С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая заменяет традиционную бумажную․ Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и предоставлять работнику доступ к ним․ В этой статье мы разберём, как правильно подать сведения о ведении ЭТК, какие формы нужно заполнить, какие сроки соблюсти и какие нюансы важно учесть․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, сведения о договорах, начислениях и т․д․ Она хранится в системе Федерального агентства по труду (ФАП) и доступна через личный кабинет работника․
Ключевые изменения по сравнению с бумажной книжкой
- Отсутствует необходимость выдачи бумажной копии․
- Работодатель освобождается от ответственности за хранение бумажной книжки (п․ 5 ст․ 2 439‑ФЗ)․
- Сведения о трудовой деятельности подаются в Единую форму сведений (ЕФС‑1)․
- Возможность вести одновременно бумажную и электронную книгу до 31 декабря 2020 г․ (если работник не подал заявление о переходе)․
Правовые основы
Основные нормативные акты, регулирующие ведение ЭТК:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1, ст․ 2 ФЗ от 16 декабря 2019 г․ 439‑ФЗ)․
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 439-ФЗ – «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования трудовых отношений»․
- Положение о Единой форме сведений (ЕФС‑1)․
Когда и как подавать сведения о ведении ЭТК
Сроки подачи заявления
Для перехода на электронный формат работнику необходимо подать письменное заявление работодателю․ Если сотрудник не подал заявление до 31 декабря 2020 г․, ему разрешается вести одновременно бумажную и электронную книгу․
Согласно требованиям, работодатели должны уведомлять каждого работника до 30 июня 2020 г․ включительно о праве выбора способа ведения трудовой книжки и о возможных изменениях в законодательстве․
Формы заявления
В настоящее время работнику достаточно двух вариантов заявления:
- «Подано заявление о сохранении бумажной трудовой книжки»․
- «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде»․
Заявление может быть составлено в произвольной форме, но обязательно должно содержать ФИО работника, дату и номер заявления, а также подпись руководителя или лица, ответственного за кадровую службу․
Запись в бумажной трудовой книжке
После того как работник получил бумажную трудовую книжку, в неё вносятся следующие записи:
- Отметка «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности» (ст․ 66․1 ТК РФ)․
- В графе 3 – запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений․
- В графе 4 – дата и номер заявления о переходе на электронные сведения․
Эти записи заверяются подписью руководителя и печатью организации (если есть)․
Как оформить сведения в Единой форме сведений (ЕФС‑1)
С 2023 г․ форма СЗВТД была упразднена и объединена с другими документами в ЕФС‑1․ В подразделе 1․1 ЕФС‑1 указываются сведения о заключении и расторжении договоров ГПХ, а также о трудовой деятельности застрахованного лица․
Что нужно заполнить в ЕФС‑1
- Дата начала и окончания работы․
- Наименование работодателя и его ИНН․
- Сведения о договоре (тип, срок, предмет)․
- Сведения о начислениях и удержаниях (если применимо)․
- Подпись ответственного лица и печать организации․
Как отправить ЕФС‑1 в ФАП
- Подготовьте электронный файл в формате, предусмотренном ФАП․
- Войдите в личный кабинет работодателя на портале ФАП․
- Выберите раздел «Подача сведений о трудовой деятельности»․
- Загрузите файл ЕФС‑1 и подтвердите отправку․
- Получите подтверждение о приёме данных․
Что делать, если работник не подал заявление?
Если работник не подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан вести обе книги (бумажную и электронную) до 31 декабря 2020 г․ После этого срока работник должен выбрать один из вариантов․ В случае отказа работодателя в предоставлении бумажной книги, работник вправе потребовать её выдачу․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить бумажную копию после перехода на ЭТК? – Да, работник может запросить бумажную копию, но работодатель не обязан её выдавать, если работник не подал заявление о сохранении бумажной книжки․
- Как быстро появляются сведения в ЭТК после подачи ЕФС‑1? – Обычно за 1–2 рабочих дня данные попадают в систему ФАП․
- Что делать, если в ЭТК пропущена запись? – Работник может обратиться в кадровую службу с заявлением о корректировке данных․ Работодатель обязан внести исправления․
- Можно ли вести только бумажную книгу после 2021 г․? – Нет, закон требует перехода на электронный формат․ Если работник не подал заявление о переходе, он может вести обе книги․
Подать сведения о ведении электронной трудовой книжки – это обязательный этап для всех работодателей и работников․ Чтобы избежать ошибок и штрафов, следуйте этим рекомендациям:
- Соблюдайте сроки подачи заявления (до 31 декабря 2020 г․ для выбора способа)․
- Заполняйте ЕФС‑1 тщательно, проверяя все поля․
- Сохраняйте копии всех заявлений и подтверждений․
- Периодически проверяйте наличие записей в ЭТК через личный кабинет․
- При возникновении вопросов обращайтесь в кадровую службу или к юристу․
Следуя этим простым шагам, вы обеспечите правильное ведение трудовой книжки в электронном виде и сохраните все права как работодателя, так и работника․