Важно! С 1 января 2021 года в России действует обязательное требование об оформлении трудовых отношений с использованием электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в ЭТК, а бумажная трудовая книжка (ТК) выдается сотруднику по его заявлению. При этом отчетность в ПФР сдается в установленном порядке, в т.ч. через форму СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые Пенсионному фонду Российской Федерации).
Что такое СЗВ-ТД и зачем она нужна?
Форма СЗВ-ТД — это отчетная форма, которую работодатель ежемесячно (или при увольнении) направляет в Пенсионный фонд. В ней содержатся ключевые сведения о трудовой деятельности работника:
- СНИЛС, ФИО, дата рождения.
- Сведения о каждом месте работы: дата начала и окончания, должность, подразделение, основание увольнения.
- Суммы выплат, учитываемые для страхового стажа.
Эти данные формируют индивидуальный лицевой счет работника в ПФР и используются для расчета пенсии.
Если сотрудник подал заявление на переход с бумажной ТК на ЭТК, это не меняет порядок заполнения СЗВ-ТД. Все сведения о трудовой деятельности (включая периоды работы по бумажной ТК) должны быть переданы в ПФР в электронном виде. Вот что нужно сделать:
Получите и сохраните заявление сотрудника
Заявление о переходе на ЭТК (или о выдаче бумажной ТК) — это внутренний документ работодателя. Его не нужно отправлять в ПФР. Однако его наличие обязательно для подтверждения корректности действий.
Убедитесь, что все периоды работы внесены в ЭТК
Работодатель обязан перенести все сведения из бумажной ТК (если она была) в электронную. Это включает:
- Дату приема на работу.
- Должность, подразделение.
- Дату увольнения (если сотрудник увольняется в период перехода).
- Основание увольнения (при увольнении).
Заполняйте СЗВ-ТД как обычно
При формировании отчета (ежемесячно или при увольнении) указывайте данные в те же разделы, что и для сотрудника с бумажной ТК. Ключевые поля:
| Раздел СЗВ-ТД | Что указывать | Особенности при переходе на ЭТК |
|---|---|---|
| Раздел 1 (Сведения о работнике) | СНИЛС, ФИО, дата рождения. | Без изменений. |
| Раздел 2 (Сведения о трудовой деятельности) | Дата начала/окончания работы, должность, подразделение, основание увольнения (код). | Указывайте данные, которые есть в ЭТК. Если сотрудник работает и по бумажной, и по электронной книжке одновременно (например, в период перехода), отражайте оба периода как непрерывную трудовую деятельность. |
| Раздел 3 (Сведения о выплатах) | Суммы, начисленные за отчетный период, учитываемые для страхового стажа. | Без изменений. Учитывайте все выплаты, независимо от вида ТК. |
При увольнении сотрудника с ЭТК
Если сотрудник увольняется после перехода на ЭТК:
- В разделе 2 СЗВ-ТД укажите дату увольнения и код основания увольнения (например, 3 — по соглашению сторон, 11 — по инициативе работника и т.д.).
- В разделе 3 укажите начисленные за период работы (до даты увольнения) суммы.
- Если сотрудник запросил выдачу бумажной ТК на руки, работодатель обязан ее оформить и выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления. При этом сведения в ПФР передаются только в электронном виде (через СЗВ-ТД).
Передача отчета в ПФР
СЗВ-ТД формируется и передается в ПФР в установленном порядке (через интернет-сервисы, например, «СБИС», «Контур.Эльба» и др.) или на бумажном носителе (для небольших организаций). Формат отчета не зависит от вида трудовой книжки сотрудника.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Не отражают в СЗВ-ТД период работы, который был только по бумажной ТК, до перехода на ЭТК.
Решение: Все периоды работы, имеющиеся у сотрудника, должны быть внесены в ЭТК и, соответственно, переданы в ПФР через СЗВ-ТД. Даже если бумажная ТК «закрыта», данные из нее переносятся в электронную. - Ошибка: Путаница с датами. Указывают дату подачи заявления на переход вместо даты фактического начала ведения ЭТК.
Решение: В ЭТК и СЗВ-ТД указывайте дату, с которой работодатель начал вести сведения в электронном виде (обычно это дата приема на работу или дата, следующая за датой подачи заявления, если сотрудник уже работал). - Ошибка: Сотруднику выдают бумажную ТК, но не передают сведения о его работе в ПФР.
Решение: Выдача бумажной ТК не освобождает работодателя от обязанности передавать данные в ПФР. Все сведения должны быть в ЭТК и в отчетах СЗВ-ТД.
Краткая памятка: что делать при переходе на ЭТК
- Получить от сотрудника заявление о переходе на ЭТК (или о выдаче бумажной ТК).
- Перенести все сведения из бумажной ТК (если есть) в электронную.
- При формировании СЗВ-ТД (ежемесячно или при увольнении) указывать данные из ЭТК в стандартном порядке.
- При увольнении — указать дату увольнения и код основания.
- Передать отчет в ПФР в установленном формате.
- При запросе сотрудника — выдать ему бумажную ТК с внесенными сведениями (включая записи до перехода на ЭТК).
Переход сотрудника на электронную трудовую книжку, это внутренняя процедура работодателя, которая не меняет принципов заполнения и передачи отчета СЗВ-ТД в ПФР. Главное — обеспечить полноту и достоверность сведений в ЭТК, так как именно на ее основе формируется отчет. Все периоды работы, независимо от вида ТК, должны быть отражены в Пенсионном фонде для корректного расчета страхового стажа и будущей пенсии.
Примечание: Настоящая статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным нормативным актам (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 906н) или консультироваться с юристом.