С 1 января 2020 года работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о кадровых изменениях сотрудников по форме СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица). Этот отчёт заменил прежнюю форму СЗВ‑М и стал основным инструментом учёта электронных трудовых книжек (ЭТК). Ниже – пошаговое руководство, как подготовить и отправить СЗВ‑ТД, какие данные указывать, в какие сроки и какие способы подачи доступны.

Что такое СЗВ‑ТД и зачем он нужен

• СЗВ‑ТД – электронный отчёт, содержащий информацию о приёме, переводе, увольнении, изменении данных о работе и других кадровых событиях сотрудника.
• Отчёт необходим для формирования и ведения электронной трудовой книжки в информационной системе ПФР.
• Без своевременной подачи СЗВ‑ТД работодатель рискует получить штрафы (ст. 15.25 КоАП РФ) и затруднить сотрудникам получение пенсионных выплат.

Кто должен подавать СЗВ‑ТД

Обязанность возникает у всех страхователей (работодателей, индивидуальных предпринимателей, фермерских хозяйств и т.п.), которые:

• Заключили трудовой договор с физическим лицом;
• Прекратили трудовые отношения (увольнение, перевод, выход на пенсию и т.д.);
• Внесли изменения в сведения о работе (изменение должности, структурного подразделения, режима работы, размера заработка и т.п.).

Если сотрудник сохраняет бумажную трудовую книжку, отчёт СЗВ‑ТД всё равно подаётся, поскольку данные нужны для формирования его электронного лицевого счета в ПФР.

Сроки подачи отчёта

Примечание: если последний день срока приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день.

Какие данные необходимо указать в СЗВ‑ТД

Форма состоит из нескольких блоков. Ниже перечислены обязательные поля:

• Регистрационный номер страхователя (СНИЛС организации) – 12‑значный код.
• ФИО сотрудника (как в паспорте).
• СНИЛС сотрудника.
• Дата рождения.
• Вид документа, удостоверяющего личность (паспорт, вид на жительство и т.д.).
• Серия и номер документа.
• Дата начала трудовой деятельности у данного работодателя (день приёма).
• Дата окончания трудовой деятельности (день увольнения) – заполняется только при прекращении отношений.
• Код события (по классификатору ПФР):
  • 01 – приём на работу;
  • 02 – увольнение;
  • 03 – перевод (внутри организации);
  • 04 – изменение данных о работе (должность, подразделение, режим, размер заработка и т.п.).
• Наименование структурного подразделения (если есть).
• Должность (профессия, специальность).
• Вид трудовой деятельности (основная, совместительство, гражданско‑правовой договор и т.д.).
• Режим работы (полный день, неполный день, сменный и т.п.).
• Размер заработной платы (оклад, тарифная ставка) – указывается в рублях.
• Дата внесения изменения (для событий 03 и 04).

Все поля заполняются без пробелов и специальных символов, кроме тех, где это разрешено (например, дефис в серии паспорта).

Как подготовить отчёт СЗВ‑ТД

Существует несколько способов формирования файла отчёта:

Через программу 1С:Предприятие

1. Откройте раздел Кадрами → Электронные трудовые книжки.
2. Нажмите кнопку Создать → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД).
3. Выберите сотрудника и тип события (приём, увольнение, перевод и т.д.).
4. Программа автоматически подставит данные из карточки сотрудника (СНИЛС, дата рождения, паспортные данные, должность, подразделение и т.п.). При необходимости отредактируйте поля вручную.
5. Проверьте заполнение через кнопку Проверить – система выделит ошибки или недостающие обязательные реквизиты.
6. После успешной проверки нажмите Сформировать файл. Файл будет иметь расширение .xml и имя вида SZVT_<ИНН>_<КПП>_<Дата>_<Номер>.xml.

Через личный кабинет страхователя на сайте ПФР

1. Авторизуйтесь в Личном кабинете страхователя ПФР (требуется ЭЦП или подтверждение через Госуслуги).
2. Выберите раздел Отчётность → СЗВ‑ТД.
3. Нажмите Добавить новый отчёт.
4. Заполните форму онлайн (аналогично пунктам 4). Система подскажет обязательные поля и проверит корректность СНИЛС, дат и кодов событий.
5. Прикрепите файл, если вы уже подготовили XML в 1С или другом ПО, либо заполните прямо в веб‑интерфейсе.
6. Подпишите отчёт квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправьте.

Через сторонние сервисы ЭДО (например, Контур.ЭДО, СБИС, Диадок)

Если ваша организация использует электронный документооборот, вы можете:

• Сформировать XML‑файл в 1С или другом бухгалтерском ПО;
• Загрузить его в выбранный оператор ЭДО;
• Подписать КЭП и направить в ПФР через канал взаимодействия оператора с фондом (обычно через СМЭВ илиный API ПФР).

Через портал Госуслуги

Для небольших организаций и ИП доступна подача через Госуслуги:

1. Войдите в личный кабинет (подтверждённая учётная запись).
2. Выберите раздел Пенсионное страхование → Отчётность работодателя → СЗВ‑ТД.
3. Заполните онлайн‑форму, прикрепите файл при необходимости, подпишите с помощью простой электронной подписи (подтверждение через SMS) и отправьте.

Проверка и отправка отчёта

Перед отправкой обязательно выполните следующие шаги:

• Валидация XML – используйте официальную схему XSD, предоставленную ПФР (можно скачать с сайта pfrf;ru в разделе «Нормативные документы»).
• Контроль сумм – если указываеться размер заработка, убедитесь, что он соответствует данным в бухгалтерском учёте.
• Проверка СНИЛС – проверьте контрольную сумму СНИЛС (алгоритм mod 101).
• Подпись – отчёт должен быть подписан квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. При использовании простой подписи через Госуслуги достаточно подтверждения кода из SMS.
• Отправка – после подписи система выдаст подтверждение о принятии (номер квитанции, дата и время). Сохраните эту квитанцию – она является доказательством подачи.

Ответственность за несвоевременную или неправильную подачу

Нарушение сроков или предоставление недостоверных сведений влечёт:

• Штраф от 5 000 до 10 000 рублей за каждое непредставленное или неправильное сообщение (ст. 15.25 КоАП РФ).
• При повторных нарушениях – штраф до 20 000 рублей и возможное приостановление деятельности.
• Задержка в формировании электронной трудовой книжки сотрудника, что может привести к отказам в назначении пенсии или пособий.

Поэтому рекомендуется вести внутренний контроль: ежемесячно сверять список сотрудников, у которых были кадровые изменения, и формировать СЗВ‑ТД в день события.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт ПФР – https://www.pfrf.ru (раздел «Отчётность работодателя»).
• Схема XSD для формы СЗВ‑ТД – https://www.pfrf.ru/documents/szvtd_xsd.zip (актуальная версия на 2026 год).
• Инструкция по работе с Электронными трудовыми книжками в 1С:Предприятие 8.3 – https://v8.1c.ru/overview/etk.
• Портал Госуслуги – подача СЗВ‑ТД: https://www.gosuslugi.ru/pfr/szvtd.
• Контур.ЭДО – справка по отправке СЗВ‑ТД: https://kontur.ru/help/szvtd.