С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — новый формат учёта трудового стажа работника, который полностью заменяет бумажный аналог. С 1 января 2026 года переходный период завершён, и все работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном виде, если работник не подал заявление об отказе от ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие кадровые события. Информация формируется и хранится в Единой информационной системе Пенсионного фонда России (ЕИС ПФР).

Преимущества ЭТК:

• Исключает риск потери, порчи или уничтожения документа;
• Упрощает процесс трудоустройства — новые работодатели получают данные автоматически;
• Позволяет работнику в любое время проверить свою трудовую историю через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг;
• Снижает административную нагрузку на кадровые службы компаний.

Кто может подать заявление о переходе на ЭТК?

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде может подать любой работник, независимо от того, работает он по трудовому договору, гражданско-правовому договору или является внешним совместителем. При этом:

• Если работник не подал заявление, работодатель обязан вести ему и бумажную, и электронную трудовую книжку одновременно (до 31 декабря 2025 года — по закону, с 2026 года, только ЭТК).
• Если работник подал заявление — бумажная книжка больше не ведётся, все сведения фиксируются только в электронном виде.

Как подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде подаётся работником напрямую работодателю, не в ПФР. Пенсионный фонд получает информацию автоматически через систему СЗВ-ТД, которую ежемесячно сдают работодатели.

Шаг 1: Подготовьте заявление

Заявление можно подать в произвольной форме, но лучше использовать утверждённый образец, чтобы избежать ошибок. Ниже — рекомендуемый текст заявления:

ЗАЯВЛЕНИЕ

о ведении трудовой книжки в электронной форме
Я, ФИО полностью, паспорт: серия ___ № ______, выдан ___ ___________ 20__ г.,

проживаю по адресу: _______________________________________________________
прошу вести мою трудовую книжку в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ.
Шаг 2: Подайте заявление работодателю
Заявление можно подать одним из следующих способов:

Лично — передать в отдел кадров или бухгалтерию, под роспись в журнале входящей документации.
По электронной почте, если в компании есть внутренний регламент на электронный документооборот (с электронной подписью).
Через личный кабинет на корпоративном портале — если такая возможность предусмотрена.

Важно! Заявление должно быть подписано собственноручно (даже если подаётся в электронном виде, требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работника).
Шаг 3: Работодатель передаёт информацию в ПФР
После получения заявления работодатель обязан в течение не позднее 15 календарных дней с даты подачи заявления:

Заполнить и направить в ПФР форму СЗВ-ТД — сведения о выборе формы ведения трудовой книжки;
Внести отметку в личное дело работника;
Оформить приказ о переходе на ЭТК (по внутреннему регламенту).

ПФР автоматически получает эти данные через систему электронного документооборота. Работнику не нужно обращаться в ПФР лично, всё происходит через работодателя.
Что делать, если у меня уже есть бумажная трудовая книжка?
Если вы уже имеете бумажную трудовую книжку, то после подачи заявления:

Ваша бумажная книжка не изымается — она остаёться у вас на руках как подтверждение трудового стажа до 2020 года;
Все последующие кадровые события (приём, увольнение, перевод и т.д.) будут фиксироваться только в ЭТК;
При увольнении работодатель обязан выдать вам бумажную книжку с последней записью и сформировать электронную выписку о трудовой деятельности, которую вы сможете получить через личный кабинет ПФР или Госуслуг.

Как проверить, что заявление учтено?
Через 1–3 недели после подачи заявления вы можете проверить статус ЭТК:

Зайдите на портал https://es.pfrf.ru (Единая система ПФР).
Авторизуйтесь через Госуслуги (с подтверждённой учётной записью).
Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
Проверьте, есть ли в вашей истории запись о переходе на ЭТК и актуальные сведения о работе.

Если запись отсутствует — свяжитесь с кадровой службой вашего работодателя и уточните, был ли отправлен СЗВ-ТД.
Что будет, если не подать заявление?
С 1 января 2026 года:

Все работодатели обязаны вести трудовые книжки только в электронном виде.
Если работник не подал заявление об отказе от ЭТК, ему автоматически открывается электронная трудовая книжка.
Бумажная книжка, если она у вас есть, остаётся у вас как архивный документ, но новые записи в неё уже не вносятся.

Что делать при увольнении?
При увольнении работодатель обязан:

Выдать вам бумажную трудовую книжку с последней записью (если она у вас есть);
Сформировать и передать вам электронную выписку о трудовой деятельности — её можно получить в личном кабинете ПФР или на Госуслугах;
Отправить в ПФР форму СЗВ-ТД с отметкой об увольнении.

Новый работодатель получит вашу трудовую историю автоматически через ЕИС ПФР — вам не нужно будет предоставлять бумажную книжку, если вы уже перешли на ЭТК.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли подать заявление в ПФР напрямую?
Нет. Заявление подаётся только работодателю. ПФР не принимает заявления от работников напрямую, все данные поступают через работодателя в форме СЗВ-ТД.
Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной?
Да, можно. Если вы уже перешли на электронную трудовую книжку, вы можете подать новое заявление — об отказе от ЭТК и о ведении бумажной. Работодатель обязан оформить это в течение 15 дней и направить новую форму СЗВ-ТД в ПФР.
Какие документы нужны для подачи заявления?
Только паспорт для идентификации. Заявление оформляется на бумаге или в электронном виде с ЭЦП — дополнительные документы не требуются.
Где хранится электронная трудовая книжка?
Все данные хранятся в Единой информационной системе Пенсионного фонда России, в защищённом и зашифрованном виде. Доступ к данным имеют только вы, ваш работодатель и уполномоченные органы (ПФР, ФСС, трудовая инспекция).
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг к цифровизации кадрового учёта в России. Подача заявления о ведении ЭТК — простая, но обязательная процедура, которая защищает ваши права и упрощает трудоустройство в будущем. Главное — не ждать, пока работодатель сам начнёт вести ЭТК: вы сами должны инициировать процесс, подав заявление.
Не забывайте регулярно проверять свою трудовую историю через личный кабинет на Госуслугах или ЕС ПФР. Это поможет вовремя выявить ошибки, пропущенные записи или мошенничество.
Помните: ваш трудовой стаж — ваше будущее; Электронная трудовая книжка — это надёжный инструмент его сохранения.