).
- Требуется подтверждение факта работы для получения льгот, компенсаций или иных выплат.
В таких случаях удобнее отправить трудовую книжку по почте, чтобы избежать личных визитов и сэкономить время.
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 64, 65) работодатель обязан выдавать сотруднику его трудовую книжку в случае окончания отношений по инициативе работодателя или по соглашению сторон. При необходимости документ может быть отправлен по почте, однако работодатель должен:
- Подтвердить факт отправки (через опись, уведомление о вручении и т.п.).
- Убедиться, что отправление осуществляется в срок, установленный внутренними нормативными актами.
- Сохранить копию заявления и подтверждающих документов.
Если в коллективном договоре или локальном нормативном акте указаны дополнительные требования – они должны соблюдаться.
Образец заявления
Ниже – пример заявления на отправку трудовой книжки по почте. Текст можно адаптировать под конкретные условия.
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче и отправке трудовой книжки по почте Я, ФИО Фамилия Отчество, паспорт: серия №, выдано ОВД, место жительства: адрес, работаю в организации «Название организации» c даты начала работы по дату окончания отношений (или «в настоящее время»). В связи с окончанием трудовых отношений прошу выдать мне мою трудовую книжку и отправить её по почте на указанный ниже адрес. Адрес для отправки: ___________________________________________________________________________ Срок отправки: до __.__.____ (укажите желаемую дату). Прошу подтвердить получение заявления и уведомить о дате отправки документа. С уважением, _____________________ (подпись) ФИО Фамилия Отчество Контактный телефон: ________________ Электронная почта: ________________
Важно: подпись должна быть оригинальной, а в тексте заявления указаны все необходимые реквизиты.
Как правильно оформить отправку
Подготовка документа
- Убедитесь, что в трудовой книжке нет пробелов, исправлений и лишних пометок.
- Проверьте, что на последней странице поставлена подпись руководителя и печать организации.
- Сделайте копию документа для собственного архива.
Выбор способа отправки
- Заказное письмо с уведомлением о вручении – самый надёжный способ, позволяющий отследить факт получения.
- Почта России «Заказное письмо с описью» – альтернатива, если требуется подтверждение факта передачи.
- Курьерская служба (Доставка «Срочная», «Экспресс») – при необходимости ускорить процесс.
Оформление конверта
- На внешней стороне конверта укажите получателя (ФИО, адрес).
- В левом верхнем углу напишите «Заявление о выдаче и отправке трудовой книжки».
- Вложите в конверт оригинал заявления и копию трудовой книжки (если требуется).
Сохранение подтверждения
После отправки сохраните:
- Квитанцию об оплате отправки.
- Номер отслеживания посылки.
- Копию заявления с подписью.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отправить трудовую книжку без заявления? – Нет, без письменного запроса работодатель обычно не передаёт документ по почте.
- Сколько дней уходит на обработку заявления? – Внутренние регламенты организации устанавливают срок (чаще 3–5 рабочих дней).
- Что делать, если посылка потерялась? – При наличии подтверждения отправки (квитанция, номер отслеживания) можно потребовать повторную выдачу документа;
- Нужна ли подпись работодателя в заявлении? – Подпись работодателя не обязательна, но удобно указать его ФИО и должность.
Заявление на отправку трудовой книжки по почте – простой, но важный документ, позволяющий корректно оформить передачут документа в случае окончания трудовых отношений. Соблюдая вышеописанные рекомендации, вы сможете:
- Сохранить доказательства отправки и получения.
- Избежать недоразумений и задержек.
- Своевременно получить необходимые подтверждения для дальнейших действий.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров или к юридическому консультанту организации.
Автор статьи: HR‑отдел компании «Пример».
Дата публикации: 22 мая 2026 г.