Если вы хотите отправить свою трудовую книжку по почте (например, для передачи в новую организацию, в архив или в органы соцстраха), важно оформить заявление правильно. Ниже представлен подробный образец, который можно адаптировать под свои нужды.
Что нужно подготовить
- Саму трудовую книжку (в оригинале или в копии, если это разрешено)
- Заявление о отправке (шаблон ниже)
- Конверт с получателем (если отправляете в другую организацию)
- Квитанцию о оплате услуг Почты России (при необходимости)
Образец заявления
Заполнить заявление можно в свободной форме, но обычно используют следующую структуру:
Заявление о направлении трудовой книжки по почте От: [ФИО получателя] Адрес: [полный почтовый адрес] Кому: [Наименование организации / ФИО получателя] Адрес: [полный почтовый адрес] Я, [ФИО], паспорт [серия и номер], выдан [кем и когда], заявляю о направлении моей трудовой книжки по почте в указанный выше адрес. Причины отправки: [например, передача в новую организацию, архивирование и т.д.] Прошу отправить документ по рекомендованному письму с уведомлением о вручении (или по заказному письму). Подпись: ______________________
Как правильно оформить
- Шапка заявления – укажите, что это «Заявление о направлении трудовой книжки по почте».
- Данные отправителя – ФИО, паспортные данные, контактный телефон.
- Данные получателя – полное название организации, ФИО, адрес.
- Дата – указывайте текущую дату.
- Причина отправки – кратко опишите, зачем нужен документ.
- Тип отправки – выберите «рекомендованное письмо с уведомлением» или «заказное письмо».
- Подпись – поставьте свою подпись в конце.
Как отправить
После заполнения заявления и подготовки документов:
- Положите трудовую книжку в конверт, закройте его.
- Вложите заявление (можно распечатать или написать вручную).
- Отнесите пакет в отделение Почты России.
- Оплатите услугу (рекомендованное письмо с уведомлением или заказное письмо).
- Сохраните квитанцию и номер отправления – они пригодятся для отслеживания.
Отслеживание отправления
Для большинства видов отправлений (рекомендованное, заказное) доступно отслеживание по номеру. Введите номер в онлайн‑службу Почты России, чтобы убедиться, что документ доставлен получателю.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отправить копию трудовой книжки? Да, если работодатель или получатель согласился с этим.
- Нужен ли оригинал? Оригинал обычно требуется, но в некоторых случаях допускается копия с нотариальным заверением.
- Сколько стоит отправка? Стоимость зависит от выбранного типа отправления и веса документа.
- Что делать, если письмо не дошло? Сохраните номер отправления и обратитесь в отделение Почты России для расследования.
Соблюдая данный шаблон и рекомендации, вы сможете без проблем отправить свою трудовую книжку по почте, сохранив все необходимые документы и подтверждения.