Дата публикации: 23 мая 2026 года

Актуальность: С 2021 года в России законодательно закреплена обязанность работодателей вести трудовые книжки в электронном формате. Программа 1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом) предоставляет все необходимые инструменты для корректного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки. Она содержит всю информацию о трудовой деятельности сотрудника:

• Места работы;
• Занимаемые должности;
• Награды и поощрения;
• Основания для увольнения;
• Сведения о повышении квалификации.

Все данные хранятся в государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ГИС ЭТК), доступ к которой осуществляется через портал trudvsem.ru.

Почему переход на ЭТК обязателен?

1. Законодательная обязанность: С 1 января 2020 года работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде. С 2021 года при приеме на работу оформляются только электронные трудовые книжки.
2. Цифровизация: Упрощение ведения кадрового учета, снижение риска потери данных, возможность быстрого обмена информацией с госорганами.
3. Удобство для сотрудников: Доступ к своей трудовой книжке в любое время через личный кабинет на портале ГИС ЭТК.

Как перейти на электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП?

Подготовка к переходу

Порядок действий:

• Проверка версии 1С:ЗУП: Убедитесь, что у вас установлена актуальная версия программы (рекомендуется 3.1 или новее).
• Обновление конфигурации: Обновите конфигурацию программы до последней версии через «Помощник обновления».
• Настройка подключения к ГИС ЭТК: В программе необходимо настроить подключение к государственной информационной системе.

Настройка программы 1С:ЗУП для работы с ЭТК

Для корректной работы с электронными трудовыми книжками выполните следующие шаги:

Шаг 1. Настройка параметров учета

1. Откройте 1С:ЗУП и перейдите в раздел «Зарплата» → «Настройки» → «Параметры учета».
2. В разделе «Трудовые книжки» установите флажок «Вести учет в электронном виде».
3. Укажите код ИФНС (инспекции федеральной налоговой службы), к которой относится ваша организация.

Шаг 2. Импорт данных из бумажных трудовых книжек

Если у сотрудников уже есть бумажные трудовые книжки, их данные необходимо перенести в электронный формат:

1. В разделе «Кадры» → «Трудовые книжки» выберите сотрудника.
2. Нажмите «Импортировать данные из бумажной трудовой книжки».
3. Введите данные о стаже сотрудника вручную или загрузите из файла.
4. Проверьте корректность внесенной информации и сохраните данные.

Шаг 3. Настройка обмена с ГИС ЭТК

Для передачи данных в государственную систему необходимо:

1. Получить сертификат электронной подписи (ЭЦП) для вашей организации.
2. Установить сертификат в программу 1С:ЗУП через «Настройки» → «Электронная подпись».
3. Настроить расписание обмена данными с ГИС ЭТК (обычно раз в сутки).

Оформление трудовых отношений с использованием ЭТК

При приеме на работу нового сотрудника:

• В карточке сотрудника установите флажок «Электронная трудовая книжка».
• В трудовом договоре укажите, что трудовая книжка ведется в электронном виде.
• Направьте сотруднику уведомление о переходе на ЭТК (образец можно скачать на сайте trudvsem.ru).

Как оформить уведомление и заявление сотрудника?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан:

• Не позднее 3 дней со дня заключения трудового договора направить сотруднику уведомление о праве выбора формы трудовой книжки.
• Получить от сотрудника письменное заявление о выборе формы трудовой книжки (электронной или бумажной).

Образцы документов:

• Уведомление о праве выбора формы трудовой книжки (Приложение № 2 к Постановлению Правительства РФ от № 710).
• Заявление сотрудника (если он выбирает электронную трудовую книжку).

Пример уведомления:

Типичные ошибки при переходе на ЭТК и как их избежать

Неправильный переход на электронные трудовые книжки может привести к:

• Штрафам со стороны трудовой инспекции;
• Проблемам при проверке данных в ГИС ЭТК;
• Потере данных о трудовом стаже сотрудников.

Распространенные ошибки:

1. Отсутствие уведомления сотрудников: Некоторые работодатели забывают уведомлять сотрудников о праве выбора формы трудовой книжки. Это грозит штрафом до 50 000 рублей.
2. Неправильный перенос данных: Ошибки при вводе данных о стаже могут привести к искажению информации в ГИС ЭТК.
3. Отсутствие электронной подписи: Без ЭЦП невозможно передавать данные в государственную систему.
4. Несвоевременная передача данных: Данные должны передаваться в ГИС ЭТК не реже 1 раза в месяц.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да, сотрудник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель обязан вести обе формы учета (электронную и бумажную).

Как получить доступ к электронной трудовой книжке сотрудника?

Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через:

• Личный кабинет на портале trudvsem.ru;
• Мобильное приложение «Работа в России»;
• Многофункциональные центры (МФЦ).

Что делать, если данные в ЭТК некорректны?

Если сотрудник обнаружил ошибку в своей электронной трудовой книжке, он может:

1. Обратиться к работодателю с просьбой внести исправления;
2. Направить обращение в ГИС ЭТК через личный кабинет;
3. Обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Нужно ли хранить бумажные трудовые книжки после перехода на ЭТК?

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, бумажную можно не хранить. Однако, если сотрудник сохранил бумажную форму, работодатель обязан хранить ее в течение 50 лет.

Переход на электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП — это важный шаг к цифровизации кадрового учета. Правильный переход поможет избежать юридических рисков, упростит ведение учета и обеспечит сотрудников доступом к их трудовой истории в любое время.

Следуйте нашим рекомендациям, своевременно обновляйте программу и не забывайте уведомлять сотрудников о праве выбора формы трудовой книжки. Это позволит вам избежать штрафов и проблем с проверяющими органами.

Полезные ресурсы

• Официальный портал «Работа в России» (ГИС ЭТК)
• Официальный сайт 1С
• Министерство труда и социальной защиты РФ
• Роструд (Федеральная служба по труду и занятости)