С 1 января 2026 года в России завершается важный этап в трудовом законодательстве — истекает переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что ведение бумажных трудовых книжек постепенно уходит в прошлое, и информация о стаже сотрудников теперь хранится в цифровом формате в Социальном фонде․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о переходе на ЭТК, зачем оно нужно и какие нюансы следует учитывать работникам и работодателям․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки․ Она хранится в информационной системе Социального фонда России․ В ЭТК отражается вся ключевая информация о трудовой деятельности сотрудника:
- Личные данные: ФИО, СНИЛС, дата рождения․
- Сведения о трудовой деятельности: прием на работу, переводы, увольнение․
- Информация о квалификации: повышение разряда, получение нового образования или профессии․
- Особые отметки: прохождение военной службы и другие нюансы․
Главное преимущество ЭТК — это надежность и доступность․ Данные не могут быть утеряны, испорчены или фальсифицированы, а сотрудник в любой момент может ознакомиться с ними через портал «Госуслуги»․
Почему важно подать заявление до конца 2026 года?
До 2026 года действовал переходный период, в течение которого работники могли выбрать: оставить бумажную трудовую книжку, перейти на электронный формат или вести оба варианта одновременно․ С завершением этого периода:
- Новые сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, автоматически получают только ЭТК․
- Работодатели прекращают вести бумажные бланки для тех, кто выбрал электронный формат․
- Сотрудникам, которые ранее не подали заявление о выборе, необходимо определиться с форматом, чтобы избежать путаницы в учете стажа․
Если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку, вам необходимо письменно уведомить об этом работодателя․
Как правильно составить заявление?
Заявление обращение, составленное в письменной форме и направленное гражданином к должностному лицу или в организацию․ Форма заявления свободная, однако оно должно содержать всю необходимую для работодателя информацию․ Как правило, документ составляется на обычном листе бумаги формата А4․
Структура заявления
Чтобы заявление имело юридическую силу и было принято кадровым отделом, оно должно включать следующие элементы:
- Шапка документа (правый верхний угол): Должность руководителя организации, наименование компании, ФИО руководителя (в дательном падеже), а также должность и ФИО сотрудника, подающего заявление (в родительном падеже)․
- Название документа: Посередине строки пишется слово «Заявление»․
- Основная часть: Текст с просьбой о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ)․
- Заключительная часть: Дата составления заявления и личная подпись автора с расшифровкой․
На заявлении обязательно должна быть поставлена подпись автора, далее заявление направляется руководителю для резолюции (например, «Кадровому отделу — подготовить необходимые документы»)․
Готовый образец заявления на 2026 год
Ниже представлен актуальный образец заявления для сотрудников, желающих перейти на электронную трудовую книжку:
Шаблон заявления:
Директору ООО «Название Компании»
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Петрова П․П․
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии с частью 3 статьи 3 Федерального закона от № 439-ФЗ, выражаю свое согласие на ведение сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации)․ Прошу прекратить ведение моей бумажной трудовой книжки и предоставить мне выписку из нее для личного хранения․
Подпись: ______________ /Петров П․П․/
Что происходит после подачи заявления?
После того как вы передали заявление работодателю, запускается следующий процесс:
- Руководитель ставит резолюцию на заявлении․
- Кадровый отдел вносит изменения в ваши учетные документы․
- Работодатель подает соответствующие отчеты в Социальный фонд России (СФР) о вашем переходе на ЭТК․
- Вам на руки выдается бумажная трудовая книжка с отметкой о том, что сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности․
- С этого момента бумажная книжка становится исключительно вашим личным архивом, а все новые записи будут вноситься только в электронном виде․
Важные нюансы и советы
- Сохранение бумажной книжки: Получив бумажную трудовую на руки, храните ее дома․ Она остается подтверждением вашего стажа, накопленного до перехода на ЭТК․
- Приложения к заявлению: Следует отметить, что заявление может сопровождаться определенными приложениями, дополняющими сущность конкретного обращения (например, копия СНИЛС, если данные в компании устарели)․
- Право на возврат: Если вы перешли на ЭТК, но позже передумали, вы имеете право подать обратное заявление и возобновить ведение бумажной трудовой книжки у текущего работодателя․
- Проверка данных: Регулярно проверяйте свою электронную трудовую книжку через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте Социального фонда, чтобы убедится, что работодатель своевременно и корректно сдает отчетность․
Переход на электронные трудовые книжки — это шаг к прозрачности и удобству в учете трудового стажа․ Подача заявления не занимает много времени, а свободная форма документа позволяет составить его быстро и без ошибок․ Не откладывайте этот вопрос: завершение переходного периода в 2026 году требует от каждого сотрудника осознанного выбора формата учета своего профессионального пути․