Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом учете за последние годы. С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению ЭТК. Несмотря на это, многие сотрудники по-прежнему желают сохранить бумажный формат, либо перейти с электронной версии обратно на бумажную. В программах 1С этот процесс автоматизирован, однако важно правильно оформить все документы и сделать нужные настройки. В этой статье мы подробно разберем, как подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки в программах 1С.
Нормативная база: кто и когда может подать заявление
Согласно законодательству, до включительно каждый сотрудник должен был подать работодателю письменное заявление о выборе порядка ведения его трудовой книжки. Те, кто не подал заявление, автоматически были переведены на электронный формат.
Однако право выбора сохраняется и сейчас:
- Работник с бумажной трудовой книжкой имеет право в любое время отказаться от нее и подать заявление о переходе на ЭТК.
- Работник, перешедший на ЭТК, также имеет право передумать: он может подать заявление и попросить вести еще и бумажный аналог.
Регистрация заявления сотрудника в 1С
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 заявление о выборе формата трудовой книжки регистрируется через специальный журнал. Пошаговый алгоритм выглядит следующим образом:
- Перейдите в раздел «Кадры» или раздел «Отчетность, справки».
- Откройте журнал «Электронные трудовые книжки».
- Нажмите кнопку «Создать».
- Из списка доступных документов выберите «Заявление о ведении трудовой книжки».
- В созданном документе укажите сотрудника, который обращается с заявлением.
- Укажите дату заявления и выберите нужный вариант ведения: в нашем случае это ведение бумажной трудовой книжки.
Формирование печатной формы
Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть подписан сотрудником. В 1С это сделать очень просто:
- В карточке созданного заявления воспользуйтесь кнопкой «Печать».
- Программа сформирует готовый бланк заявления, который можно распечатать и дать сотруднику на подпись.
Отражение решения в кадровых документах и отчетности
После того как вы провели заявление в программе, 1С автоматически учитывает выбор сотрудника при дальнейших кадровых перемещениях и сдаче отчетности.
Прием на работу
При оформлении документа «Прием на работу» в программе есть специальное поле, которое является подсказкой для бухгалтера и кадровика. Оно показывает, где делать запись при увольнении или приеме — в бумажной книжке или в электронной. Это помогает избежать ошибок и двойных записей.
Заполнение отчета ЕФС-1
Особое внимание стоит уделить заполнению сведений о трудовой деятельности для Социального фонда. При заполнении формы ЕФС-1 (подраздел 1.1) на прием, по кнопке «Заполнить», помимо стандартных данных, в строке сотрудника обязательно появится поле «Ведение бумажной трудовой книжки». Если сотрудник подал заявление на бумажный формат, этот признак будет автоматически установлен, что корректно отразится в отправляемом файле.
Важные нюансы после 2026 года
Поскольку с 1 января 2026 года переходный период по внедрению электронных трудовых книжек завершается, учет стажа становится преимущественно цифровым. Тем не менее, если сотрудник настаивает на ведении бумажной трудовой книжки и подал соответствующее заявление, работодатель обязан:
- Продолжать вносить записи в его бумажную трудовую книжку по всем правилам Трудового кодекса РФ.
- Одновременно с этим подавать сведения о его трудовой деятельности в электронном виде (в составе ЕФС-1), так как ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей.
Таким образом, ведение бумажной книжки по заявлению сотрудника не освобождает работодателя от сдачи электронной отчетности, а лишь добавляет обязанность дублировать информацию на бумаге.
Оформление заявления о ведении бумажной трудовой книжки в программах 1С — простая и логичная процедура. Журнал «Электронные трудовые книжки» позволяет не только зарегистрировать волеизъявление сотрудника, но и сразу распечатать документ для подписи. Главное — внимательно следить за автоматическим заполнением поля «Ведение бумажной трудовой книжки» в отчете ЕФС-1, чтобы данные в Социальный фонд передавались корректно и без штрафов.