С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК).
Переход на цифровой формат упрощает ведение кадровой документации, ускоряет
обмен сведениями с Пенсионным фондом и позволяет сотрудникам получать справки
в электронном виде. В этой статье подробно разберём, как правильно
подать заявление о переходе на ЭТК в системе ЗУП (Зарплата и управление персоналом).
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа,
который фиксирует сведения о трудовой деятельности работника: даты
приёма, увольнения, изменения должности, начисления и т.д.
Система ЭТК хранится в базе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна
через портал ПФР и сервисы
платформ 1С.
Юридические основания
- Постановление Правления Пенсионного фонда от № 245п – регламентирует
порядок перехода на ЭТК. - Порядок, утверждённый постановлением Правления ПФР от № 245п,
предусматривает, что работник может в любой момент отказаться от бумажной
трудовой книжки и перейти на электронный формат. - Форма ЕФС‑1 (подраздел 1.1) – обязательный документ для отчётности в
Соцфонд и ПФР.
Как подать заявление о переходе на ЭТК?
- Сотрудник самостоятельно оформляет заявление о переходе на электронную
трудовую книжку. В заявлении указывается:- ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС;
- Дата начала работы в компании.
- Выбор способа ведения: «Электронная».
- Подпись работника и дата.
- Заявление подаётся работодателю в бумажном виде (если работник ещё не
получил электронную книжку) либо в электронном формате через 1С:ЗУП. - После получения заявления работодатель обязан:
- Отправить копию заявления в ПФР (подраздел 1.1 ЕФС‑1).
- Внести данные в систему 1С:ЗУП (пункт «Электронные трудовые книжки»).
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней
с момента подачи заявления (если работник требует).
Формы и образцы заявлений
В архиве доступны два бланка заявления:
- «Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде»
- «Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде»
Скачать образцы можно по ссылкам:
- Пустой бланк заявления (ЭТК)
- Образец заполнения заявления (ЭТК)
В 1С:ЗУП есть готовый шаблон заявления, который можно быстро заполнить:
1. Откройте раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки». 2. Нажмите кнопку «Создать» → «Заявление о переходе на ЭТК». 3. Заполните поля: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, дата начала работы. 4. Сохраните и отправьте в ПФР через модуль отчётности.
Порядок оформления в 1С:ЗУП
- Войдите в 1С:ЗУП (версия 8.3 или 3.1).
- Перейдите в раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».
- Создайте документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Заполните обязательные поля (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, дата начала работы).
- Сохраните документ и отправьте в ПФР через модуль «Отчётность» (ЕФС‑1).
- После подтверждения ПФР работодатель автоматически получает статус
«ЭТК» для данного сотрудника.
Что делать после подачи заявления?
- В течение 3 рабочих дней работодатель обязан выдать бумажную трудовую
книжку, если работник её потребует. - Сведения о трудовой деятельности теперь фиксируются только в электронном
виде. При необходимости можно запросить справку о трудовой деятельности
(форма СТД‑Р) через портал ПФР. - Если работник решит вернуться к бумажной форме, он должен подать
заявление об отмене ЭТК. Работодатель обязан оформить это в 1С и
вернуть бумажную книжку.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от ЭТК?
- Да. Работник может в любой момент подать заявление об отказе от
электронной трудовой книжки и перейти к бумажной. - Как получить справку о трудовой деятельности?
- Через портал ПФР (форма СТД‑Р) или в 1С:ЗУП, где можно сформировать
справку в электронном виде. - Что если работник не подал заявление?
- Система 1С автоматически будет вести бумажную трудовую книжку.
При этом работник не сможет получить электронные справки.
Переход на электронную трудовую книжку в системе ЗУП – это не только
соответствие законодательству, но и шаг к цифровизации кадрового учёта.
Соблюдение правильного порядка подачи заявления, заполнения форм ЕФС‑1 и
корректной работы в 1С:ЗУП обеспечит своевременную фиксацию сведений
в ПФР и упростит доступ к справкам для сотрудников.
Если у вас возникли вопросы по оформлению заявлений или работе с 1С,
обратитесь к специалисту по кадрам вашей организации или воспользуйтесь
сервисом Explawyer для
получения консультации.