С 1 января 2020 года в России вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, предусматривающие постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ На сегодняшний день (23 мая 2026 года) более 24 миллионов российских работников уже перешли на цифровой формат учета трудового стажа․ Однако многие работодатели до сих пор не до конца понимают, как правильно оформить перевод сотрудника на ЭТК, чтобы избежать штрафов и споров с контролирующими органами․
В этой статье мы подробно разберем все этапы перевода сотрудника на электронную трудовую книжку — от получения заявления до отправки данных в Пенсионный фонд России (ПФР)․ Инструкция актуальна на 2026 год и соответствует требованиям Трудового кодекса РФ, письмам Минтруда и ПФР․
Основные положения: что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие данные․
- ЭТК ведется исключительно в электронном виде и хранится в информационной системе ПФР․
- Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности работника в ПФР в электронном виде через систему ЕФС-1 (форма 1․1)․
- Бумажная трудовая книжка остается действующим документом, но только до момента перехода на ЭТК․
- Важно! Согласно Письму Минтруда от № 142/ООГ-18054, обратный переход с ЭТК на бумажную трудовую книжку невозможен․ Решение о переходе является окончательным․
Алгоритм перевода сотрудника на электронную трудовую книжку
Перевод на ЭТК — это добровольный процесс, инициируемый самим работником․ Работодатель не может принудительно перевести сотрудника на электронный формат․
Шаг 1: Получение заявления от сотрудника
Сотрудник должен подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку․ Форма заявления — произвольная, но в нем обязательно должны быть указаны:
- ФИО сотрудника;
- дата подачи заявления;
- четкая просьба о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- подпись сотрудника․
Пример формулировки:
«Прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от ․ Прошу внести соответствующую запись в мою трудовую книжку»․
Заявление можно подать:
- в бумажном виде (на бумаге, лично или через почту);
- в электронном виде — через личный кабинет на портале Госуслуг или через корпоративную систему (если есть электронная подпись)․
Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку
После получения заявления работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку сотрудника следующую запись:
- Номер записи: следующий по порядку․
- Содержание: «Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде на основании заявления работника от «___» __________ 20__ г․»
- Основание: «На основании заявления работника от «___» __________ 20__ г․»
Важно! Запись должна быть заверена:
- печатью организации (если она используется);
- подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя);
- расшифровкой подписи․
Запись вносится в раздел «Сведения о работе», в конце имеющихся записей․ Никакие другие записи (например, о трудовом стаже) не должны удаляться или исправляться․
Шаг 3: Выдача бумажной трудовой книжки сотруднику
После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается сотруднику на руки․ Это обязательное требование․ Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку после внесения записи․
При выдаче необходимо зафиксировать факт выдачи в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма Т-2 или утвержденная внутренними локальными актами)․
Сотрудник должен расписаться в книге учета, подтверждая получение трудовой книжки․
Шаг 4: Формирование и отправка отчета ЕФС-1 в ПФР
После внесения записи в трудовую книжку и выдачи ее сотруднику, работодатель должен сформировать и отправить в ПФР отчет ЕФС-1 (подраздел 1․1)․
Этот отчет содержит:
- персональные данные работника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- дату начала работы;
- дату внесения записи о переходе на ЭТК;
- наименование организации;
- ИНН и ОГРН работодателя․
Способы отправки:
- Через программу 1С:Зарплата и управление персоналом (в разделе «Электронная трудовая книжка» — формирование и отправка ЕФС-1);
- Через сервисы «Кадровик» или «Электронная трудовая книжка» на сайте ПФР;
- Через оператора электронного документооборота (например, СБИС, Контур, Тензор и др․)․
Срок отправки: отчет ЕФС-1 должен быть отправлен в течение 15 календарных дней с даты внесения записи в трудовую книжку․
Шаг 5: Обновление внутренних документов
После перевода сотрудника на ЭТК необходимо:
- внести изменения в локальные нормативные акты (например, в Положение о кадровом учете);
- обновить шаблоны при трудоустройстве новых сотрудников — теперь в списке документов не требуется требовать бумажную трудовую книжку;
- обучить кадровый персонал работе с ЭТК и новыми формами отчетности․
Что делать, если сотрудник приходит на работу с электронной трудовой книжкой?
Если новый сотрудник уже имеет ЭТК (например, работал ранее в другой компании, которая перевела его на ЭТК), то при приеме на работу:
- Не требуется требовать бумажную трудовую книжку․
- Необходимо запросить у сотрудника выписку из ЭТК, она может быть получена через:
- личный кабинет на сайте ПФР;
- портал Госуслуг;
- МФЦ;
- электронную почту (если сотрудник предоставил выписку в PDF-форме с электронной подписью)․
- На основании выписки вносится запись о приеме на работу в ЭТК (через отчет ЕФС-1)․
- Сотрудник может предоставить дополнительные документы: военный билет, диплом, медицинскую книжку, но это не связано с ЭТК․
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Работодатель требует от сотрудника подать заявление в строго установленной форме․
Решение: Форма заявления, произвольная․ Главное, чтобы в нем было понятное выражение воли работника․ - Ошибка: Запись в трудовую книжку внесена, но отчет ЕФС-1 не отправлен․
Решение: Без отправки отчета в ПФР ЭТК не считается оформленной․ Работодатель несет ответственность за несвоевременную передачу данных․ - Ошибка: Бумажная трудовая книжка не выдана сотруднику․
Решение: Это нарушение статьи 66 ТК РФ․ Штрафы до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица․ - Ошибка: Считается, что перевод на ЭТК, это обязательный процесс․
Решение: Переход — добровольный․ Если сотрудник не подал заявление, трудовая книжка остается бумажной․
Преимущества перехода на электронную трудовую книжку
- Для работника:
- доступ к данным о стаже в любое время через Госуслуги или ПФР;
- отсутствие риска потери, порчи или утраты документа;
- возможность мгновенно предоставить сведения о трудовом стаже при оформлении пенсии, кредита или новой работы․
- Для работодателя:
- снижение административной нагрузки — больше не нужно хранить и вести бумажные книжки;
- сокращение рисков ошибок при внесении записей;
- автоматизация процессов через интеграцию с бухгалтерскими программами (1С, Контур, СБИС и др․)․
Перевод сотрудника на электронную трудовую книжку — это не просто формальность, а юридически значимый процесс, требующий строгого соблюдения порядка․ Помните главное:
- Переход — добровольный и инициируется только работником;
- Заявление — основание для всех дальнейших действий;
- Запись в бумажной книжке, обязательна, даже если сотрудник больше не будет ее использовать;
- Отчет ЕФС-1 — ключевой документ, без которого переход не считается завершенным;
- Обратный переход невозможен — решение окончательное․
Соблюдение этих правил защитит вашу организацию от проверок, штрафов и судебных исков․ Электронная трудовая книжка — это не тренд, а норма будущего․ Переходите на нее грамотно — и ваша кадровая служба станет более эффективной, а сотрудники — увереннее в своих правах․
Совет: Регулярно проверяйте статус ЭТК сотрудников через личный кабинет ПФР для работодателей — это поможет вовремя выявить ошибки и избежать санкций․