С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России возникло множество вопросов о том‚ как перенести историю трудовой деятельности‚ отраженную в старых бумажных книжках‚ в новый цифровой формат. Важно понимать: электронная трудовая книжка — это не новая «чистая» книжка‚ а точная цифровая копия всех ваших трудовых записей‚ включая данные о предыдущих местах работы.

Пути внесения записей о предыдущих местах работы

Существует два основных сценария‚ в зависимости от наличия у вас бумажной трудовой книжки и действий предыдущих работодателей.

У вас есть бумажная трудовая книжка с заполненными записями

Это самый распространенный и простой случай; При приеме на новую работу вы обязаны предоставить работодателю свою бумажную трудовую книжку.

1. Передача книжки кадровику. Вы отдаете бумажную книжку в отдел кадров нового работодателя.
2. Внесение записей в ЭТК. Кадровик‚ имея на руках вашу бумажную книжку‚ вносит все имеющиеся в ней записи (как о предыдущих местах работы‚ так и о текущем приеме) в вашу электронную трудовую книжку‚ которая хранится в базе Социального фонда России (СФР).
3. Совершение двух действий одновременно. По закону‚ при приеме на работу кадровик обязан сделать две записи:
   • В вашу бумажную книжку, о приеме на новую работу.
   • В вашу электронную книжку — о приеме на новую работу‚ а также о всех предыдущих работах‚ которые были в бумажном документе.
4. Возврат книжки. После внесения всех записей бумажная трудовая книжка возвращается вам на руки. С этого момента вы можете пользоваться как бумажным‚ так и электронным вариантом (последний можно получить через портал Госуслуг или в СФР).

У вас нет бумажной книжки (утрачена‚ не оформлялась ранее)

Если у вас нет физического документа‚ но у вас есть сведения о трудовой деятельности (например‚ вы помните места работы‚ но нет документов)‚ процесс усложняется.

1. Запрос информации в СФР. Вы можете написать заявление в территориальное отделение СФР (бывший ПФР) о выдаче сведений о трудовой деятельности (ранее — выписка из трудовой книжки). Эти сведения формируются на основе данных‚ которые хранятся в СФР от всех ваших прошлых работодателей.
2. Предоставление сведений новому работодателю. Полученную выписку из СФР вы передаете кадровику при приеме на работу.
3. Внесение записей. На основании предоставленных сведений кадровик вносит информацию о ваших предыдущих работах в ЭТК‚ а затем и запись о текущем приеме.
4. Отсутствие бумажного документа. В этом случае бумажная трудовая книжка вам не выдается. Ваша трудовая история будет храниться только в электронном виде в СФР.

Пошаговая инструкция для сотрудника

Чтобы ваши предыдущие записи гарантированно попали в ЭТК‚ следуйте этому алгоритму:

1. Найдите свою бумажную трудовую книжку. Обычно она хранится у вас на руках после увольнения.
2. Проверьте‚ все ли записи сделаны правильно. Убедитесь‚ что в книжке есть заверенные записи обо всех ваших периодах работы (прием‚ увольнение‚ переводы).
3. При приеме на новую работу сообщите кадровику: «У меня есть бумажная трудовая книжка‚ прошу внести все записи из нее в мою электронную трудовую книжку».
4. Передайте бумажную книжку в отдел кадров. Не оставляйте ее у себя‚ если хотите‚ чтобы данные были перенесены.
5. После оформления проверьте правильность внесения. Запросите у кадровика выписку из вашей ЭТК (можно через портал Госуслуг) и сверьте данные о предыдущих работах с вашей бумажной книжкой.

Что делать‚ если предыдущий работодатель не внес записи в ЭТК?

По закону каждый работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в СФР. Если вы обнаружили‚ что какая-то из ваших прошлых работ отсутствует в ЭТК:

• Обратитесь с письменным заявлением к последнему работодателю‚ у которого вы работали‚ с требованием внести недостающую запись в вашу ЭТК. Он обязан это сделать на основании вашей бумажной книжки или иных документов.
• Если последний работодатель не помогает‚ вы можете обратиться в СФР с заявлением и документами‚ подтверждающими период работы (трудовой договор‚ приказы‚ расчетные листки). СФР запросит недостающие сведения у работодателя.
• В крайнем случае‚ для восстановления трудового стажа и подтверждения периода работы вам может потребоваться судебное признание факта работы.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Сотрудник не передает бумажную книжку новому работодателю‚ думая‚ что данные уже есть в СФР.
  
  Решение: Передавайте бумажный документ всегда. Это основной источник для внесения записей.
• Ошибка: Работодатель вносит в ЭТК только запись о текущем приеме‚ игнорируя прошлые работы.
  
  Решение: Требуйте от кадровика перенести все записи из вашей бумажной книжки. Это его прямая обязанность.
• Ошибка: Сотрудник‚ уволенный с записью о переходе на ЭТК‚ получает от нового работодателя новую бумажную книжку.
  
  Решение: Это незаконно. Если запись о переходе на ЭТК уже есть‚ все последующие записи вносятся только в электронный формат. Бумажная книжка не ведется.

Внесение записей о предыдущих местах работы в электронную трудовую книжку — это процедура‚ которая в большинстве случаев происходит автоматически при приеме на новую работу‚ если у вас на руках есть заполненная бумажная трудовая книжка. Главное ваше действие — не забыть отдать ее в отдел кадров. Если бумажного документа нет‚ процесс требует вашего активного участия: получения сведений из СФР и их передачи работодателю. Всегда проверяйте итоговую выписку из ЭТК‚ чтобы быть уверенным в полноте и точности вашей трудовой истории;

Материал подготовлен на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ‚ закон об ЭТК) и практики ведения кадрового учета. Дата актуализации: май 2026 года.