С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2026 года переходный период завершён, и ведение трудовых стажей в электронном виде стало обязательным для всех работодателей. Бумажная трудовая книжка теперь выдаётся только по письменному заявлению работника. Это значит, что при устройстве на новую работу вы, скорее всего, будете взаимодействовать с работодателем через электронную систему.
В этой статье подробно разберём, как правильно отправить свою электронную трудовую книжку новому работодателю, какие шаги нужно предпринять сотруднику и каковы обязанности компании.
Ключевые принципы системы ЭТК
- Хранитель данных: Все сведения о вашем трудовом стаже хранятся в Пенсионном фонде России (ПФР), который с 2023 года реорганизован в Социальный фонд РФ (СФР).
- Источник информации: Данные в ЭТК формирует и передаёт в СФР ваш текущий или предыдущий работодатель.
- Доступ для работника: Вы можете в любой момент получить выписку из своей ЭТК через портал Госуслуг (в разделе услуг ПФР/СФР) или в отделении СФР/МФЦ.
- Отсутствие «бумажного носителя»: Если вы перешли на ЭТК, у вас на руках нет физической книжки. Вся информация — в цифровом виде в системе СФР.
Пошаговая инструкция для сотрудника: как передать данные новому работодателю
Шаг 1: Получите выписку из своей электронной трудовой книжки
Это основной документ, подтверждающий ваш стаж и трудовую деятельность. Получить его можно тремя основными способами:
- Через портал Госуслуг (самый удобный способ):
- Авторизуйтесь на gosuslugi.ru.
- В разделе «Услуги» найдите подраздел «Пенсионный фонд России» (или «Социальный фонд РФ»).
- Выберите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Система сформирует документ в формате PDF. Сохраните его на устройстве.
- В отделении МФЦ:
- Обратитесь в любое МФЦ с паспортом.
- Закажите выписку из ЭТК. Срок изготовления, обычно до 5 рабочих дней.
- Через личный кабинет на сайте СФР (если у вас есть учётная запись).
Шаг 2: Передайте выписку новому работодателю
Здесь есть два основных варианта, в зависимости от политики компании:
- Загрузка в систему кадрового учёта (HR-систему): Многие современные компании используют онлайн-сервисы (например, СБИС, Контур.Экстерн, 1С:ЗУП). Вам будет предложено загрузить файл с выпиской в личный кабинет сотрудника или в специальный раздел при приёме на работу.
- Направление по электронной почте: Если такой возможности в HR-системе нет, вы можете отправить выписку на корпоративную почту отдела кадров или будущего непосредственного руководителя. Важно: Уточните у работодателя, на какой именно email и в каком формате (PDF) нужно отправить документ.
Примечание: В некоторых случаях новый работодатель может запросить у вас не выписку, а просто СНИЛС. Тогда он самостоятельно запросит ваши данные из ЭТК в СФР через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Но на практике чаще всего требуется именно выписка для первичного занесения данных в свою систему.
Обязанности работодателя при приёме на работу сотрудника с ЭТК
Новый работодатель не может «отправить» вашу старую ЭТК. Его задачи:
- Получить от вас выписку (как описано выше) или запросить данные через СМЭВ, имея ваше согласие (СНИЛС).
- Внести ваши данные в свою систему учёта (например, в 1С).
- Сформировать и отправить в СФР сведения о вашем приёме с помощью утверждённой формы ЕФС-1 (с 1 января 2023 года). В этих сведениях будет указано, что вы ведёте трудовую книжку в электронном виде.
Важно! Если у вас на момент устройства на новую работу ещё сохраняется бумажная трудовая книжка (вы не подавали заявление об отказе от неё), вы должны физически передать её новому работодателю. Он обязан сделать в ней запись о приёме на работу и ввести соответствующие данные в ЭТК через ЕФС-1.
Что делать, если вы ранее отказались от бумажной книжки?
Если вы уже ранее написали заявление об отказе от бумажной трудовой книжки своему прошлому работодателю, то:
- Все ваши записи находятся только в ЭТК.
- Бумажной книжки у вас нет.
- Для нового работодателя вы предоставляете только выписку из ЭТК (через Госуслуги или МФЦ).
- Прошлый работодатель уже передал все сведения о вас в СФР.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Сотрудник не получает выписку, а просто сообщает СНИЛС новому работодателю, надеясь, что тот всё сам сделает.
Решение: Получите выписку самостоятельно и передайте её. Это гарантирует, что у вас на руках есть актуальная информация о вашем стаже на момент ухода с прошлого места работы. - Ошибка: Отправка выписки в ненадёжном формате (например, скриншот вместо PDF-файла).
Решение: Всегда отправляйте оригинальный PDF-файл, сформированный системой Госуслуг или МФЦ. - Ошибка: Работник, имеющий бумажную книжку, не передаёт её новому работодателю.
Решение: Помните: если у вас есть бумажная книжка, вы обязаны передать её при приёме на работу. Новый работодатель сделает в ней запись и параллельно обновит ЭТК.
Краткая памятка-схема
- Сотрудник: Получает выписку из ЭТК через Госуслуги или МФЦ.
- Сотрудник: Передаёт выписку (PDF) новому работодателю (в HR-систему или на email).
- Работодатель: Принимает выписку, вносит данные в кадровую систему.
- Работодатель: Формирует и отправляет в СФР сведения о вашем приёме по форме ЕФС-1.
- Результат: Ваша электронная трудовая книжка в СФР обновлена, и ваш стаж продолжает учитываться.
Отправка электронной трудовой книжки новому работодателю — это, по сути, предоставление выписки из неё. Процесс полностью цифровой и находится в ваших руках. Главное, не полагаться на автоматическую передачу данных между старым и новым работодателем, а взять инициативу в свои руки: получить выписку и передать её в отдел кадров. Это защитит ваши права на учёт стажа и обеспечит непрерывность пенсионных отчислений.
Настоящая статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов всегда обращайтесь к специалистам по кадрам вашей организации или в консультационные центры СФР.