Дата актуализации: г․
Почему стоит переводить записи в электронный вид?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный инструмент, который упрощает:
- контроль за трудовой историей сотрудника;
- получение справок в онлайн‑режиме;
- сокращение риска потери или порчи бумажных документов;
- быструю передачу данных в Пенсионный фонд (ПФР) и другие госорганы․
Правовая база
Перевод трудовой книжки в электронный формат регулируется несколькими нормативными актами:
- Федеральный закон № 27‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу 1 января 2021 г․)․
- Статья 66․1 ТК РФ — порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек․
- Приказ Минтруда № 320н — правила заполнения записей (приём, перевод, увольнение, награждение и т․д․)․
- Готовящийся законопроект (по состоянию на 23 мая 2026 г․) предусматривает, что при выборе электронного формата работодатель обязан включить в ЭТК только те данные, которые он сам накопил о работнике․ Для пополнения ЭТК полной историей трудовой деятельности гражданин сможет обратиться в ПФР․
Когда можно перенести записи?
Перенос возможен в следующих случаях:
- Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
- Работодатель оформил приказ о переходе (не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления);
- Для полной истории трудовой деятельности (если в бумажной книжке есть записи, сделанные другими работодателями) необходимо запросить выписку из ПФР․
Пошаговый алгоритм переноса записей
Шаг 1․ Подготовка заявления
Работник заполняет форму заявления о переходе на ЭТК․ Примерный текст заявления:
От: Иванов И․И․ К: Директору ООО «Ромашка» Заявление Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат в соответствии с ФЗ‑27‑ФЗ․ Дата, подпись․
Шаг 2․ Оформление приказа работодателя
Работодатель издаёт приказ «О переходе на электронную трудовую книжку», в котором указывает:
- ФИО работника;
- Дата рождения, СНИЛС;
- Номер текущей бумажной трудовой книжки;
- Дата перехода․
Шаг 3․ Запись в бумажную книжку
В соответствии с пунктом 2․3 Приказа Минтруда, запись о переходе вносится в бумажную трудовую книжку в тот же день, когда издан приказ, и должна точно соответствовать его тексту․
Шаг 4․ Передача данных в ПФР
Работодатель (или работник через портал Госуслуг) загружает сканы всех страниц книжки в личный кабинет ПФР․ С 7 марта 2021 г; ПФР принимает такие сканы и формирует электронную версию․
Шаг 5․ Получение доступа к ЭТК
После проверки ПФР работнику высылается уведомление о создании электронного профиля․ Доступ к ЭТК осуществляется через приложение «Госуслуги» или специализированный сервис работодателя․
Как добавить в ЭТК записи, сделанные другими работодателями?
Если в бумажной книжке есть записи, которые ваш текущий работодатель не создавал, необходимо:
- Обратиться в Пенсионный фонд России с заявлением «О выдаче выписки из трудовой книжки»;
- Получить официальную выписку, содержащую полную трудовую историю;
- Передать эту выписку в ваш текущий отдел кадров, который загрузит её в ваш электронный профиль․
Перенос записей при выдаче дубликата трудовой книжки
Ситуация возникает, когда запись (например, об увольнении) признана недействительной․ По пункту 4․2 Приказа Минтруда:
- Работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата;
- Организация, внесшая недействительную запись, выдает дубликат;
- В дубликат переносятся все прежние записи, кроме признанной недействительной․
Перенос записей из одной бумажной книжки в другую
Трудовое законодательство не предусматривает прямой перенос записей между двумя бумажными книжками․ Возможные варианты:
- Оформление дубликата (см․ пункт 6) и последующее внесение в него всех нужных записей;
- Если новая книжка выдана в связи с переоформлением (сменой фамилии, потери оригинала), старый работодатель обязан оформить дубликат и передать его новому работодателю․
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Запись должна включать обязательные реквизиты, указанные в Приказе Минтруда № 320н:
- Дата оформления;
- Наименование организации‑работодателя;
- Трудовая функция (должность) и код ОКДП;
- Основание (приказ, распоряжение) с указанием номера и даты;
- Ставка, тарифная разрядность (при необходимости);
- Подпись и печать ответственного лица․
Пример записи о приёме на работу:
ООО «Ромашка» Инженер‑технолог Приказ № 45 от Ставка 45 000 руб․ /Подп․/
Ошибки в записях и их исправление
Если обнаружена ошибка, следует:
- Сделать запись об исправлении (зачёркнуть ошибку, указать «Исправлено» и добавить правильный текст);
- При необходимости оформить дубликат и перенести в него все корректные записи, исключив ошибочную;
- Сообщить работодателю о необходимости внесения исправления в электронный профиль․
Сроки и обязательные даты
Согласно последним указаниям Минтруда, все данные из бумажных трудовых книжек необходимо перевести в электронный вид до 10 июня 2026 г․ После этой даты работодатели, не выполнившие перевод, могут быть привлечены к административной ответственности․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Нужно ли согласие работника на перенос записей в ЭТК?
Да․ Перевод возможен только после письменного заявления работника․
Вопрос 2: Можно ли перенести запись об образовании?
Запись об образовании вносится в раздел «Дополнительные сведения» и переносится вместе со всеми другими записями при сканировании книжки в ПФР․
Вопрос 3: Что делать, если в книжке нет свободного места для новой записи?
Запись можно перенести на ьный лист первого выданного вкладыша (см․ рекомендацию «Бухгалтерия․ru»)․
Вопрос 4: Как получить доступ к ЭТК, если я работаю в нескольких организациях?
ЭТК привязывается к СНИЛС․ Все работодатели, у которых вы трудоустроены, вносят свои записи в один электронный профиль;
Вопрос 5: Можно ли самостоятельно загрузить сканы в ПФР без участия работодателя?
Да, через личный кабинет на портале Госуслуг, но рекомендуется, чтобы запись о переходе была подтверждена приказом работодателя․
Перенос записей из трудовой книжки в электронный формат – процесс, требующий соблюдения законодательных требований и чёткой последовательности действий․ При правильном оформлении:
- Вы получаете удобный доступ к своей трудовой истории;
- Сокращаете риски потери данных;
- Обеспечиваете работодателю и государственным органам актуальную информацию․
Не откладывайте перевод – срок до 10 июня 2026 г․ уже близок!
Автор: ваш виртуальный помощник․ Дата публикации: ․