Переименование организации — это распространенный юридический процесс, который может быть связан с реорганизацией, сменой собственника или просто изменением организационно-правовой формы (например, переход с ООО на АО). Однако для работников отдела кадров и бухгалтерии это означает необходимость правильно оформить документы, и в первую очередь — внести запись об изменении наименования предприятия в трудовую книжку.

Самое главное помнить, что трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Любые неточности или ошибки в записях могут привести к серьезным проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа. Поэтому изменение наименования работодателя должно быть отражено строго по правилам законодательства.

Нормативная база

В настоящее время процедура ведения трудовых книжек регулируется:

• Статьей 66 Трудового кодекса РФ.
• Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н (именно он пришел на смену старым Правилам и Инструкциям).

Согласно пункту 25 данного Порядка, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также сведения о награждении за трудовые заслуги. Что касается изменения наименования организации, то эта информация фиксируется в специальном разделе, предназначенном для сведений о работе.

Основные правила внесения записи

При изменении наименования работодателя важно соблюдать несколько ключевых принципов:

1. Запись не нумеруется. В графе 1 (№ записи) номер не ставится. Это логично, ведь смены работодателя не происходит, работник продолжает трудиться на том же рабочем месте, просто у компании появилось новое название.
2. Указывается дата изменения. В графах 2 и 3 (по старому формату — графа 2 «Дата») проставляется дата, с которой организация сменила свое наименование (как правило, это дата внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ).
3. Формулировка записи. В графе 3 (сведений о работе) в виде заголовка указывается новое наименование предприятия. Под ним делается отметка о старом названии.
4. Основание для записи. В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ руководителя или иное решение работодателя).

Пошаговая инструкция: как сделать запись

Рассмотрим алгоритм действий специалиста кадровой службы шаг за шагом:

Шаг 1. Получение документального подтверждения

Прежде чем делать запись, необходимо иметь на руках законное основание. Это может быть:

• Лист записи ЕГРЮЛ, подтверждающий внесение изменений в учредительные документы.
• Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о вступлении в силу нового наименования.

Шаг 2. Оформление раздела «Сведения о работе»

Открываем трудовую книжку на развороте раздела «Сведения о работе» и действуем по следующей схеме:

• В графе 2 ставим дату изменения наименования (например: ).
• В графе 3 сначала пишем новое наименование организации полностью (например: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»). Под этой строкой делаем запись: «Закрытое акционерное общество «Альфа» переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» с 15 апреля 2026 года».
• В графе 4 указываем реквизиты приказа работодателя, на основании которого внесена данная запись (например: Приказ от № 45-к), или дату и номер листа записи ЕГРЮЛ.

Шаг 3. Внесение записи в дубликат (если требуется)

Если работник просит выдать дубликат трудовой книжки, записи в нем делаются по тем же правилам, с обязательным отражением факта переименования компании, если это имело место в период работы сотрудника.

Частые ошибки и как их избежать

Несмотря на кажущуюся простоту, кадровики часто допускают ошибки. Вот самые распространенные из них:

1. Присвоение записи порядкового номера. Это грубая ошибка. Смена названия — это не новое событие трудовой деятельности (как прием или перевод), а лишь изменение юридического статуса работодателя.
2. Зачеркивание старого наименования. В трудовой книжке зачеркивать ранее внесенные записи нельзя (за исключением персональных данных на титульном листе). Старое название должно сохраниться, а новое — быть внесенным особым образом, как описано выше.
3. Неверное указание даты. Дата в графе 2 должна совпадать с официальной датой смены наименования, а не с датой, когда кадровик наконец-то добрался до трудовых книжек.
4. Отсутствие основания в графе 4. Каждая запись должна быть подтверждена документально. Пустая графа 4 делает запись недействительной.

Что делать, если допущена ошибка?

Если запись об изменении наименования внесена с ошибкой (например, указан неверный номер приказа или опечатка в названии), ее необходимо признать недействительной. Для этого в графе 1 ставится следующий порядковый номер, в графе 2 — текущая дата, а в графе 3 пишется: «Запись за номером [таким-то] недействительна». После этого вносится правильная запись.

Однако важно помнить: если вы просто забыли внести запись о переименовании компании, а сотрудник уже уволился, вы можете дополнить его трудовую книжку этой информацией, выслав ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее пересылку по почте (в случае увольнения). Если работник еще трудится у вас, запись вносится в любой момент текущей работы.

Электронные трудовые книжки (ЕФС-1)

Не стоит забывать, что с 2020 года в России внедрен проект электронных трудовых книжек (сейчас это отчет ЕФС-1). При изменении наименования предприятия работодатель обязан подать соответствующие сведения в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. В электронном формате алгоритм несколько иной: кадровик просто выбирает код мероприятия и указывает новое наименование, система сама связывает старые и новые данные по ИНН и ОГРН работодателя.

Изменение наименования предприятия в трудовой книжке — это процедура, требующая аккуратности и знания нормативных актов. Главное — не нумеровать запись, не зачеркивать старое название и всегда опираться на официальные документы (приказ и выписку из ЕГРЮЛ). Правильное ведение трудовой книжки сегодня — это гарантия спокойной пенсии для работника и отсутствие штрафов и судебных исков для работодателя завтра.