В условиях перехода российской системы учета стажа на цифровые рельсы, вопрос выбора формата трудовой книжки остается критически важным для миллионов работников. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), право на бумажный носитель сохраняется, но требует от сотрудника активных и своевременных действий. В данной статье мы подробно разберем, кому, когда и как необходимо подавать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, а также предоставим актуальные образцы документов.

Почему это важно: правовой контекст

С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ от , который внес изменения в Трудовой кодекс РФ. С этого момента все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ныне Социальный фонд России) в электронном виде.

Ключевой момент: Для работников, состоявших в трудовых отношениях до 1 января 2020 года, был установлен переходный период. Чтобы продолжить ведение трудовой книжки в традиционном бумажном виде, сотрудник должен был подать соответствующее письменное заявление работодателю.

Кто должен подать заявление?

1. Сотрудники, работающие до 2020 года: Если вы работали по трудовому договору до 1 января 2020 года и хотите, чтобы ваша бумажная трудовая книжка велась дальше, вы обязаны были подать заявление до 31 декабря 2020 года включительно.
2. Новые сотрудники (после 2020 года): Лица, впервые поступающие на работу после 1 января 2020 года, не подают заявлений на бумажную книжку. Трудовые книжки на бумажном носителе на них не заводятся, вся информация ведется только в электронном виде.

Важно помнить: Если работник, имевший право выбора, не подал заявление до конца 2020 года, работодатель обязан был прекратить ведение бумажной книжки и перейти на электронный формат. Вернуть бумажный вариант после этого срока уже невозможно.

Как правильно составить заявление

Законодательство не утверждает единую унифицированную форму заявления, однако документ должен содержать обязательные реквизиты, чтобы считаться юридически значимым. Заявление пишется в свободной форме на имя работодателя.

Обязательные элементы документа:

• Шапка: Указание должности, ФИО руководителя и названия организации.
• Данные заявителя: ФИО сотрудника, его должность и структурное подразделение.
• Посередине строки пишется слово «Заявление».
• Текст просьбы: Четкая формулировка о желании продолжить ведение бумажной трудовой книжки со ссылкой на ст. 66 ТК РФ и ФЗ № 439-ФЗ.
• Дата и подпись: Личная подпись работника и дата подачи документа.

Образец заявления на ведение бумажной трудовой книжки

Ниже представлен проверенный шаблон, который можно использовать как основу. Текст, выделенный жирным, является обязательным для включения.

Генеральному директору
ООО «Название Организации»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

Заявление

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде (форма СТД-Р) в период работы в организации не предоставлять (или предоставлять по моему письменному заявлению).

Подпись: ____________ /Петров П.П./

Частые вопросы и нюансы оформления

Что делать, если заявление не было подано вовремя?

Если сотрудник пропустил срок подачи заявления , работодатель обязан был издать приказ о прекращении ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае бумажный документ выдается сотруднику на руки, и восстановить его ведение у текущего или будущего работодателя будет нельзя. Все новые записи будут вноситься только в электронную базу.

Можно ли изменить решение?

Если вы выбрали бумажную трудовую книжку, вы в любой момент можете отказаться от нее и перейти на электронную, подав соответствующее заявление. Однако обратный путь (с электронной на бумажную) для тех, кто не подал заявление в 2020 году, закрыт.

Как оформляется выдача трудовой книжки?

При переходе на электронный формат или увольнении сотрудник должен получить бумажную трудовую книжку на руки. Факт получения подтверждается подписью работника в журнале учета движения трудовых книжек и в личной карточке сотрудника (форма Т-2).

Техническая сторона: учет в 1С и других системах

В современных системах кадрового учета, таких как «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3», процесс оформления выбора формата трудовой книжки автоматизирован. Кадровик формирует документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», где фиксируется выбор сотрудника. На основании этого документа система автоматически формирует отчетность (форма СЗВ-ТД) для submission в Социальный фонд.

Работодатель обязан:

• Принять заявление от сотрудника.
• Зарегистрировать его в журнале входящей документации.
• Издать приказ о продолжении ведения бумажных книжек для тех, кто подал заявления.
• Продолжить вносить записи в бумажные бланки строго по правилам, установленным инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой — это решение, которое влияет на способ хранения вашей трудовой истории. Хотя бумажный вариант привычен и осязаем, электронный формат обеспечивает сохранность данных и удобство их передачи при смене работы. Если вы относитесь к категории работников, имеющих право на бумажную трудовую, убедитесь, что ваше заявление было подано и зарегистрировано в отделе кадров. Это гарантирует законность записей и защиту ваших пенсионных прав в будущем.

Помните: отсутствие заявления в установленный законом срок автоматически переводит вас на электронный формат учета трудового стажа.