Пенсионный фонд Украины (ПФУ) активно внедряет электронный формат трудовой книжки (ЭТК), чтобы ускорить обработку заявлений и снизить риск потери бумажных документов․ В этой статье мы подробно разберём, как самостоятельно подать сведения о трудовой деятельности в ПФУ, как оцифровать бумажную трудовую книжку, а также какие документы и шаги нужны для успешного оформления․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки; В ней фиксируются все сведения о трудовых отношениях, включая даты начала и окончания работы, должности, начисления и начисленные выплаты․ ПФУ автоматически обновляет реестр страховых стажей, что позволяет назначать пенсию по возрасту без дополнительных проверок․
Кому необходимо подавать ЭТК?
- Работодатели, которые хотят передать сведения о своих сотрудниках в электронном виде․
- Работники, которые хотят самостоятельно оцифровать свою трудовую книжку и отправить копию в ПФУ․
Подготовка к подаче
Сканирование бумажной трудовой книжки
- Подготовьте чистый, чёткий скан каждой страницы трудовой книжки․ Рекомендуется использовать разрешение не ниже 300 dpi․
- Сохраните файлы в формате PDF или JPEG․ При необходимости объедините все страницы в один PDF․
- Проверьте, чтобы все записи были читаемы: даты, названия должностей, начисления․
Сбор дополнительных документов
Для подтверждения стажа могут потребоваться:
- Дипломы, аттестаты
- Военный билет
- Свидетельство о рождении
- Справки о доходах
Эти документы также можно оцифровать и загрузить в ПФУ вместе с копией трудовой книжки․
Онлайн‑подача через портал ПФУ
Регистрация и авторизация
- Перейдите на портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины․
- Авторизуйтесь в личном кабинете страхователя․ Вы можете использовать электронную подпись, ЕСИА, либо «Госуслуги»․
Выбор раздела «Сведения о трудовых отношениях работника»
- В меню слева выберите «Коммуникации с ПФУ»․
- Нажмите «Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)»․
Загрузка сканов
- Нажмите кнопку «Загрузить» и выберите файл(ы) с копией трудовой книжки․
- При необходимости загрузите дополнительные документы․
- После загрузки нажмите «Отправить до ПФУ»․
После успешной отправки вы получите подтверждение в личном кабинете․ ПФУ проверит данные и внесёт их в реестр страховых стажей․
Офлайн‑подача в отделении ПФУ
Если вы не можете воспользоваться онлайн‑платформой, можно отправить копию трудовой книжки в любой филиал Пенсионного фонда:
- Подготовьте оригинал бумажной трудовой книжки․
- Заполните форму «Заявление о передаче сведений о трудовой деятельности» (можно взять в отделении)․
- Подача осуществляется лично в отделении ПФУ․ Сотрудники проверят документы и внесут сведения в реестр․
Что происходит после подачи?
- ПФУ проверяет корректность данных․ Если всё в порядке, сведения автоматически попадают в реестр страховых стажей․
- При достижении пенсионного возраста система автоматически назначит пенсию по возрасту․
- Если обнаружатся ошибки, ПФУ свяжется с вами для уточнения информации․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли подать только часть трудовой книжки? – Нет, необходимо передать всю книгу, чтобы учесть весь стаж․
- Как быстро поступят данные в реестр? – Обычно в течение 3–5 рабочих дней после проверки․
- Что делать, если сканы не читаемы? – ПФУ может запросить повторную сдачу․ Лучше сразу сделать качественный скан․
- Можно ли отозвать поданную копию? – Да, через личный кабинет можно запросить удаление, но это потребует подтверждения․
Оцифровка трудовой книжки и её подача в Пенсионный фонд – это быстрый и надёжный способ гарантировать правильный расчёт пенсионных прав․ Следуя шагам, описанным выше, вы сможете:
- Сэкономить время, избегая поездок в отделения․
- Уменьшить риск потери бумажных документов․
- Обеспечить автоматическое обновление реестра страховых стажей․
Не забывайте, что в 2025‑году в Верховную Раду подан законопроект № 3623 о введении учета трудовой деятельности в электронной форме, что делает электронную трудовую книжку обязательной для всех работодателей․ Подготовьтесь к этому шагу уже сегодня!
Удачной работы с ПФУ и хорошего дня!