После расторжения трудового договора каждый сотрудник имеет право получить свою трудовую книжку․ Иногда это невозможно сделать лично: сотрудник может находиться в больнице, находиться в отъезде или просто отказаться от получения документа в последний рабочий день․ В таких случаях трудовую книжку можно отправить заказным письмом․ Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления заявления и практические рекомендации для работодателя и работника․

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ:

• Статья 62 – работодатель обязан в день увольнения выдать трудовую книжку и все расчётные документы․
• Статья 84․1 – работодатель обязан известить бывшего сотрудника в письменном виде о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте․

Если работник не может получить книжку лично, он должен предоставить письменное согласие на её отправку заказным письмом․ Без такого согласия работодатель не имеет права пересылать документ․

Когда необходимо отправлять трудовую книжку по почте

Отправка трудовой книжки по почте применяется в следующих ситуациях:

1. Сотрудник находится в длительном отпуске (отпуск без сохранения места работы, больничный, декрет)․
2. Работник переехал в другой регион и не может прийти в офис в последний рабочий день․
3. Сотрудник отказался от получения книжки лично по личным причинам․
4. Работодатель ошибся в адресе или уведомление не дошло до работника․

Кто может оформить заявление

Заявление может написать:

• Сам сотрудник (в свободной форме)․
• Законный представитель (если работник несовершеннолетний или недееспособный)․
• Работодатель (в виде уведомления о необходимости дать согласие)․

Как правильно оформить заявление

Для того чтобы работодатель мог отправить трудовую книжку, заявление должно содержать следующие реквизиты:

Важно: заявление должно быть подписано обеими сторонами – работником (согласие) и работодателем (уведомление)․ Без подписи работника документ считается недействительным․

Образец заявления (согласие работника)

ООО "Пример"
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1

«23» мая 2026 г․

Кому: Директору ООО "Пример"
Иванову И․И․

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Петров Петр Петрович, паспорт: 45 12 345678, выдан г․ УФМС России по г․ Москве,
проживающий по адресу: 123456, г․ Москва, ул․ Дальняя, д․ 10, кв․ 5,
прошу направить мою трудовую книжку (серия 01 № 123456) заказным письмом
по адресу, указанному выше, после завершения расчётов по увольнению․
Согласен оплатить расходы по отправке, если они не покрываются работодателем․

Перечень прилагаемых документов:
Копия приказа об увольнении № 45 от г․;
Справка о расчёте (выплата заработной платы, компенсаций);
Копия паспорта․

Подпись ______________________
(Петров П․П․)

Если работодатель оформляет уведомление о необходимости дать согласие, образец выглядит так:

ООО "Пример"
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1

«23» мая 2026 г․
Сотруднику: Петрову П․П․
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Дальняя, д․ 10, кв․ 5


УВЕДОМЛЕНИЕ
В соответствии со ст; 84․1 ТК РФ информируем Вас о необходимости
явиться за трудовой книжкой в течение 3 рабочих дней
либо предоставить письменное согласие на её отправку заказным письмом
по указанному выше адресу․

С уважением,
____________________
(Иванов И․И․, директор)

Порядок действий работодателя

1. Уведомление сотрудника․ За 3 рабочих дня до увольнения работодатель направляет письменное уведомление о необходимости получения трудовой книжки․
2. Получение согласия․ Если сотрудник не может прийти, он подписывает заявление‑согласие (см․ образец выше)․
3. Подготовка к отправке․
   • Составить опись вложения (в ней указывается название документа – «Трудовая книжка», Ф․И․О․ владельца, номер книжки)․
   • Упаковать книжку в конверт, добавить копию приказа об увольнении․
   • Отправить заказным письмом с объявлением о вручении (РПО)․
4. Сохранить подтверждения․ Сохранить копию описи, почтовый штемпель с датой отправки и трек‑номер․
5. Информировать сотрудника․ Сообщить трек‑номер и срок доставки (обычно 3–5 дней)․

Что делает сотрудник после получения книжки

• Проверить целостность и наличие всех записей (дата приема, переводы, увольнение)․
• Подписать полученную книжку в графе «Получено» (если это предусмотрено)․
• Сохранить копию полученного письма (при необходимости – для подтверждения факта получения)․
• В случае обнаружения ошибок – в течение 5 дней написать заявление об исправлении записей․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку обычным письмом?

Нет․ Трудовая книжка – документ, содержащий персональные данные и важные записи о трудовой истории․ По закону её следует отправлять заказным письмом с объявлением о вручении или курьерской службой, требующей подписи получателя․

Кто несёт расходы на отправку?

Если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации, расходы несёт работодатель․ При желании работник может согласиться оплатить их самостоятельно․

Что делать, если письмо не дошло?

Работодатель обязан повторно отправить книжку, предварительно уточнив правильность адреса․ При повторных неудачах рекомендуется использовать курьерскую службу с обязательным подтверждением личности получателя․

Можно ли отправить электронную копию трудовой книжки?

Электронная копия не заменяет оригинал․ Трудовая книжка в бумажном виде остаётся обязательным документом, который работодатель обязан выдать․

Где скачать готовые бланки

Для удобства вы можете скачать готовые формы в формате Word или PDF по следующим ссылкам (примерные ссылки, замените на актуальные):

• Бланк заявления‑согласия (DOCX)
• Уведомление работодателя (PDF)
• Опись вложения (DOCX)

Отправка трудовой книжки по почте – процесс, требующий чёткого соблюдения законодательных требований и документального оформления․ Правильно составленное заявление, уведомление и опись вложения позволяют избежать споров и гарантировать, что важный документ будет доставлен получателю в целости и сохранности․

Помните, что без письменного согласия работника отправка трудовой книжки невозможна, а любой отказ от получения документа в последний рабочий день должен быть зафиксирован в письменной форме․