С 2021 года в России действует обязательное требование для работодателей вести электронные трудовые книжки (ЭТК) при приеме на работу. Однако работник имеет право выбора: получать записи в электронном виде или в традиционной бумажной книжке. В этой статье подробно разберем, как подать заявление на электронную трудовую книжку через систему 1С:Предприятие, которая широко используется для кадрового учета.
Законодательная база и основные понятия
Переход на ЭТК начался в 2020 году в рамках реформы трудового законодательства. Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66.1), с 1 января 2021 года работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде. При этом:
- Электронная трудовая книжка — это цифровой документ, хранящийся в государственной информационной системе (ГИС) «Труд», без физического носителя.
- Бумажная трудовая книжка — традиционный вариант, который продолжает выдаваться по заявлению работника.
- Одновременное использование обоих форматов возможно, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.
Кто должен перейти на ЭТК и когда?
Обязанность вести ЭТК лежит на работодателях, но решение о формате получения записей принимает сам работник. Важные нюансы:
- При приеме на работу с 2021 года кадровики должны заполнять только ЭТК, если работник не выразил желание на бумажную.
- Работники, уже имеющие бумажные книжки, могут продолжить их использовать, но новые записи будут вноситься и в электронную версию (при отсутствии отказа).
- С 2023 года бумажные книжки оформляются только на новых бланках, что подчеркивает приоритет цифрового формата.
Пошаговая инструкция: подача заявления на ЭТК через 1С
Система 1С:Зарплата и управление персоналом (и другие конфигурации) позволяет автоматизировать кадровые процессы, включая оформление заявлений на ЭТК. Вот как это сделать:
Шаг 1: Подготовка и доступ к системе
Убедитесь, что ваша организация использует актуальную версию 1С с обновленными конфигурациями для работы с ЭТК. Для подачи заявления вам потребуются:
- Логин и пароль для доступа в Личный кабинет сотрудника (если организация настроила веб-доступ) или в локальную базу 1С.
- Данные для входа в ГИС «Труд» (если требуется интеграция).
Шаг 2: Навигация в раздел кадровых документов
В интерфейсе 1С найдите раздел, отвечающий за кадровые заявления. Обычно это:
- Меню «Кадры» → «Заявления сотрудников».
- Или в Личном кабинете сотрудника (через веб-интерфейс) — пункт «Подать заявление».
Шаг 3: Заполнение заявления на ЭТК
Выберите тип документа: «Заявление об оформлении электронной трудовой книжки». В форме заявления укажите:
- ФИО и данные паспорта.
- Дату начала работы (если это первичное оформление).
- Чекбокс: «Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронной форме».
- При необходимости — данные для подключения к ГИС «Труд» (если не подключены ранее).
Важно: Если вы хотите отказаться от бумажной книжки, в заявлении должно быть явное указание: «Прошу не выдавать бумажную трудовую книжку». В противном случае работодатель может выдать и то, и другое.
Шаг 4: Отправка и подтверждение
После заполнения:
- Нажмите «Подписать» (электронная подпись может потребоваться, если настроена интеграция с КЭП).
- Заявление автоматически попадет в рабочий поток кадровика.
- Вы получите уведомление о статусе (например, «Принято» или «Требует доработки»).
Обработка заявления занимает до 3 рабочих дней. После утверждения данные поступят в ГИС «Труд», и ваша ЭТК будет активна.
Как оформить отказ от электронной трудовой книжки?
Если вы предпочитаете бумажный формат, подайте заявление об отказе от ЭТК через тот же интерфейс 1С. В тексте укажите: «Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в бумажной трудовой книжке». Работодатель обязан выдать вам бумажную книжку на основании этого заявления. Помните: без такого заявления записи будут вноситься только в электронный формат.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли изменить решение после подачи заявления?
Да, подайте новое заявление с противоположным содержанием через 1С. Изменения вступят в силу после обработки кадровиком.
Вопрос: Что делать, если в организации нет доступа к 1С для сотрудников?
Заявление можно оформить в письменной форме на бумаге и передать в отдел кадров. Они вручную внесут данные в 1С и ГИС «Труд».
Вопрос: Где проверить данные своей ЭТК?
Через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в веб-интерфейсе ГИС «Труд». Данные синхронизируются из 1С работодателя.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Безопасность: данные не потеряются, защищены от подделки.
- Удобство: доступ из любого места через интернет.
- Экономия времени: не нужно носить с собой бумажную книжку.
- Автоматизация: 1С автоматически формирует записи при увольнении/приеме.
Подача заявления на электронную трудовую книжку через 1С — простой и быстрый процесс, который соответствует современным цифровым стандартам. Ключевое, четко сформулировать свое желание в заявлении, чтобы избежать путаницы с форматами. Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или к специалисту по 1С.
Примечание: Информация актуальна на 2026 год. Для уточнения деталей по вашей конфигурации 1С рекомендуется консультация с системным администратором или кадровиком.