Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную деятельность работника․ При увольнении или по другим причинам сотрудник может не получить её лично в последний рабочий день․ В таком случае работодатель имеет право направить трудовую книжку по почте, получив предварительное письменное согласие сотрудника․ Ниже подробно описан порядок действий, правовые основания и примерный образец заявления․
Правовая база
- Федеральный закон от № 126‑ФЗ «О связи» – определяет понятие оператора почтовой связи, услуги которого могут быть использованы для отправки трудовой книжки․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 84;1) – устанавливает обязанность работодателя выдать трудовую книжку работнику в день увольнения либо в течение трёх рабочих дней после получения письменного согласия на её отправку иным способом․
- Постановление Правительства РФ от № 225 – регламентирует порядок ведения и хранения трудовых книжек․
Важно: трудовое законодательство не содержит утверждённого образца заявления о направлении трудовой книжки по почте, поэтому документ составляется в свободной форме, но должен включать обязательные реквизиты․
Пошаговая инструкция для работника
- Получите уведомление от работодателя с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте․
- Согласитесь на почтовую отправку и укажите точный адрес доставки (индекс, область, город, улица, дом, квартира)․
- Составьте заявление в письменном виде (можно от руки или на компьютере)․
- Подпишите заявление и, при необходимости, приложите копию паспорта (для подтверждения личности)․
- Отправьте заявление работодателю любым удобным способом: заказным письмом с уведомлением о вручении, курьерской службой или электронной почтой (если работодатель принимает электронные документы)․
- Дождитесь отправки трудовой книжки – по закону она должна быть выслана в течение трёх рабочих дней после получения вашего согласия․
Обязательные элементы заявления
- Наименование документа – «Заявление на отправку трудовой книжки по почте»․
- Дата и место составления․
- ФИО заявителя полностью․
- Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан)․
- Наименование организации‑работодателя и её адрес․
- Просьба отправить трудовую книжку по указанному почтовому адресу․
- Полный почтовый адрес получателя (с индексом)․
- Согласие на обработку персональных данных (при необходимости)․
- Подпись заявителя и расшифровка подписи․
Образец заявления
Заявление на отправку трудовой книжки по почте
г․ Москва, 21 мая 2026 г․
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 45 № 123456, выдан ОВД Центрального района г․ Москвы , residing at: 123456, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 45․
Прошу направить мою трудовую книжку по почте на следующий адрес:
123456, г․ Санкт‑Петербург, пр․ Невский, д․ 5, кв․ 12, получатель: Иванов Иван Иванович․
Согласен(на) на обработку моих персональных данных в целях отправки трудовой книжки․
Подпись: ___________________ /Иванов И․И․/
Приложение: копия паспорта (стр․ 2‑3)․
Полезные советы
- Отправляйте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении – так вы получите доказательство его получения работодателем․
- Сохраняйте копию отправленного заявления и квитанцию об отправке․
- Если работодатель требует оформить заявление в определённом формате (например, на фирменном бланке), уточните это заранее․
- При отправке трудовой книжки почтой рекомендуется использовать ценное письмо с описью вложения, чтобы иметь возможность отслеживать её перемещение и получить подтверждение вручения․
- Сроки: после получения вашего согласия работодатель обязан выслать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней․ Если срок нарушён, вы можете обратиться в трудовую инспекцию или суд․
Написание заявления на трудовую книжку по почте – простая процедура, требующая внимательного заполнения всех обязательных реквизитов и соблюдения установленных сроков․ Следуя представленной инструкции и используя приведённый образец, вы сможете без труда оформить документ и обеспечить получение своей трудовой книжки в удобное для вас время и место․