С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам — электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ К 2026 году этот процесс уже завершён для новых сотрудников, а для действующих работников переход остаётся добровольным․ Если вы хотите самостоятельно перейти на электронную трудовую книжку, эта статья подробно объяснит, как это сделать правильно, какие документы подготовить и куда подавать заявление․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, награды, увольнения и другие данные․ Информация в ЭТК ведётся работодателем и передаётся в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР)․
Преимущества ЭТК:
- Нет риска потери, порчи или утери документа;
- Доступ к информации — 24/7 через личный кабинет на Госуслугах или в личном кабинете ПФР;
- Упрощённый процесс трудоустройства — новые работодатели мгновенно получают данные о вашей трудовой истории;
- Автоматическое формирование выписок для банков, органов соцзащиты и других учреждений․
Кто может перейти на электронную трудовую книжку?
Переход на ЭТК доступен всем работникам, у которых уже есть бумажная трудовая книжка․ Исключение — лица, которые:
- Работают впервые с 1 января 2021 года — им ЭТК заводится автоматически, бумажная не выдаётся;
- Работают в организациях, где по закону обязательна бумажная трудовая книжка (например, некоторые государственные структуры, если это предусмотрено внутренними регламентами)․
Важно! Переход на ЭТК, это исключительно ваше добровольное решение; Работодатель не имеет права требовать от вас отказа от бумажной книжки․
Пошаговая инструкция: как перейти на электронную трудовую книжку
Шаг 1: Подготовьте заявление
Для перехода на ЭТК необходимо написать письменное заявление на имя работодателя․ Заявление можно подать лично, через почту или в электронном виде (если ваша организация использует электронный документооборот)․
Образец заявления:
Заявление
Я, [ФИО полностью], [дата рождения], паспорт: [серия, номер, кем и когда выдан], работаю в [наименование организации] с [дата трудоустройства] на должности [должность]․
На основании статьи 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу:
Внести запись о переходе на ведение моей трудовой книжки в электронной форме․
Выдать мне на руки бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе на электронный формат․
Подпись: _____________
ФИО: [ФИО полностью]
Вы можете скачать готовый шаблон заявления на сайтах: Госуслуги, ПФР или в кадровых сервисах (например, Nopaper)․
Шаг 2: Подайте заявление работодателю
Подайте заявление в отдел кадров или бухгалтерию вашей организации․ Лучше сделать это вручную под расписку, это защитит ваши права․ Также можно отправить заявление по электронной почте, если в компании есть внутренний регламент на электронный документооборот․
Важно: Работодатель обязан принять заявление и не может отказать в его рассмотрении․
Шаг 3: Работодатель вносит запись и выдаёт бумажную книжку
Согласно статье 66․1 ТК РФ, работодатель обязан:
- В течение 3 рабочих дней с момента получения заявления внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на электронный формат;
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки под расписку․
Запись в трудовой книжке должна быть оформлена по следующему образцу:
«Запись о трудовой деятельности ведется в электронной форме на основании заявления работника․»
Подпись: __________
Печать организации
В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» делается запись:
«Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․»
Шаг 4: Работодатель передаёт данные в ПФР
В течение не позднее 25 числа следующего месяца после получения заявления работодатель обязан направить в Пенсионный фонд форму ЕФС-1 (подраздел 1․1) — это электронный отчёт с данными о вашей трудовой деятельности․
После обработки данных ПФР создаёт вашу электронную трудовую книжку и привязывает её к вашему индивидуальному лицевому счёту (СНИЛС)․
Шаг 5: Проверьте, что ЭТК создана
Через 1–3 недели после подачи заявления вы можете проверить, создана ли ваша электронная трудовая книжка․ Для этого:
- Зайдите на портал Госуслуги (если у вас есть подтверждённая учётная запись);
- Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»;
- Или войдите в личный кабинет на сайте ПФР (через Госуслуги или учётную запись ПФР)․
Если ЭТК уже создана, вы увидите:
- Список всех мест работы;
- Должности и даты приёма/увольнения;
- Награды и поощрения (если они были указаны в бумажной книжке)․
Если данных нет — свяжитесь с кадровой службой вашей организации и уточните, отправлены ли данные в ПФР․
Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода?
После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка остаётся у вас․ Она не уничтожается и не изымается․ Это ваш личный документ, который может понадобиться:
- Для подтверждения стажа при оформлении льгот;
- При обращении в суд или другие инстанции;
- Для получения виз или при переезде за границу․
Храните её в надёжном месте — она имеет юридическую силу и может потребоваться в будущем․
Как получить выписку из ЭТК?
Если вам нужна выписка из электронной трудовой книжки (например, для нового работодателя или банка), вы можете:
- Скачать выписку в электронном виде через Госуслуги или личный кабинет ПФР — она будет содержать электронную цифровую подпись (ЭЦП) и иметь юридическую силу;
- Запросить бумажную выписку в любом офисе ПФР или МФЦ — бесплатно и в течение 3 рабочих дней;
- Отправить выписку работодателю в электронном виде — он может распечатать её или принять в цифровом формате․
Частые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Да, можно․ Если вы передумали, подайте новое заявление работодателю — он обязан снова завести бумажную трудовую книжку и перенести в неё все сведения из ЭТК․ Однако это не рекомендуеться — ЭТК удобнее и безопаснее;
Что будет, если я не подам заявление?
Если вы не подадите заявление, ваша трудовая книжка останется в бумажном формате․ Работодатель продолжит вести её в традиционном виде․ Переход на ЭТК — исключительно ваше право, а не обязанность․
Могут ли меня уволить за отказ от ЭТК?
Нет, это незаконно․ Увольнение за отказ от перехода на электронную трудовую книжку является нарушением трудового законодательства․ Вы можете обратиться в трудовую инспекцию или суд․
Как проверить, что данные в ЭТК верны?
Регулярно проверяйте информацию в личном кабинете Госуслуг или ПФР․ Если обнаружите ошибки (например, неверная дата увольнения или отсутствие места работы), сразу обратитесь в кадровую службу, работодатель обязан исправить данные в течение 5 рабочих дней․
Переход на электронную трудовую книжку — это простой, безопасный и современный способ хранения вашей трудовой истории․ Процедура занимает не более 1–2 недель, а преимущества очевидны: доступ к данным в любое время, защита от потери документов и упрощение процессов при трудоустройстве․
Главное правило: Вы — хозяин своей трудовой истории․ Решать, в каком формате её хранить — только вам․
Если вы уже перешли на ЭТК — поделитесь этим опытом с коллегами․ Если ещё не решили — начните с написания заявления сегодня․ Ваша будущая карьера скажет вам «спасибо»․
📌 Полезные ссылки:
- Госуслуги — Электронная трудовая книжка
- Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
- Шаблоны заявлений о переходе на ЭТК